環保檔案工作的保密及管理措施探究

畢崇倫

摘 要：隨著互聯網技術的發展和普及，以計算機為基礎的數字化檔案管理方式逐步代替傳統檔案管理方式，大大提高了檔案工作的效率，同時，保密和管理問題也隨之而來。環保檔案管理也同樣面臨著相同的問題，所以環保檔案管理人員需引起重視，并及時采取相應的解決措施，在保障檔案安全的前提下，完善環保檔案管理措施，并盡量將泄密風險降到最低。

關鍵字：環保檔案管理；泄密；保密措施；管理措施

環境保護檔案是人類在認識、改善和保護環境過程中對環境進行規劃、管理、監測、監察、研究等各種活動所形成的歷史記錄文件。它的作用主要體現在以下五個方面：一是管理環境重要的依據和憑證；二是制訂環境標準和規劃的主要依據；三是評價和管理環境不可缺少的條件；四是環保信息進行傳遞、交流、宣傳的主要途徑；五是我國環保事業的非常重要的組成部分，因此環保檔案的重要作用不言而喻。

1 環保檔案工作中存在的問題

目前，我國環保檔案管理工作還存在政策機制不完善、基礎能力薄弱、人員素質不高、隊伍培養力度不高、檔案泄密等問題。主要表現在如下幾個方面：

1.1 檔案人員素質難以適應當前環保檔案管理工作。在環保檔案管理工作中，某些單位出現著工作人員配備不齊的情況，以至于使從事環保檔案管理工作的人員身兼多職，從而造成環保檔案管理的混亂現象。

1.2 部分企業的環保檔案管理意識不強。在整個企業中沒有從干部到基層對環境檔案管理工作充分重視起來，因此環境檔案管理人員的工作積極性不高，從而使環保檔案管理工作開展不理想。企業對于環保檔案管理往往沒有制定相關的制度，造成了管理人員無法及時地將相應的檔案材料進行歸檔。

1.3 對環保檔案管理進行保密的工作做得不到位。由于自動化與網絡化的發展和應用，環保檔案的管理工作進入信息化管理階段。與此同時，方便又快捷的信息化檔案管理工作也存在著泄密的風險。

2 環保檔案的保密措施

如何有效預防信息化條件下環境檔案管理的泄密，需要檔案工作人員和企業共同努力，具體表現在以下三個方面：

首先，環保檔案管理人員的責任，就是要維護檔案的完整性與安全性，因此必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識。環保檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。由于環保檔案管理人員經常接觸到某些保密的信息，所以無論在哪些場合，都應該把不泄露檔案信息作為自己職責和義務。在環保檔案管理工作中，要對檔案保密工作給予高度重視。

其次，在檔案利用過程中，要根據利用對象的不同，加強監護，以保證檔案的完整性。同時，檔案行政部門要加大利用檔案制度與規定的宣傳，可通過與利用者交談，掌握其利用檔案的目的與動機，并分析利用者的使用情況和效果，勤檢查被利用的檔案，勤督促利用登記情況。

最后，加強檔案存放庫房安全建設。科學管理檔案庫房是做好檔案保密、維護檔案安全的最基本保障。檔案庫房應配備防盜門、防盜窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，并做好各項檢修、維護工作。同時，檔案庫房應指定專人負責管理，實行雙人雙鎖的庫房管理制度，不相關人員一律不得入內。涉及秘密的檔案應分開保管，可以利用設帶鎖的檔案架和保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。另外，還需要不定期對檔案庫房進行全面細致的安全檢查，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患。

3 環保檔案的管理措施

當前社會，環境問題逐漸成為社會各界關心的熱點，環保工作的重要性也逐漸被人們所認識。所以提高環保部門檔案管理意識，實現檔案的現代化管理，使之為環保事業有效服務已迫在眉睫。具體應做到以下三點：

3.1提高對環保檔案現代化管理的認識。首先，分管環保檔案的領導要有足夠的認識，盡量為實現環保檔案現代化管理創造有利的條件，并投入相應的經費來配備環保檔案現代化管理所需設備。其次，要提高環保檔案工作人員的思想認識，改善傳統保守的工作方式，克服畏用現代化管理的情緒，加強相應的學習，對傳統檔案管理不斷地進行革新和完善。

3.2制定相應的環保檔案現代化管理的規章制度。檔案管理工作標準化，是新形勢下檔案管理工作進展的必然趨勢和客觀要求。這些制度的制定和實施，必將給檔案管理工作帶來明顯的進步。因此，相應的部門需要加速制定標準規范，并積極組織貫徹實施。檔案管理工作人員須了解并熟悉環保檔案管理制度所規定的內容和適用范圍，使信息分類符合環境管理功能，使各種信息保持有機聯系，便于信息管理。

3.3培養環保檔案現代化管理的復合型人才。現代社會上普遍缺乏復合型人才，檔案管理工作也是如此，尤其是缺乏既懂計算機技術又懂檔案管理知識的復合型人才。由于人才的缺乏會直接導致檔案管理現代化無法開展，所以環保檔案要現實現代化管理就需要檔案管理人員掌握現代化檔案管理技能，相應地調整自身的知識結構，并提高自身素質。

4 結論

環保檔案管理工作是企業管理工作中較為重要的內容之一，影響著企業的經濟效益的發展。所以加強企業的環保檔案保密和管理工作，可以使企業的經濟效益提高，并實現可持續發展。

參考文獻

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