對檔案信息化的分析

姚文斌+薛東娥

摘 要：檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

關鍵詞：檔案管；信息化；現代化；原則；建設

在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。

1 檔案管理工作現代化的要求

1.1，檔案工作者要著眼于信息化的飛速發展，積極采用現代化的信息手段，推進檔案信息的數字化，適應時代要求，為群眾服務。

1.2要著眼于全面建設小康社會，為檔案事業發展提供的新空間，實現由以前的保管檔案為主向積極開發檔案信息資源、為社會提供研究利用為主的轉變，推進檔案開發利用的大眾化。

1.3要著眼于社會主義市場經濟體制的全面完善，實現由計劃經濟管理服務模式向市場化服務模式的轉變，大力推進檔案中介服務社會化，創新檔案的新功能新作用，由單一的服務方式向多種服務方式轉變。

1.4要加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設。

1.5要提高檔案隊伍人才素質。

2 檔案信息化和檔案信息化建設各遵循的原則

檔案信息化應遵循以下三個原則：

2.1 規范性原則

制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

2.2 安全性原則

在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。

2.3 效益性原則

由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。

3 開發檔案信息資源，加快檔案信息化建設步伐

信息時代的到來，給檔案工作帶來發展的機遇，同時也提出了嚴峻的挑戰，它迫切要求運用 信息技術推動檔案工作，以提高檔案工作的效率和質量。現就檔案信息化建設中應注意的幾個問題：

3.1 系統設計的完善及檔案信息錄入的規范化

在信息化條件下的檔案管理工作較傳統的檔案管理工作更需要標準化和規范化，它需要有統一的規范化的數據類型，統 一的檔案信息采集標準。加強檔案建設的當務之急是實行科學管理，統一技術標準、統一檔 案用語，建立一個完善的檔案信息資源開發利用網絡系統，快速、有效、有序、合法地把檔 案信息資源元數字化，大幅度提高檔案數據庫的信息量，檔案部門通過挖掘自身潛力或借助 外力堅強數據庫管理軟件的研制，搞好各項檔案基礎業務的標 準化和規范化建設是檔案管理的前提和基礎，所謂檔案信息化管理，主要包括電子檔案管理和電子文件歸檔 。具體做法是將紙質檔案通過掃描，將檔案以數字圖像形式存儲和顯示，或 者進行檔案數據錄入，或者通過微縮設備將紙質檔案轉換成微縮膠卷，保證數據的質量，這 些都要求認真校對、嚴格審核，同時重視已輸入計算機檔案和數據的校對審核工作，減少失 誤，保證數據的質量。從而實現檔案信息資源由傳統向現代轉化。

3.2 檔案數據庫的建設

數據庫是否設計了轉入、轉出接口，接口是不是標準化，是否符合檔案著錄范圍，這是將來 檔案信息共享、檔案管理軟件升級的保障。在制定數據庫結構時，應由懂計算機業務、熟悉 檔案整理編目、著錄、標引的人員共同協商完成，以滿足利用者的各種檢索要求。在數據管理方面應建立健全數據 庫質量管理體系，把好質量關，根據實際情況，制定嚴格的數據質量考核指標，責任到人， 定期檢查。只有規范 了檔案數據庫建設，才能為檔案信息共享打好扎實的基礎。

3.3 檔案信息的安全性

檔案計算機信息安全就是保護檔案計算機信息資源，防止未經授權或者偶然因素對檔案信息 資源的破壞、更改、非法利用或惡意泄漏，以實現計算機信息保密性、完整性和利用性。

3.4 加強人才隊伍建設

檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實踐中應具備對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力要有憂患意識，不斷提高計算機技術、網絡信息安全技術及外語能力，還要善于開發新型檔案信息資源，及時、準確、全面地為檔案的利用提供服務，這樣才能保證檔案信息的安全開發利用。檔案部門應加強教育培訓工作，培訓內容要緊跟信息時代的需求，與時俱進，開拓創新。

參考文獻

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