文書檔案管理工作中存在的問題及強化措施

張寧

摘 要：文檔檔案對于各行業(yè)及時代發(fā)展都具有非常重要的作用。由于文書檔案更具真實性和客觀性，這也使其憑證和參與作用更為突出，在當前各行業(yè)工作中，數(shù)據(jù)急劇擴張的新形勢下，文書檔案管理工作受到越來越多的重視，一些新的檔案管理理念和檔案管理方法不斷在實踐工作中進行應用，有效的促進了文書檔案管理水平的提升。文中分析了文書檔案管理工作中存在的問題，并進一步對提高文書檔案管理工作的措施進行了闡述。

關鍵詞：文書檔案管理；檔案管理制度；管理技術；文書檔案管理人員

文書檔案作為檔案的重要組成部分，主要是對單位及組織的發(fā)展情況及現(xiàn)實狀況進行記載，其在機關和企事業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用。近年來隨著信息技術的普及，文書檔案管理和利用更具現(xiàn)代化，這也使文書檔案管理工作的重要性更加突顯出來。為了使文書檔案管理工作能夠更好的與時代發(fā)展需求相適應，在文書檔案管理工作中，需要科學合理的運用現(xiàn)代管理手段和方法，努力提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)，確保文書檔案管理工作效率的全面提升。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書與檔案工作銜接不合理

在當前各行各業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯(lián)系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關系，確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規(guī)范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。

（二）文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高，不僅檔案管理人員專業(yè)技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規(guī)范性。在當前檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質(zhì)，更好的促進文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）對文書檔案管理工作不重視

當前在各行業(yè)中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率帶來了較大的影響，很難發(fā)揮出文書檔案的真正效率和價值。

2 提高文書檔案管理工作的強化措施

（一）重視文書與檔案工作的銜接效果

文書檔案管理水平的高低與文件的質(zhì)量具有直接的關系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創(chuàng)造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現(xiàn)文書與檔案工作的一體化發(fā)展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。

（二）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業(yè)單位應當摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

（三）采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網(wǎng)絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統(tǒng)部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統(tǒng)。可見，現(xiàn)代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進單位的可持續(xù)發(fā)展。

（四）打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍

在文書檔案現(xiàn)代化管理工作中，對于檔案管理人員整體素質(zhì)提出了更高的要求，需要打造一支專業(yè)化和高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍。因此在實際工作中，需要重視文書檔案管理人員的培訓工作，通過專技能、信息技術和現(xiàn)代管理方法等多項針對性的培訓有效的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時還要重視計算機網(wǎng)絡信息技術人才的培養(yǎng)工作，努力提高文書檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。另外，還要對文書檔案管理人員進行多種形式的學習和培訓活動，使檔案管理人員樹立良好的服務理念，增強檔案管理人員的競爭意識，使喚其能夠更好的掌握各種現(xiàn)代化管理技術，全面推動文書檔案的現(xiàn)代化管理水平。

3 結(jié)束語

文書檔案對于各行業(yè)的發(fā)展都具有非常重要的作用，因此需要重視文書檔案管理工作，努力提高文書檔案管理的質(zhì)量。在實際工作中，要針對自已行業(yè)的文書檔案管理工作現(xiàn)狀，做好文書檔案收集和歸檔工作，進一步完善文書檔案管理的規(guī)章制度，努力提高文書檔案管理技術水平和人員綜合素質(zhì)，從而為文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻

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