如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

袁燕瑜

摘 要：在我國城市發展建設取得一定進展的大背景下，機關事業單位其內部管理不斷發展完善，但是對于檔案管理工作還存在一定的欠缺之處，規范性與標注化沒有在檔案管理制度與檔案管理模式制定中構建起來，直接導致機關事業單位檔案管理工作的實質效率與質量受到嚴重影響。本文就機關事業單位檔案管理工作的規范化標準化實施策略進行深入研究。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化標準化

新時期機關事業單位內部工作體制與現行管理模式基于社會經濟發展的影響，而不斷的改進完善。檔案管理問題已經成為了當前機關事業單位管理工作中亟待解決的問題。檔案管理制度欠缺、管理隊伍素質偏低、過多積壓陳舊的歷史檔案以及檔案管理技術落后、檔案室環境較差等都是影響檔案管理質量的主要存在因素。為此在實際管理中采取積極有效的手段，將檔案管理專業水平及工作效率進行不斷提升，促使機關事業單位檔案管理工作得以安全、穩定的運行。

1 當前機關事業單位檔案管理工作現狀

1.1 科學規范的檔案管理及利用制度較為缺失

新時期機關事業單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學化的規章制度以及完善的工作管理流程來進行。目前，各個部門自行處理內部事宜是大部分機關事業單位檔案管理工作主要現狀，各個部門依照實際所需資料自行進行查閱與相應管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個科室中分散開來，實際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實施依據。另外，信袋式管理模式依據在存在于部分機關事業單位檔案管理階段中，實際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴重阻礙了檔案管理工作不能科學、規范的開展。

1.2 硬件設施在實際檔案管理中還不齊全

當前影響機關事業單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經費投入力度不夠導致的。部門事業單位沒有及時的更新與經費投入對于之前構建的檔案管理庫房與管理系統，長期下去嚴重導致新時期檔案更新與各項管理工作遠遠超過現有檔案硬件設施運行水平。部分機關事業單位所建立的檔案室內部環境較差，且基礎設施相對不完善，如鐵質結構的檔案柜在長期使用用出現老化、生銹現象，沒有較好的通風性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質量一直無法提升上去。

2 新時期機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的實施策略

2.1 構建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責進行明確

一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發展現狀上來進行積極構建，將各個管理崗位人員自身的職責進行明確劃分，所開展的各項檔案管理工作必須嚴格的依照建立的制度體系進行，這樣可以確保在實際的檔案管理中，違法亂紀行為有效降低；嚴格遵循統一管理、管理分級化的原則來做好實際的機關事業單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內部現存的各類信息，在具體實施分級管理中要依照規章制度進行，這樣有助于檔案管理的規范化與標準化。在機關事業單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項重要的管理工作內容，依據實際情況將檔案管理日常工作計劃詳細的制定出來，并將規范管理小組在檔案管理內部積極成立起來，這樣在專業化的小組團隊中依照所制定出的管理計劃來按部就班的針對檔案管理的各項事宜進行詳細管理，促使檔案管理工作更加的規范標準。

2.2 加強檔案管理方式的改革升級

新形勢下我國各地機關事業單位在檔案管理當中，都會因檢查各項數據信息以及不定期開展的治理、檢查程序導致工作量增加，工作壓力急劇上升，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機關事業單位就要其生產方式及各項管理工作內容的整改大檢查中，會調取檔案資料，為了提升工作效率，可以運用現代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內容都錄入到電腦中，構建完善的檔案共享平臺，在檔案管理信息系統中，實現對檔案分門別類的加以管理，當需要時可以及時的對以往數據信息進行查找及調取，并且可以促使監管質量所有提升。與此同時，為了增強檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計算機、互聯網等新型設備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進行及時查找，促使檔案信息內容更加的豐富、生動，由此可以改進以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護工作。基于目前各機關事業單位都開展信息化檔案管理，構建了檔案管理信息系統，為此需采取數字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進行統一維護管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節省了大量維護管理時間，促使檔案管理工作更為標準化、效率性。

2.3 檔案案卷全面的實施精細化普查

當前的檔案管理工作中，經常會涉及到一些陳舊、沒有使用價值的檔案，一些早先紙質的檔案制作較為粗糙，這樣在實際管理中既占用了管理人員大量的處理時間，同時也占據了一定的檔案管理資源。基于此，新時期檔案管理工作中，可將有價值的檔案內容進行保存，清理出一些無用的檔案，若是機關事業單位已經構建了信息化管理平臺，可直接在網上查出存放年限較長，且沒有使用價值的檔案直接刪除，若沒有及時備案，還存有紙質檔案，則需分門別類的對檔案進行清查，將沒有任何存儲價值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統進行完善補充。

2.4 檔案管理隊伍構建

大部分機關事業單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來直接上崗的，因此其自身對于檔案管理專業知識還十分欠缺，影響到檔案管理工作質量。為此新時期檔案管理人才隊伍構建中，不光要求在崗人員檔案管理專業知識掌握牢固，自身的服務精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問題、新挑戰，勇于摒棄傳統管理思想，在實際管理中要同社會發展形式相看齊，管理理念要與時俱進，針對檔案業務管理需不斷的創新完善，要有質的突破；機關事業單位要定期對在職的檔案管理人員進行業務及專業知識的培訓，結合單位經濟實力及檔案管理現狀，聘請社會上一些檔案管理專家就目前存在的檔案管理現狀進行有效講解。根據市場化檔案管理模式，將引進來、走出去的新型管理方式積極應用到現行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項檔案業務管理；在檔案收集和管理工作中，要切實的遵循完整、統一、效率原則，對于各項歸檔檔案內容加緊完善；檔案管理人員知識再教育培訓模式要所有增強，在培訓過程中促使其自身的檔案專業知識及應用技術水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內容、數量、資料價值以及各種類別等專業知識，促使機關事業單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。

3 結束語

總之，當前機關事業單位內部管理中，檔案管理作為重要的組成部分，其實際管理質量及效率直接影響到機關事業單位管理內部管理運行的實質效果。這就需要單位相關領導者依據檔案管理現狀，將健全的檔案管理模式予以積極構建，針對現行檔案管理過程中存在的問題，采取及時有效的解決策略，將檔案管理隊伍進行有效整改，由此來不斷地推動機關事業單位檔案管理工作得以按照規范化、標準化的方向發展。

參考文獻

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