淺議學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)要求

畢劍峰

摘 要：學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)是管好、用好“檔案財(cái)富”的前提。隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，學(xué)校檔案管理已成為學(xué)校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅是新形勢(shì)下學(xué)校發(fā)展的客觀要求，也是學(xué)校檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。 學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理中重要的組成部分。其中人員的素質(zhì)尤為重要。本文對(duì)管理人員的素質(zhì)要求進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案；管理；人員；素質(zhì)

1 學(xué)校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)現(xiàn)狀

改革開(kāi)放三十多年來(lái)，各學(xué)校建設(shè)均取得了前所未有的成就，在檔案管理工作上，學(xué)校的檔案意識(shí)在增強(qiáng)，各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視程度有了一定提高；不但檔案人員隊(duì)伍在逐年壯大，而且檔案人員的素質(zhì)也在不斷提高。如今各學(xué)校的檔案人員中，大專(zhuān)以上文化程度的人數(shù)已達(dá)一定比例，本科以上學(xué)歷的人數(shù)也在逐年增加，這無(wú)疑為學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展注入了生機(jī)。但從整體上看，目前學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)以后，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的人才仍顯得十分匱乏，跨世紀(jì)人才嚴(yán)重短缺，集中表現(xiàn)在：

1、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員偏少。檔案管理人員中具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低，社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案工作的專(zhuān)業(yè)文化程度提出了更高的要求，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員占有極其微弱的比例，是目前檔案工作急需解決的問(wèn)題。

2、檔案專(zhuān)業(yè)人員貧乏。幾年來(lái)，檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專(zhuān)業(yè)人員卻極其貧乏，包括檔案專(zhuān)業(yè)職業(yè)高中畢業(yè)生在內(nèi)，畢業(yè)于檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)校的寥寥無(wú)幾。

3、復(fù)合型的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，極大地影響了學(xué)校檔案的信息開(kāi)發(fā)和編研工作。

2 提高檔案管理人員素質(zhì)的有效途徑

1、轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新。

學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門(mén)工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，學(xué)校檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要改變“守?cái)偪袋c(diǎn)”的倉(cāng)庫(kù)保管員形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值。

2、努力練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的管理人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案人員提出了更高的要求。

⑴要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

⑵檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專(zhuān)多能的檔案工作人才。

⑶具備扎實(shí)的語(yǔ)言知識(shí)。檔案工作者還應(yīng)具有較高的語(yǔ)言基礎(chǔ)知識(shí)、歷史知識(shí)、寫(xiě)作知識(shí)和書(shū)法知識(shí)，語(yǔ)言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，不具備扎實(shí)的語(yǔ)言知識(shí)就無(wú)法從事這項(xiàng)工作。如學(xué)校檔案的文件匯編、大事記的編寫(xiě)、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數(shù)字匯編等，沒(méi)有一定的語(yǔ)言文字、寫(xiě)作知識(shí)是很難完成這些材料的編寫(xiě)的，就連書(shū)法水平也不能忽視，因?yàn)闄n案管理人員總要書(shū)寫(xiě)一些東西給前人和后人使用如目錄、著錄、標(biāo)引等，如果所寫(xiě)的這些文字使他人難以辨認(rèn)，其效果就必然受到影響。所以一個(gè)優(yōu)秀的檔案工作者只有掌握了扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和其他檔案工作相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，才能更好勝任檔案工作的需要。

3、拓寬視野、豐富知識(shí)

21世紀(jì)學(xué)科技術(shù)的發(fā)展，大大加快了檔案工作的現(xiàn)代化管理，如今各學(xué)校已普遍利用計(jì)算機(jī)等通信設(shè)備以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行檔案管理，從而更加迅速準(zhǔn)確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、檢查貯存和管理等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、自動(dòng)化。這不但把檔案工作人員從繁重、重復(fù)的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，大大提高信息的開(kāi)發(fā)與利用效率，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。而所有這些都要求檔案管理人員必須熟悉和掌握復(fù)制、縮微以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，否則根本無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校檔案管理的要求。因此，檔案人員必須注重專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與更新。要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專(zhuān)業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)我們還可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)檔案管理人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營(yíng)造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

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