淺析如何有效提高高校檔案管理成效

楊凡

摘 要：高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)與發(fā)展過程中的信息記錄的綜合，有效的對高校檔案進行科學(xué)的管理，對于高校的健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。當(dāng)前，隨著高校的進一步擴招，專業(yè)的進一步細分等，對高校二級學(xué)院的檔案管理提出了更高的要求。本文筆者就當(dāng)前教學(xué)單位二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身的想法和認識，談?wù)勅绾斡行ё龊酶咝６壗虒W(xué)單位檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；二級教學(xué)單位；管理；發(fā)展；

1 什么是檔案管理

亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

2 高校檔案管理工作的作用

高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級教學(xué)單位中的檔案管理，一般包過教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)管理、學(xué)術(shù)研究等等相關(guān)的內(nèi)容，對二級教學(xué)單位的發(fā)展具有重要的作用。

1、教學(xué)評估

高校二級教學(xué)單位的教學(xué)評估與考量，是衡量高校二級教學(xué)單位教學(xué)成果的重要標準。這一切的評估工作，離不開的就是教學(xué)檔案的全面化與細致化，這些細化的材料不僅僅是高校開展教學(xué)評估的重要基礎(chǔ)和內(nèi)容，也是今后高校在改革與發(fā)展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發(fā)展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革與發(fā)展

近年來，針對高校教學(xué)與管理的改革工作一直在不斷的建設(shè)和完善過程中，涉及到高校教學(xué)體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎(chǔ)是基于對高校發(fā)展的全面認識和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。

3、科研活動

高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動，為國家的發(fā)展提供內(nèi)在的動力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業(yè)生的就業(yè)率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結(jié)果。而高校檔案則為科研活動提供了更多的開展經(jīng)驗和研究基礎(chǔ)，幫助更多的科研人員進行更深入的科研活動。

4、轉(zhuǎn)變教學(xué)思維與模式

中國地域廣大，高等教育發(fā)展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬于相對落后狀態(tài)。利用高校檔案信息資源，借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育，對于發(fā)揮東部高水平的教育資源，推進中西部教育發(fā)展，具有其他方面不可替代的作用。

3 當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題

1、相關(guān)檔案管理人員對于檔案管理的認識不足

一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學(xué)單位二級學(xué)院的檔案管理人員，對于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認識，在實際的工作過程中無法充分的履行自己的職責(zé)，也沒有完全發(fā)揮個人的主觀能動性，這些因素都嚴重的制約了高校檔案長效提高的可能。

2、現(xiàn)代化的檔案管理體系還沒有完善

雖然近年來，現(xiàn)代檔案管理的不斷發(fā)展，對高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出了重要的貢獻。然而，在很多高校中，現(xiàn)代化的檔案管理體系和模式還沒有建設(shè)和完善，存在一些高校二級教學(xué)單位仍然“紙上談兵”，制約了現(xiàn)代化檔案管理成效的發(fā)展。

3、制度與規(guī)范還需要進一步的建設(shè)和完善

很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規(guī)范與制度，檔案工作人員崗位職責(zé)與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細化的崗位職責(zé)和職能上缺乏有效的劃分。

4 提高高校檔案管理成效的幾點思考

1、深化思想認識，提高工作成效

想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對于每一個檔案管理人員自身的管理。高校應(yīng)該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發(fā)每一個檔案管理人員參與管理、科學(xué)處理、強化過程的檔案管理工作過程，以主動積極的工作作風(fēng)和認識投入到高校檔案管理工作中去。

2、細化崗位職責(zé)，激發(fā)崗位職能

檔案工作是高校工作的有機載體，要細化崗位職責(zé)，在原來大的部門規(guī)章制度和崗位職責(zé)要求基礎(chǔ)上，進一步的區(qū)分崗位的內(nèi)容和職責(zé)，細化工作內(nèi)容與職責(zé)，進一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅決避免“當(dāng)一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝”的現(xiàn)狀，進一步的提高檔案管理人員自身的主動性和積極性的工作。

3、重視對現(xiàn)代化檔案管理的投入

現(xiàn)代化的檔案管理離不開現(xiàn)代化的辦公設(shè)施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現(xiàn)代化的過程中，應(yīng)該切實的重視對基礎(chǔ)辦公設(shè)施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現(xiàn)代化的進行，推動數(shù)字化、信息化檔案管理模式的建設(shè)和完善，推動現(xiàn)代高校檔案管理的長足發(fā)展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅實的基礎(chǔ)。

4、科學(xué)的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

人是檔案管理的核心，高校應(yīng)該切實的重視對檔案管理人員的考核與評價工作。在對每一個檔案管理人員的考核過程中，應(yīng)該切實的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案工作中粗狂、簡單的評價體系，科學(xué)的把關(guān)乎到檔案管理全部過程的內(nèi)容都納入到檔案管理的考核體系中去，全面有效的對每一個檔案管理人員進行公平、公正的考核，并且把考核的內(nèi)容和結(jié)果與每一個檔案管理人員自身的待遇掛鉤，激勵每一個檔案管理人員充分的發(fā)揮個人的主觀能動性，推動高校檔案管理成效的穩(wěn)定發(fā)展。

5、加強檔案管理隊伍建設(shè)與發(fā)展

最后，高校應(yīng)該切實的加強檔案管理隊伍建設(shè)，定期或者不定期的開展各種類型的檔案管理工作培訓(xùn)或者講座，重視對每一個檔案管理人員自身思想教育，樹立良好的工作思維和情操，推動高校檔案管理隊伍的建設(shè)與發(fā)展，為全面推動現(xiàn)代化高校檔案管理事業(yè)做出貢獻。

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