房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用分析

李霞

摘 要：關(guān)于房地產(chǎn)的檔案管理實施信息化管理可以有效的節(jié)省工作時間和提高房地產(chǎn)檔案的管理效率。科學(xué)技術(shù)隨著時代的發(fā)展不斷進(jìn)步，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理工作中得到廣泛的使用的普及。本文就房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用進(jìn)行相關(guān)的探討和分析。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；數(shù)字化技術(shù)

經(jīng)濟的發(fā)展帶來社會的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在社會生活中的運用越來越普及。作為現(xiàn)階段所使用的重要技術(shù)之一，數(shù)字化技術(shù)在社會各領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用。從行業(yè)發(fā)展形勢分析，房地產(chǎn)行業(yè)作為發(fā)展迅速且持續(xù)發(fā)展的行業(yè)，在新形勢下做好房地產(chǎn)檔案的管理十分有利于房地產(chǎn)行業(yè)的健康有序開展。目前，現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案已逐步形成數(shù)量眾多、規(guī)模巨大的發(fā)展形勢，在房地產(chǎn)檔案管理中積極運用數(shù)字化分析技術(shù)很有必要。

1 房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀概述

我國房地產(chǎn)檔案管理中運用數(shù)字化管理的時間較短，在較短的發(fā)展時期內(nèi)也取得了一些成效。上世紀(jì)九十年代以來，房地產(chǎn)行業(yè)開始將數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用在檔案管理之中，實現(xiàn)了檔案的管理由手工管理轉(zhuǎn)向信息化管理，在房地產(chǎn)檔案管理中對檔案信息安全性進(jìn)一步提高，對檔案的開發(fā)和利用也有積極的作用，對房地產(chǎn)行業(yè)中的一些不良現(xiàn)象也得到有效的控制，將房地產(chǎn)檔案管理的合理性進(jìn)一步提高。但是在檔案管理中數(shù)字化管理的運用還處于一個不穩(wěn)定、不成熟的階段，任何事物的發(fā)展都要經(jīng)歷一個過程，在目前房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行深入的分析存在幾點問題。

信息化時代的到來，經(jīng)濟和科學(xué)為信息的傳播的和發(fā)展起了至關(guān)重要的促進(jìn)作用，推動了信息化相關(guān)的技術(shù)和科技的發(fā)展進(jìn)步，在社會中為人們的生活以及工作提供了便利，但是面對日益增長的信息，為房地產(chǎn)檔案資料的收集和處理增加了難度和負(fù)擔(dān)，容易在檔案資料工作開展中造成對資料的缺失以及錯誤。

在房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理發(fā)展的歷程分析來看，在較長的發(fā)展時間內(nèi)房地產(chǎn)檔案檔案資料的服務(wù)功能僅局限于對消費者提供咨詢或證明等服務(wù)，在實際的利用以及服務(wù)中存在創(chuàng)新性不足的問題，沒有深入研究房地產(chǎn)檔案資料的管理應(yīng)用，沒有最大程度的進(jìn)行在開發(fā)利用，致使房地產(chǎn)的服務(wù)體系并不健全完善[1]。

2 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)用的意義

2.1 快捷檢索

房地產(chǎn)檔案在檢索應(yīng)用中，傳統(tǒng)的檔案管理采用檔案管理工作人員通過事件、問題等目錄明確檔案的位置，在目錄中標(biāo)注相關(guān)信息后到庫房或者其他存放位置對需求檔案進(jìn)行尋找，然后才能實現(xiàn)查閱和使用的功能。市場經(jīng)濟的發(fā)展，將規(guī)模較大的房地產(chǎn)機構(gòu)所采用的檔案管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化技術(shù)管理，解決了社會各方面對房地產(chǎn)機構(gòu)檔案的使用需求問題。數(shù)字化技術(shù)只需要將檔案的編碼輸入計算機中，使用的時候?qū)τ嬎銠C進(jìn)行編碼輸入查找就能很快對檔案資料的存放位置一目了然。

2.2 檢索途徑

數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中除了可以為使用者提供多方式的查閱渠道，在檔案的檢索以及查詢手段也有相應(yīng)的增加，計算機對檔案進(jìn)行檢索時，可以實現(xiàn)模糊查詢和多重類型的查閱相互配合，根據(jù)使用者在計算機終端輸入的指令，根據(jù)查詢需求選擇合適的查詢方式度對檔案進(jìn)行檢索和查詢，并為使用者在房地產(chǎn)機構(gòu)中數(shù)量眾多的檔案中篩選出相應(yīng)的結(jié)果。

2.3 設(shè)置權(quán)限

對檔案進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用時，在檔案檢索中設(shè)置只能允許查閱檔案唯一的端口，相關(guān)管理者對計算機使用者進(jìn)行身份權(quán)限的限定，在使用者登陸計算機查詢時，可以實現(xiàn)對使用者身份的權(quán)限進(jìn)行判斷，進(jìn)而實現(xiàn)使用者對檔案查閱的權(quán)限限定，確保了房地產(chǎn)檔案管理工作的安全性，提升了檔案資料的使用安全。

2.4 統(tǒng)計工作

對房地產(chǎn)機構(gòu)進(jìn)行檔案的管理工作時，為了實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，對房地產(chǎn)機構(gòu)檔案進(jìn)行統(tǒng)計，將統(tǒng)計界限設(shè)為檔案的類型，針對不同的檔案實際情況做出詳細(xì)的書面報告分析。在房地產(chǎn)檔案管理中引用數(shù)字化技術(shù)后，可以實現(xiàn)通過計算機檔案管理系統(tǒng)對房地產(chǎn)機構(gòu)的檔案庫存進(jìn)行全面的、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不僅縮短了檔案統(tǒng)計的時間對檔案統(tǒng)計的科學(xué)性以及準(zhǔn)確性也有大幅度的提高[2]。

3 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用完善對策

3.1 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中的注意問題

房地產(chǎn)機構(gòu)在引用數(shù)字化技術(shù)對檔案管理進(jìn)行強化時，對檔案管理的專業(yè)人才也要進(jìn)行培養(yǎng)，實現(xiàn)檔案管理團隊的強專業(yè)性和專業(yè)化，針對數(shù)字化管控力設(shè)備能夠進(jìn)行管理、養(yǎng)護(hù)和維修，為數(shù)字化管理的正常運行奠定扎實的人才基礎(chǔ)。對檔案管理工作人員的信息化知識儲備、工作技能也要進(jìn)行配套的培訓(xùn)和在教育學(xué)習(xí)，確保為數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用提供扎實的人才基礎(chǔ)。

電子檔案的信息儲備主要是利用光信號以及電信號在磁盤和光盤上轉(zhuǎn)變來實現(xiàn)信息存儲，在對電子檔案進(jìn)行讀取時要充分借助計算機和其他數(shù)字設(shè)備才能實現(xiàn)對電子檔案的信息讀取。在進(jìn)行電子檔案管理時，檔案管理工作人員應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案的結(jié)合，對檔案實現(xiàn)更好的管理。

3.2 房地產(chǎn)數(shù)字化技術(shù)改進(jìn)措施

在房地產(chǎn)檔案管理工作中健全完善的管理制度，上到管理人員的工作培訓(xùn)下到檔案管理的軟硬件設(shè)施的要求等都要做出明確的工作制度規(guī)定。在檔案管理制度中充分將數(shù)字檔案資料以及系統(tǒng)性運行環(huán)境安全管理制度做細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)难芯俊?shù)字檔案資料進(jìn)行規(guī)劃和控制，實施密級分類，將敏感性和機密性的資料必須進(jìn)行加密處理，對其進(jìn)行脫機存儲確保安全性，防止檔案信息的變更、破壞以及丟失；系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度中檔案機房的出入進(jìn)行嚴(yán)格的控制，加強環(huán)境條件的保障處理工作，防止受到人為災(zāi)害或自然災(zāi)害的破壞。

對系統(tǒng)運行安全管理制度中加強檔案管理工作人員的操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、監(jiān)督管理等，強化系統(tǒng)的安全技術(shù)引用，對數(shù)字檔案的信息進(jìn)行防更改、偷竊、丟失的安全管理；建立信息保管制度的并嚴(yán)格落實到位；建立房地產(chǎn)檔案記錄制度對資料信息的搜集、管理等使用情況做詳細(xì)的記錄，并確保記錄資料的真實性。對數(shù)字化檔案管理工作要引起高度重視，將數(shù)字檔案中管理記錄系統(tǒng)對房地產(chǎn)的每一份數(shù)字檔案的相關(guān)信息都要做詳細(xì)的記錄，確保數(shù)字檔案的有真實性的理論依據(jù)。

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中要注重數(shù)據(jù)庫的組建以及傳輸平臺的建設(shè)，在組建數(shù)據(jù)庫時，采用掃描儀對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描，并將掃描后的資料及時建立數(shù)據(jù)庫，降低人工輸入的錯誤性。在對房地產(chǎn)機構(gòu)的檔案進(jìn)行管理工作時，注重實現(xiàn)檔案資料的價值，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的作用，在關(guān)于傳輸平臺的建設(shè)中要確保傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄裕瑢崿F(xiàn)對檔案資料的高效傳輸，防止檔案信息在傳輸中的丟失和竊取[3]。

4 結(jié)束語

綜上所述，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術(shù)的管理是一項繁雜、艱巨的工作任務(wù)。傳統(tǒng)的檔案手工管理方式，人力資源消耗量大并且容易在人工管理中出現(xiàn)人為因素的錯誤，檔案資料的保管工作效率低下。所以在房地產(chǎn)檔案管理中積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)不僅節(jié)省了人力資源，對檔案管理的工作效率也大幅度提升，并且能避免在檔案管理中的風(fēng)險和紕漏出現(xiàn)。但是在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理房地產(chǎn)檔案時，需要不斷完善和健全信息處理技術(shù)的管理設(shè)備，建立起安全的管理機制，實現(xiàn)對房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化管理的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]王贊.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2016，12

[2]何曉玲.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用[J].經(jīng)營管理者，2015，31

[3]王耀波.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，22