淺析殯儀館的檔案現代化管理

孫曉峰

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，信息技術已經深入到日常生活與工作的每一個角落，不可避免的為現今檔案工作提出許多新的要求。其中殯儀館的檔案管理就是一個方面，在殯儀館的檔案管理中要充分的認識到信息時代給檔案管理帶來的巨大的影響，與時俱進，化各種挑戰為機遇，積極推進殯儀館的檔案現代化管理進程。

關鍵字：殯儀館；檔案；現代化；管理

1 檔案管理現代化的含義

所謂的現代化，就是隨著時間的發展事務本身也不斷發展到新的水平，并具備當時最具有創新性的系統、科研、理論、規范的統稱。而檔案管理的現代化就是指在檔案管理的過程中，主要包括檔案實體的管理、理論研究、檔案信息查詢和傳遞的過程當中運用光學掃描復制技術、文字自動處理和壓縮技術、影像技術、磁性材料技術、磁盤與光盤保存技術、計算機高速查詢技術、網絡技術實現文字、圖像、聲音、錄像的科學化管理。各行各業的檔案管理過程中，都有自身的管理流程。其中殯儀館可以說是一個比較特殊的部門，檔案管理也有具有自身的特點。在殯儀館的檔案管理過程中要客觀的反映出死亡人員的死亡時間、遺體運送情況、遺體保存信息、火化情況和骨灰存放的相關信息資料的檔案管理。在這些管理過程中要充分運用檔案現代化管理過程中的各個技術要求，為死亡人員的家屬提供詳細準確的依據，為殯儀館的殯儀館的建設、發展、改進、管理提供正確的數據支持，為高層管理人員決策提供參考。另外原始檔案是重要的法律證據之一，它的保存完整度與企業的自身利益有著直接的聯系。

2 目前殯儀館檔案現代化管理過程中存在問題

（一）對殯儀館檔案現代化管理重視程度不夠

檔案管理工作方式方法落后。主要表現在：一是一些殯儀館檔案管理領導在決策時，對殯儀館檔案現代化管理在業務流程中的地位認識不到位；二是殯儀館檔案管理工作科室工作人員只重視自身專業的工作，而忽視在各種檔案材料的收集與歸檔。

（二）殯儀館檔案現代化管理工作缺乏統一的標準

許多殯儀館檔案管理工作人員多是兼職，缺乏專業知識；而業務科室也沒有專人對檔案的收集和完善工作進行監管。現有的常規檔案的管理模式也有時不適用于殯儀館檔案管理工作，并且國家和部門缺少這方面的標準，從而在一定程度上影響了檔案完整性和系統性。

（三）殯儀館檔案管理工作中歸檔的整理存在弊端

由于殯儀館檔案管理工作中檔案管理人員多是兼職，立卷的難度大，案卷的質量也較低。其中很多資料字跡模糊、紙業破損嚴重、殘缺不齊。對于不歸檔的材料，如重份文件、草稿、統計表、登記表等，往往被忽視沒有進行殯儀館檔案管理工作范疇，造成了文件的丟失。

（四） 在殯儀館檔案管理工作中對非紙質檔案的管理重視程度不夠，信息化不足

不少殯儀館的檔案管理，管理方式落后，還是保留在傳統的手工操作階段，遠遠不能滿足實際工作的需求。對殯儀館信息資源的有效開發缺乏力度。不能有效的按照相關的需求來索引信息資源。

3 推進殯儀館檔案現代化管理的重要性

推進殯儀館檔案管理的現代化進程，是充分利用現存檔案，實現檔案價值的內在需要。在殯儀館的檔案管理中由于檔案管理人員專業水平較低。管理方式方法落后，導致最后在需要相關資料的查詢過程中相當困難，檢索效率低下，就算找到相關檔案資料由于保持不當根本無法發揮檔案的應有價值。因此推進殯儀館檔案管理的現代化顯得非常重要，在殯儀館檔案管理的各個流程中運用計算機將紙制文字進行保存，運用拍照、錄用、影像技術將現場資料進行還原，這樣就在一定程度上提高了檔案的保存質量。另外通過互聯網技術將所有資料進行入庫共享，在如果需要某一方面的資料就很容易檢索。最大限度的發揮檔案的應有價值。

4 推進殯儀館檔案現代化管理的具體方法

（一）殯儀館檔案管理理念的創新

當代科學的發展，各學科交叉并綜合，技術與理論形成共生的關系，殯儀館檔案管理學理論也須依據這一規律， 在現有的基礎上有一定的突破， 盡快的建立起核心理論體系， 從哲學的角度揭示殯儀館檔案管理的實質， 進行檔案的定量化研究， 加快現代技術應用， 建立現代化的檔案管理方法。

（二）提高檔案管理的計算機技術應用水平

在殯儀館檔案管理過程當計算機的應用水平的高低決定了檔案管理的現代化水平，在檔案管理中應以計算機管理技術為主要依據，來觀察和改革現在的檔案管理工作。積極的將計算機技術運用到檔案管理的各個流程當中，在殯儀館的計算機操作流程中主要包括以下幾個方面：

1.信息的輸入：使用計算機聯網系統采取單個用戶和多個用戶輸入方法進行輸入，在數據的輸入過程中，對每一份數據可以進行多次的輸入以保證數據的正確性。并定期對本單位的所有資料進行檢查看是否有漏掉輸入數據的現象，并將所有資料進行保存。

2.查詢和檢索：在殯儀館檔案管理中針對死亡人員檔案資料的信息量不是很大，但是涉及的信息面卻是很廣的特點。在查詢和管理的過程中應該做到不但能夠按照姓名和骨灰存放證的編號可以直接查詢死者的全部檔案資料，而且還可以利用死亡人員的死亡時間、遺體寄存時間和續存時間、死亡人員的年齡大小、生前的住址和工作單位、寄存人的住址和工作單位、骨灰的取走時間、相關經辦人等一方面的內容或是多個方面的內容組合進行檢索。這樣在一定程度上提高了檢索的速度，提高了殯儀館的服務水平。

3.匯總和統計：將計算機輸入的檔案資料進行全面的匯總并進行分類處理，并將相關資料根據需求打印成各類報表，滿足殯儀館日常管理的實際需求。并對殯儀館內的所有計算機建立局域網，實現信息的共享。不但為查詢提供方面，更為重要的是對殯儀館的現階段的檔案數量有了直觀正確的數據支持。為改進殯儀館的其它工作提供依據。

（三）做好“三個方便”

推進殯儀館檔案管理的現代化進程，歸根到底就是要給殯儀館的檔案管理帶來實實在在的便利，因此應做好以下三個方面：

1.檔案資料收集的方便

在殯儀館的檔案管理的記錄過程中都是由寄存方提供相關死亡人員的檔案資料，但是由于個人隱私原因有些檔案寄存人一方不愿意或是不方便將相關資料交給殯儀館，這樣就會造成檔案資料的不完整。而檔案管理的現代化，可以將這些不方便告知的檔案通過手工輸入、掃描和識別等信息化處理技術進行處理，把紙制的資料轉為數字資料，既方便了檔案的收集有避免了寄存方不愿意提交資料而造成的檔案缺陷。

2.檔案資料的加工方便

在殯儀館的檔案管理中由于時間原因或是氣候原因，傳統的紙質檔案材料在加工管理的過程中容易發生損壞現象。而采用信息技術只需要采用掃描設備對原始檔案進行掃描就可以解決這一問題。

3.檔案的保存方便

一般的紙質和實物檔案材料，隨時間的推移，會發生變化或損壞，因此對殯儀館檔案存放地點提出更高的要求，且占用較大的空間。而使用了現代化的管理方法之后將相關資料通過手工輸入或是掃描拍照的形式進行處理，可以有效避免這一問題的發生，而且不需要較高的保存條件和空間。

隨著我國經濟的快速發展，殯葬行業在改革的過程中也獲得了長足的進步和發展，但是殯儀館的檔案管理沒有跟上時代的發展腳步，給殯儀館的服務質量帶來一定程度的影響。因此在管理過程中要更新傳統檔案管理理念、使用計算機技術管理等多種方法推進殯儀館檔案管理的現代化進程。只有這樣，才能提高殯儀館檔案管理水平，推動我國殯葬事業的可持續穩定健康的發展。

參考文獻

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