新時期檔案信息資源的開發與利用綜述

楊玉蓮

摘 要：文章論述檔案有效作用的重要性，研發與利用的方法、指出了存在的問題，最后提出了解決措施。

關鍵詞：檔案利用的重要性；方法；問題；綜述

1 檔案有效開發與利用重要性

（一）開發利用檔案信息資源是可促進社會主義精神文明建設。

大力開發檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設的重要步聚。檔案作為各項歷史活動的記錄，是開展政治教育的重要內容，利用檔案中的生動素材進行各項專題教育可以收到預想不到的效果。

（二）開發利用檔案信息，當前我國各行各業的快速發展都需要有關檔案信息資源的支持。而是要通過檔案部門運用現代化管理手段進行深加工，變成能夠迅速、準確地提供社會利用的信息資源，為經濟建設和社會快速發展提供原始決策依據。

（三）開發利用檔案是為利用者服務的重要。檔案是重要的社會信息資源，即要重視其載體的管理、保管、保護，更要重視其所含信息資料的開發利用，以實現資源共享，服務大眾。如何做到迅速、準確地查找，快捷地提供檔案資料，為各界利用者服務是檔案利用工作應探索的課題。

（四）開發利用檔案，是發展檔案事業的需要，檔案事業是一項功在當代，利在千秋的偉大事業。在新時期，隨著人們法律意識的不斷增強，檔案利用和服務的作用得到了充分的重視和肯定。

2 檔案開發與利用存在的問題分析

（一）檔案的重視程度不夠

在很多的檔案管理部門，領導對檔案利用所能帶來的經濟效益和社會效益認識不足，對檔案管理工作要求也不嚴，從而形成了檔案管理工作只注重“藏”而不“用”的錯誤觀念，同時在檔案利用過程中所產生的效益缺乏宣傳的力度，人們沒有一個正確的認識。

（二）檔案的深度加工環節薄弱

在檔案升級過程中，檔案管理部門多數情況下都是進行一些簡單的匯編工作，而很少去撰寫系統、全面、準確的編研資料，這就為后期的查找和利用帶來了困難。

（三）檔案利用與檔案保護的問題

通過對較常利用的檔案資料進行調查表明，查閱檔案多數情況下是買醫保、社保，招工，解除勞動合同時應用的較多，但這部分檔案基本都沒有進行數字化加工，還沿用原先的紙質檔案，需要進行手工查閱，這一方面加大了工作人員的工作量，同時也增加了檔案損毀的機率。

（四）服務技術手段落后

而現實檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統的靜態方式存在著，客觀上背離了信息化社會檔案信息管理的要求。許多檔案部門雖然建立了文件數據庫和檔案查詢數據庫，但是大部分檔案信息化管理起步較晚，有的檔案管理還在原有的基礎上踏步，檔案信息的加工、存儲和開發利用仍處于低效率的手工操作階段，缺乏對信息的再加工，缺乏專題編研，許多還停留在內部管理上。

（五）檔案利用率下降。有些檔案館對館藏檔案資料宣傳不夠，人們不了解檔案館究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當一部分接收的檔案至今無人問津，其結果必然導致檔案館門庭冷落，檔案資源閑置浪費，當然也就創造不出更多更好的效益。

3 檔案信息資源開發與利用的方法

（一）加強學習，轉變思想，更新觀念，形勢的需要不斷加強專業知識學習和業務學習，提高自身素質，成為具備專業知識，綜合能力，綜合素質的復合型人才，在工作中要開闊思路，轉變思想，勇于創新，放棄舊觀念，舊思想的束縛開拓進取，積極謀求和探索檔案信息開發的新渠道。

（二）做好檔案管理的各類基礎工作，作為檔案管理人員最基礎的工作就是信息的收集，要想保證歸檔文件材料的齊全完整就必須在建立健全檔案組織機構和完善各項管理制度的基礎上，進一步擴大檔案收集范圍，豐富館藏。

（三）加強檔案宣傳教育工作促進檔案信息的開發和利用，檔案的宣傳教育是檔案管理工作的一項重要內容。因此檔案部門應把檔案宣傳教育工作作為一項長期任務來抓，要高度重視充分運用電視、廣播、宣傳站、黑板報、開力培訓班等宣傳教育形式向企業和社會廣泛宣傳檔案信息資源的意義作用。

（四）作好檔案編研工作，加強檔案信息資源的深層次加工，檔案編研工作，高層次地反映出檔案信息資源的利用，在實際工作中，我們應把館藏檔案的一部分檔案信息資源作為編研資料，進行深入研究并且根據研究成果進行加工。

4 加強檔案信息資源開發與利用的對策

（一）切實加強對檔案工作的領導。

各級政府要把檔案工作提到重要議事日程，及時研究解決制約檔案事業發展的關鍵問題。要嚴格按照國家財政部門收支分類科目的要求落實檔案事業經費，并根據檔案事業發展的需要，繼續加大投入，促進檔案事業與經濟社會各項事業同步協調發展。

（二）做好檔案管理的各類基礎工作，作為檔案管理人員最基礎的工作就是信息的收集，要想保證歸檔文件材料齊全完整就必須在建立健全檔案組織機構和完善各項管理制度的基礎上，進一步擴大檔案收集范圍，豐富館藏。

（三）加強檔案宣傳教育工作促進檔案信息的開發和利用，檔案的宣傳教育是檔案管理工作的一項重要內容，也是企業重視檔案工作的一種表現形式，作為企業的部分職工檔案信息概念比較模糊，認為館藏檔案就是一個資料倉庫，缺乏檔案意識，使得檔案信息資源不能得到充分的利用，因此檔案部門應把檔案宣傳教育工作作為一項長期任務來抓。

（四）作好檔案編研工作，加強檔案信息資源的深層次加工，檔案編研工作，高層次的反映出檔案信息資源的利用，在實際工作中，我們應把館藏檔案的一部分檔案信息資源作為編研資料，進行深入研究并且根據研究員成果進行加工，匯編提供給利用者作為參考。

（五）加強高新信息技術研究，（1）重視現代信息技術的規范化，如檔案信息開發、檔案數據結構、檔案數據庫等。（2）積極推進檔案部門計算機管理系統的建設。（3）努力提高檔案信息開發人員的素質。

（六）創新服務機制

（1）在信息化時代，檔案人員除了繼續做好企業檔案信息資源的收集和保管，還要更多地了解企業需求。一方面，要積極主動地為領導服務，為利用者服務；另一方面，要善于從網絡上獲取有效信息為領導經營決策，為企業的生產建設，經濟建設提供服務，建立起一整套科學的企業檔案信息管理體系。

（2）拓寬利用渠道

通過實際調查和進一步廣泛收集，進一步了解企業和個人對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進服務方式，拓寬利用渠道，使更多的利用者更好地了解檔案，利用檔案，為企業發展服務。

（3）提高服務層次

在檔案利用服務過程中，應貫徹以服務民生為中心的理念，通過信息化、網絡化等先進手段，開展個性化服務，努力為民生提供解決問題的具體檔案，使他們真正認識到檔案的得要作用，從而將檔案服務活動提高為知識服務活動。

（4）建立檔案利用信息反饋系統

檔案利用工作系統的外部信息反饋是一個開放系統，檔案工作者可通過對檔案利用者的調查、詢問方式，主動收集檔案利用者對檔案信息的需求和提出的意見，并及時反饋給檔案利用部門，以便針對客觀實際而采取相應的對策。

5 結束語

網絡化今天，深化經濟改革的今天，人們越來越重視檔案的深入開發和利用問題的重要，不斷提高利用率，更好的為經濟建設服務。

參考文獻

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[2]孫笑，檔案信息開發方法淺談，2013年8期

[3]李敬琪，對加強檔案信息資源開發利用問題的探討，經濟技術協作信息，2015年總第1219期