對工資檔案管理的認識

溫秀娟

摘 要：隨著改革開放的深入和經(jīng)濟社會的發(fā)展，工資制度幾經(jīng)改革和調整，而人事工資檔案管理需要與社會主義市場經(jīng)濟和人事制度改革形勢相適應。本文主要是對工資檔案的特點、內容、工資檔案檢索管理的內容及如何做好工資檔案管理工作進行分析論述，希望能夠提供一些有價值的參考，從而做好該項工作。

關鍵詞：工資檔案；管理；措施

1 工資檔案的概述

1.工資檔案的特點

第一，復雜性

工資檔案是指反映每個工作人員的職務、職稱、學歷、參加工作時間及工齡（教齡、護齡）、的任職時間、獎勵等基本情況，全面地反映每個員關系的歷史記錄。既有文書檔案的材料，又有檔案的材料（科技成果獎）等等。可見工資檔案的內容是十分復雜的。

第二，多層次性和分散性

進行工資工作，離不開“工資”檔案作為依據(jù)，可是目前工資檔案還沒有完全從人事檔案中分化出來，仍在人事檔案的第九類中，所以必須依賴于人事檔案去進行調資工作。然而人事檔案管理范圍實行的是干部管理權限劃分的，所以負責管理“人事檔案”的部門有組織、人事、勞動、教育和衛(wèi)生等多家。在晉級調資工作中，必須逐家去查找依據(jù)。鑒于此，“工資檔案”的管理就具有分散性。有的“人事檔案”還在市或者更高層次的組織部分管，使“工資檔案”具有多層次性。

第三，普遍性

第一，一個人只要一踏入社會，從事某一項社會實踐活動，就有檔案伴隨著他，并逐漸形成人事檔案；第二，人事檔案是各級組織、人事部門進行人事工作的依據(jù)，每人的調資晉級審批表大都歸屬為人事檔案之中，形成的工資檔案也具有普遍性的特點。

以上所述“工資檔案”的特點，對晉級調資工作帶來一定的困難，所以，必須加強工資檔案的管理。

2.工資檔案的內容

第一，隨著工資制度的改革，工資項目的調整也非常頻繁。從1993年工資制度改革開始，國家機關、事業(yè)單位人事、職工每個人即建立工資套改原始數(shù)據(jù)；在此期間遇有行政和專業(yè)技術職務晉升、工人技術等級晉級、年度考核合格薪級的變動等，工資都需要做調整變動，每變動一次都會留下變動原因、變動依據(jù)、變動標準等一些檔案材料， 今后人們變動崗位工資、薪級工資、晉升職務工資、調動工作等，都離不開這些數(shù)據(jù)。

第二，近年來，為加強教師隊伍建設，促進教育事業(yè)科學發(fā)展而實施的績效工資政策，在實施績效考核中形成的考核依據(jù)、考核內容、考核辦法、考核結果、考核等次的確定等形成的材料以及最終兌現(xiàn)工資花名冊、增資批復等等， 這些最原始的數(shù)據(jù)材料，是工資變動的基礎和工資變化過程中的真實寫照。

第三，所以，必須保證工資檔案的齊全完整，一定要按時立卷歸檔。歸檔的范圍應包括工資改革、調整工資標準、變動崗位工資、薪級工資、晉升職務工資等工作中形成的文件，如測算數(shù)據(jù)、增資標準、文件依據(jù)、上級部門的批示等等。這項工作不僅費時費力而且還特別容易出錯。調整完后的工資審批表應歸入個人檔案材料。

2 工資檔案檢索管理內容

資檔案檢索卡編制的內容是：單位、姓名、出生年月、文化程度、職務、參加工作時間、工資情況[包括科技職務工資、級別工資、工齡工資、津貼、教（護）齡]等項目。為了確保工資檔案檢索卡的嚴密性和一致性，也應該注意到七個一致：第一，參加工作時間要與組織認可的工作年限相一致；第二，學歷、學制要與國家教育部門承認的學校建制相一致；第三，職務要與各級組織部門的任命或聘任相一致；第四，調級增資時間要與政策規(guī)定時間相一致；第五，工資級別與工資額相一致；第六，工資晉升的級差要與工資變動政策界級相一致；第七，行政職務、技術職稱要與工資升級相一致。這樣就會達到“依次登記”，級職對應，升降有據(jù)，審批明了，準確無誤，測算底清。再通過“專人查檔制卡，專人審核定準”的做法不僅維護了工資的嚴肅性，而且保證了編制工資檔案卡的準確性。

3 強化工資檔案管理的措施

1.實行工資檔案管理信息化

工資檔案通常由人事部門管理，不納入國家檔案管理體系。在國家檔案管理的改革中人事檔案的管理顯得比較滯后，長期以來，阿勒泰市教育局工資檔案管理工作，主要是由人工管理的，由于大量的測算、數(shù)據(jù)分析、人工填報各表格等基礎性工作很多，查找人事檔案非常費時費力，需要投入相當大的人力和精力，給工作造成很多不便及大量的人力、物力上的浪費。近年來，由于計算機的普及，利用ExceL系統(tǒng)來完成調整工資項目、表格的自動生成，特別是大批量晉級、調標、晉升等工作方便、準確、快捷。

2.工資檔案管理臺帳化

檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。利用計算機管理工資檔案不失為一種好辦法，但為了堵塞工資管理中的漏洞，提高精確度，還應建立手工工資管理臺賬要，即：工資變動情況登記表；登記表匯總個人基本信息、工改前和工改后工資基本情況，并特設工改后工資變動專欄，按工作調動、職稱變動和職務（技術等級）晉升等分類記錄工資變動情況，將每個人的工資變動按年逐次記錄下來，每變動一次記錄一次，遇有特殊情況加以說明。這樣，可以直觀地反映出每個人的工資變動情況，清楚明了，遇工作調動則表隨人走。

3.工資檔案管理人員專業(yè)技術化

第一，實行工資檔案信息化管理，將繁重、復雜的信息處理與運算交給計算機完成。隨著科學技術的發(fā)展，包括管理規(guī)范化、咨詢電子化、保存縮微化、復制自動化等檔案工作現(xiàn)代化勢在必行，這就要求檔案人員必須具有較高的專業(yè)知識和技能。檔案管理人員應具有現(xiàn)代意識和服務思想，掌握必要的計算機知識，應具有學習意識，及時補充更新知識；在鉆研檔案知識的同時，還要努力優(yōu)化自己的知識結構，工資檔案管理現(xiàn)代化需要管理人員既精通檔案業(yè)務知識又要掌握現(xiàn)代化設備的操作技能。沒有掌握現(xiàn)代化設備的操作技能，勢必會影響到檔案管理現(xiàn)代化的進程，如只懂操作技能不懂檔案業(yè)務管理的基礎知識，同樣也不能科學管理好檔案，兩項缺一不可。

第二，工資檔案工作是專業(yè)性、技術性、科學性和機要性很統(tǒng)一的工作。

第三，還可以把大量的工資檔案材料以電子文件的形式存放在優(yōu)盤、硬盤、光存儲介質上。在選用保存工資檔案存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存貯介質的質量關系到工資檔案能否被使用，而紙質的質量只會影響到使用效果；對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換；對硬盤上的工資檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

4 結束語

綜上所述，工資檔案管理工作關系著每個人事職工的切身利益，政策性強，備受關注，非常敏感。負責工資檔案管理的同志一定要本著高度負責的精神認真做好這項工作；要熟悉現(xiàn)行的工資制度和相關工資改革政策規(guī)定，對工資的演變過程要了如指掌；熟練掌握各類人員不同情況套改增資具體操作方法，尤其要認真注意保管好本單位人事工資檔案，這是做好以上一切工作的重要保障和前提。

參考文獻

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