探析新形勢下的人事檔案管理工作

宋榮軍

摘 要：本文針對當前人事檔案管理工作中存在的問題，提出加強人事檔案管理工作的對策和建議進行初步探討，以期望提升人事檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

2016年中共中央政治局提出“增強政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識”，這標志著中國政治、中國治理進入一個新階段，將深遠影響未來幾年的中國政治格局和改革績效，這更是對全面依法治國、全面從嚴治黨的細化和分解。人事檔案是黨委政府選人用人的重要依據之一，人事檔案管理工作也是全面依法治國、全面從嚴治黨的重要環節。近年來發現的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型，被群眾調侃為“年齡越填越小、工齡越填越早、學歷越填越高、身份越造越假”，反映出當前人事檔案誠信缺乏的嚴重程度，嚴重影響了檔案的權威性和公信力。

近幾個月，通過對縣內二十多家規模以上企業的人事檔案進行抽查，發現多數單位較重視人事檔案管理工作，但是也存在不少問題，有的出生日期在不同材料里填寫不一致，有用陰歷的，也有用陽歷的；有的入團材料缺失，有的入黨材料不全，缺失個別親屬的政審材料，有的學歷缺失入學材料或成績單，有的缺失聘用合同，或者聘用合同簽訂不規范、或者合同入檔不及時，有的缺失養老保險證明材料，有的企業管理人員不穩定，兼職較多，有的沒有像樣的檔案室，有的雖然工作上重視，但檔案業務不熟，工作不會開展等問題，只是停留在保管不丟失層面，對于材料的收集、審核把關等業務不懂，這些現象將會給企業發展或個人將來使用檔案帶來較大麻煩。因此，充分分析人事檔案管理工作中存在的問題，并深入探尋有效的解決措施，加強對人事檔案工作的管理，以此來促進企業的進一步發展，已成為廣大企業人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

1 當前人事檔案管理工作存在的問題歸類

1.社會對人事檔案管理工作普遍不夠重視。人事檔案管理工作是一項既平凡又瑣碎的工作，不直接產生經濟效益，更不容易干出轟轟烈烈的工作成績，所以很難引起社會的重視。一些單位領導對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要 ”，認為人事檔案工作無非就是“修修補補、抄抄寫寫、查查看看”的事務性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家 ”，缺乏應有的專業知識。許多用人單位尤其不愿在人事檔案管理方面投入人員和財力，管理人員很多是兼職，沒有或者不安排專業的、長期的工作人員從事人事檔案管理工作。許多畢業生意識不到檔案的重要用途，工作流動性強，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長期留在學校或人才交流中心置之不理，導致大量“死檔”。由于對檔案管理工作普遍重視不夠，導致人事檔案管理工作常常處于被動應付狀態，難于充分發揮其服務功能。

2.檔案管理內容不能與時俱進。目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個人履歷、自傳、鑒定考核、學籍和職稱、政審情況、黨團關系、獎勵與處分、職務任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個人的歷史面貌和靜態情況，很難全面、完整地將個人的特點和才能表現出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實反映干部德能勤績廉表現、具有長期查考價值的材料（如年終測評分數、個人特長、信用記錄等）未能及時補充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進行全面深入的考核，對用人單位的參考價值也就非常有限。

3.檔案材料不夠規范。一是檔案材料沒有及時更新，造成材料缺失現象嚴重。現代社會人才流動非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責任心不強，檔案轉出和轉入單位檔案管理人員缺乏溝通協調，沒有及時提供新的材料，造成很多檔案材料不連續，出現空白，造成 “斷檔”。二是檔案材料格式混亂 。有些檔案材料的手續不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一， 難以進行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現象較多，影響檔案的保存。

4.檔案材料失實現象嚴重。有些檔案材料如考核鑒定、個人總結、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優點，不寫缺點，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實事求是地反映一個人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，這些現象，嚴重影響了檔案的權威性和公信力。

5.檔案管理的科技信息化程度不高。大多數單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄入了工作人員“三齡二歷 ”、職稱、職務等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進行檔案管理，沒有實現檔案數字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實現資源共享。

2 加強人事檔案管理工作的對策建議

1.加大宣傳培訓力度，真正重視人事檔案管理工作。首先從領導干部開始，要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強，保密意識強、兢兢業業、甘于奉獻的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進行專業、系統的培訓，尤其是要認真學習《中華人 民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作并掌握檔案管理方面的相關軟件應用技術。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業素質。同時，要向廣大企事業單位積極宣傳人事檔案的重要作用；督促其及時更新，收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續性。向各單位員工和高校畢業生宣講檔案在就業、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”或“死檔”等現象。

完善豐富檔案內容，提升檔案利用價值。在檔案內容上，要與時俱進，除了現行規定收集歸檔的材料外，還應逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機制，收集平時工作業績材料（包括工作實績、獲得獎勵 、科研成果、培訓學習等）、個人信用記錄材料（包括銀行信用和社會信譽記錄等）、繳納養老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個人特色材料等，提升人事檔案的社會服務功能。

3.統一檔案材料要求，促進檔案材料規范化。一要規范檔案材料收集途徑、內容、時間，確保及時歸檔、更新；二要督促用人單位和相關部門及時收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴格把關，規范檔案材料的手續，對于缺少日期、簽名、印章等材料要求有關部門和人員及時完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。

4.加大教育和懲處力度，增強人事檔案的公信力。一是加強宣傳教育，嚴禁為了個人利益涂改、偽造檔案材料；二是對于收集來的材料，尤其是學籍、職稱、業績等材料要仔細查驗，發現問題立即清退；三是對造假嚴重者要嚴厲打擊，依法對其進行曝光或處罰。

5.提高信息化程度，逐步實現檔案材料的資源共享。一要建立檔案管理部門與用人單位、教育、紀檢、公安、銀行、民政、社保等共建、共享的人事檔案信息平臺；二要各級檔案管理部門要加大資金、人員投入力度，開發或購買相應的計算機管理軟件；三要對檔案管理人員進行信息化培訓，使其盡快掌握信息化管理本領。

總之，要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重視檔案的良好格局，使各級領導和廣大員工充分認識到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識，從而從整體上提高人事檔案管理工作的水平。