加強人力資源檔案管理的對策與措施

閆茂玉

摘 要：人力資源檔案管理作為現今人力資源管理中重要的工作部分，在實際進行相關工作的過程中為了能夠提高人力資源檔案管理的效率和管理水平，能夠針對當前人力資源檔案管理出現問題的原因進行分析，并且能夠提出有效的分析對策，這對于進一步提高人力資源整體管理水平有著非常重要的作用。

關鍵詞：人力資源檔案管理；問題分析；原因分析；對策分析

在現今人力資源管理水平和管理效率隨著時代和社會經濟發展不斷提高的前提下，所有的經濟、政治組織或單位能夠通過人力資源管理水平的提高從而切實的為自身整體的發展發揮重要的作用。那么，針對于現今人力資源檔案管理中存在的問題 ，如其檔案管理效率有待提高、日常管理工作存在疏漏和檔案管理服務作用有待提高的問題，能夠針對其存在的檔案規范性較低、管理方法落后和檔案管理人員素質有待提高等造成人力資源檔案管理出現問題的原因進行細致的分析，從而能夠在人力資源管理基礎水平和未來管理目標的基礎上提出切實有效的改進對策。

1 人力資源檔案管理出現的問題分析

1.1 檔案管理效率有待提高

現今在人力資源檔案管理中檔案管理效率比較低下主要針對的是現今在檔案管理中人力、物力等花費與檔案實際管理的數量和質量的比率比較低下，為能夠達到合理的控制范圍。具體而言，人力資源檔案管理主要是對工作人事人員的檔案進行整理分析、收集和保存，并且在必要的程度上下進行調動使用，此外，還需要相關的工作人員針對人力在就業過程中的職業調動和薪酬等資料進行了解，所以整體上而言，其工作是比較復雜的，且這些繁瑣的工作到現今為止缺少一個系統的程序使其簡化，那么則形成了現今人力資源檔案管理效率普遍比較低的現象。

1.2 日常管理工作存在疏漏

現今對于人力資源檔案管理而言，其主要指的是能夠針對人力資源的檔案在必要的應用情況下能夠及時的進行調動和使用。但是，現今不得不面對的一個情況則是在人力資源檔案管理現代化和信息化的建設過程中，同樣還存在著部分的紙質版檔案，這樣部分檔案存在紙質的形式，但是卻沒有出現電子檔案歸檔的保護方法，這樣總體上就造成了現今人力資源檔案在利用的過程中出現的搜取位置失敗和檔案調動的失敗，從而導致現今日常管理工作存在嚴重的疏漏現象。

1.3 檔案管理的服務作用有待提高

人力資源檔案管理在保存和管理的過程中其檔案的服務性是非常高的。其主要的服務作用是能夠為人員及單位、組織和社會等在符合相關規范的前提下，進行隨時的調動和隨時的利用，這也是其服務作用的重要體現。但是就這一方面而言，現今檔案管理的服務作用比較低下，主要體現在檔案管理的不規范和管理前后的不協調和銜接性比較差，從而造成現今出于某些用途在調動人力資源檔案的過程中因程序繁瑣需要花費大量的時間，且嚴重的存在現今甚至有些人員對自身的檔案管理單位情況基本不知道或不清楚，這樣總體上就導致了檔案管理服務的作用比較低下。

2 人力資源檔案管理產生的原因分析

2.1 檔案管理工作規范性比較低

現今在人力資源檔案管理中出現上述三個問題的主要原因之一則是現今檔案管理工作的規范性比較低下。具體表現在現今基于人力資源檔案管理重要性分析的基礎上，相關的單位或組織有必要針對人力資源檔案管理設定科學的管理程序和管理規范，并且能夠建設一整套能夠促使紙質版檔案管理與電子化信息檔案管理相銜接的檔案管理規范，這對于檔案管理工作的規范性進行則起著非常重要的作用。但是，基于檔案管理工作規范性比較低下，給檔案管理人員無法客觀上和主觀上形成一種有效的限制和規制，人員工作缺乏系統性，工作效率低下，那么在現今人力資源檔案管理中出現檔案管理效率低下的現象也就不足為奇。

2.2 管理方法落后

現今雖然大多數單位在大肆的推進人力資源檔案管理的現代化管理方法的運用，并且積極的宣傳和學習現代化管理理念，但是這些形式上的推進卻沒有取得有效的建設效果，而且現今普遍存在著很多單位或組織基于自身短暫的經濟利益等考慮，缺少對人力資源檔案管理的強有力的經濟投入，導致現代化管理方法的運用缺少有效支撐和落實條件。那么，對于現今認識檔案變動性比較大、人力資源管理工作日益復雜和數量規模日益擴大的前提下，管理方法的落后則非常不利于實際這一情況的改善，那么則造成了現今在人力資源檔案管理中出現日常管理工作出現疏漏的現象。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

面對現今人力資源檔案管理中普遍出現的人力資源檔案管理的服務性比較低的現象，面對這一問題的出現最為重要的原因則是現今檔案管理人員素質比較低下，具體而言，人力資源檔案管理工作對人員不僅有技術管理和知識管理素質，而且要求工作人員能夠擁有足夠的耐心和細心，以及具有足夠強的管理服務責任心。但是，就這一方面而言，現今檔案管理中普遍出現檔案管理人員素質有待提高，管理人員的崗位適應性比較差，且人員的崗位調動性也比較大，人員無論是從主觀思想素質還是從客觀技術素質等的掌握上都有帶提高。

3 人力資源檔案管理中應對問題的對策分析

3.1 采用科學規范的檔案管理制度提高管理效率

面對現今人力資源檔案管理效率比較低下的問題，在對其管理規范性比較差的原因分析的基礎上，在現實進行人力資源檔案管理工作的過程中為了能夠提高人力資源檔案管理的效率，這就需要管理部門和管理單位能夠切實的促進人力資源檔案管理的科學規范的檔案管理制度的建設和運用，且科學規范的檔案管理制度的建設一方面應包括人力資源檔案管理系統化、嚴謹化的管理程序；另一方面應積極的完善現今關于人力資源檔案管理的相關規范和標準，這樣總體上為人力資源檔案管理效率的提高發揮重要的制度建設作用。

3.2 強化信息化檔案管理方式

面對現今人力資源檔案管理日常工作存在疏漏的問題，在基于其現代化管理方法運用效率低下的原因分析的基礎上，在實際進行檔案管理的過程中則需要不斷的強化信息化檔案方式的運用，積極的改變現今檔案管理中存在的紙質管理和現代化管理兩種不同的方式，建立有效的銜接協調機制，促使整體上人力資源紙質版檔案管理方式順利的向現代化信息檔案管理方式轉化。此外，強化信息化檔案管理方式，要能夠從計算機硬件的購買和更新以及人員信息化管理素質的提升上進行此項工作。

3.3 提高檔案管理人員的工作能力

面對現今人力資源檔案管理存在的因人員素質等原因造成的管理服務作用比較低下的現象，在實際進行相關工作的過程中則需要重點的不斷提高檔案管理人員的工作能力，一方面能夠促使管理人員擁有現代化管理服務意識和管理理念，真正做到管理為重，服務為上的現代化檔案管理工作；另一方面不斷的強化基層檔案管理人員關于檔案具體的知識、位置、調動方式和利用方式和規范的熟悉程度，以此整體上提高檔案管理人員服務的能力。

4 小結

綜上所述，人力資源檔案管理的對策是現今檔案管理工作中重要的組成部分，在面對其檔案管理存在問題的基礎上，能夠在基于其原因分析的基礎上，從采用科學規范的檔案管理制度、強化信息化檔案管理方式以及提高檔案管理工作人員能力等方面協調配合從而總體上為人力資源檔案管理效率的提高發揮重要的作用，促進現今人力管理工作整體效水平的提高。

參考文獻

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