房地產(chǎn)檔案管理工作中常見(jiàn)難點(diǎn)和對(duì)策

趙德章

摘 要：我國(guó)自1998年開(kāi)始調(diào)控房地產(chǎn)行業(yè)，自2009年之后實(shí)施強(qiáng)力調(diào)控，其原因是高居不下的房?jī)r(jià)來(lái)勢(shì)洶洶，尤其是在2017年3月份實(shí)施的新一輪調(diào)控與之前相比，非常嚴(yán)格，政府已經(jīng)明確了“房地產(chǎn)泡沫”的存在并正在實(shí)施相關(guān)措施為其尋找解決之道。在這種背景之下，為了更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)的管理，就需要做好檔案管理，從而在數(shù)量、質(zhì)量、分層、分級(jí)等各個(gè)方面做好全面準(zhǔn)備等。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；常見(jiàn)難點(diǎn)；對(duì)策

目前全面推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。首先根據(jù)美國(guó)、英國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)觀察，房地產(chǎn)發(fā)展到一定程度，必要需要通過(guò)“房產(chǎn)稅”來(lái)增加政府財(cái)政收入，并間接的解決相關(guān)“用之于民”的匹配性服務(wù)。所以只有在弄清楚房子的產(chǎn)權(quán)、數(shù)量、區(qū)域、屬性等才能更好的使這種未來(lái)的“房產(chǎn)稅改革”、“產(chǎn)權(quán)續(xù)用”、“二手轉(zhuǎn)賣(mài)”、“租賃業(yè)務(wù)”等獲得安全、可靠的保障等。下面對(duì)主題展開(kāi)全面論述。

1 房地產(chǎn)檔案管理

從內(nèi)容分析主要是對(duì)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)實(shí)施登記，并通過(guò)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的狀態(tài)或動(dòng)態(tài)化變遷實(shí)施相關(guān)的檔案管理。具體包括建檔、檔案內(nèi)容變動(dòng)、保存、與相關(guān)稅收等工作的關(guān)聯(lián)性應(yīng)用，以及拆遷后的銷(xiāo)檔等。由于房地產(chǎn)屬于一個(gè)具備綜合屬性的商品，因而除了這些一般性的檔案管理之外，其中會(huì)隨著產(chǎn)地產(chǎn)屬性的變化而不斷的進(jìn)行工作內(nèi)容的補(bǔ)充或完善。當(dāng)前我國(guó)的房地產(chǎn)檔案管理還處于起步階段，尤其是對(duì)某些人名下的房地產(chǎn)權(quán)的擁有數(shù)量等還未能獲得明確。因此，當(dāng)前政府也提出了通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作的內(nèi)容擴(kuò)展、檔案管理的現(xiàn)代化完善，以及檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建等為其進(jìn)一步的房地產(chǎn)管控提供依據(jù)等。

2 常見(jiàn)難點(diǎn)

在房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題或難點(diǎn)體現(xiàn)在工作中的認(rèn)知不足、制度機(jī)制不健全、檔案室或管理工作開(kāi)展機(jī)構(gòu)缺少相對(duì)應(yīng)的匹配性設(shè)施。

1、檔案管理的認(rèn)知存在偏差

房地產(chǎn)檔案管理認(rèn)知不足的問(wèn)題，體現(xiàn)在對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理的重視程度不足，缺少對(duì)其中的檔案效用的理解，比如，對(duì)于房地產(chǎn)檔案方面的信息保密缺少?lài)?yán)格的認(rèn)知，由此造成了信息泄露；再如，由于缺少相關(guān)的檔案文件室全面管理措施，由于受潮、意外、偷竊、火災(zāi)、水淹、發(fā)霉等直接導(dǎo)致檔案遺失等。還有在管理方法方面對(duì)于紙質(zhì)檔案、電子檔案管理的同質(zhì)化，造成了管理中的保守、單一，因而對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理的利用率相對(duì)較低；包括各部門(mén)之間的關(guān)聯(lián)性較差，房管所完成了相關(guān)的交易后的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，而在檔案管理部門(mén)卻未能及時(shí)加以改革等。

2、管理制度機(jī)制健全性不足

從管理制度的層面觀察，我國(guó)在房地產(chǎn)相關(guān)權(quán)益方面缺少相應(yīng)的明確法律立法，如對(duì)于70年產(chǎn)權(quán)就缺少進(jìn)一步的明確規(guī)范與說(shuō)明，雖然李克強(qiáng)總理提出了“恒產(chǎn)者有恒心”理念下的“免費(fèi)續(xù)約”，但是目前法律層面也未給出相應(yīng)的明確產(chǎn)權(quán)說(shuō)明。因此，在房地產(chǎn)檔案管理工作中的制度存在諸多待解釋之處；另一方面具體的管理制度中缺少對(duì)應(yīng)的變動(dòng)說(shuō)明，以及相關(guān)的指標(biāo)與規(guī)范條例之間的對(duì)接，因而往往使制度的職能化執(zhí)行，難以得到貫徹；因此造成了機(jī)制運(yùn)行過(guò)程中的評(píng)估困難。所以，從檔案管理制度的規(guī)范引領(lǐng)作用與運(yùn)行機(jī)制方面的監(jiān)督、保障、促進(jìn)作用觀察，依然有諸多不足之處。

3、匹配性資源建設(shè)有待完善

現(xiàn)階段在房地產(chǎn)檔案管理中雖然完成了紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上的初級(jí)信息化改革，但是從管理的實(shí)質(zhì)上觀察，由于缺少匹配性的設(shè)施，如辦公工具方面的傳真、打印機(jī)、掃描儀等，往往在紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)向方面缺少效率；同時(shí)，由于半道的電子信息化改革，往往造成了一些地區(qū)的紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理各占一半的情況，如前期為紙質(zhì)檔案，而后期卻是電子檔案，兩者之間沒(méi)有轉(zhuǎn)換性的交集，而且紙質(zhì)檔案管理或被放置一邊，或電子檔案應(yīng)用紙質(zhì)檔案管理模式等；同時(shí)未能進(jìn)行集中式的管理人員培訓(xùn)等，往往形成了匹配性的設(shè)施、工作人員職業(yè)素質(zhì)、管理模式等各個(gè)層面的不足等。因此，從完善管理的角度觀察，必要從匹配性資源不足的角度對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充。

3 對(duì)策

1、加強(qiáng)管理理念更新，提高對(duì)管理效用的解讀

從管理理念方面解決問(wèn)題需要明確檔案管理工作在當(dāng)前房地產(chǎn)管理中的具體作用，尤其是在產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)、變動(dòng)三個(gè)方向的重要價(jià)值，以及它在未來(lái)的“房產(chǎn)稅”應(yīng)用中的關(guān)鍵性作用。因此，在這個(gè)方面要有一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略指向，使管理工作人員樹(shù)立起“現(xiàn)管理，長(zhǎng)利用”的新觀念；同時(shí)，應(yīng)該將管理理念的更新與管理效用的關(guān)系實(shí)施融合并用，尤其是在當(dāng)前信息化改革的重要階段，需要發(fā)揮出“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的重要優(yōu)勢(shì)，突出其中的“融合”特征，使檔案管理部門(mén)與其它管理部門(mén)之間信息的快速傳輸，從而完成檔案管理的信息化，提高檔案管理的利用效率。

2、構(gòu)建制度體系，指標(biāo)化設(shè)置運(yùn)行機(jī)制

新時(shí)期的檔案管理工作需要全面評(píng)估，并結(jié)合其它國(guó)家的一些先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在制度方面按照相關(guān)的房地產(chǎn)檔案管理工作內(nèi)容，設(shè)置對(duì)應(yīng)的指標(biāo)，然后以指標(biāo)出發(fā)建立起細(xì)致化的制度規(guī)范，尤其應(yīng)該引入“終身責(zé)任追究制度”，使管理崗位的各項(xiàng)職能得到有效的執(zhí)行與監(jiān)督。另一方面，應(yīng)該將制度中的具體設(shè)置與運(yùn)行機(jī)制中的評(píng)估考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制等實(shí)施全面的關(guān)聯(lián)，利用“細(xì)化指標(biāo)”使各個(gè)檔案管理項(xiàng)得到明確化、具體化的記錄、變動(dòng)等。尤其是需要隨著房地產(chǎn)行業(yè)的相關(guān)政策變化需要適時(shí)進(jìn)行一些補(bǔ)充與完善。比如，對(duì)于70年產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)應(yīng)該時(shí)時(shí)觀察，對(duì)于小產(chǎn)權(quán)或者投機(jī)行為下的房地產(chǎn)也需要進(jìn)行對(duì)應(yīng)的專(zhuān)項(xiàng)管理等。確保房地產(chǎn)檔案管理中的全面、精準(zhǔn)、有效。

3、合理配置現(xiàn)代檔案管理中的各項(xiàng)基礎(chǔ)資源

匹配性資源配置方面，從物力角度需要增加相應(yīng)的信息化改革后的設(shè)備，包括掃描儀、查詢(xún)電子屏與相關(guān)系統(tǒng)軟件等；從人力角度觀察則需要通過(guò)人力資源管理部門(mén)實(shí)施全面的檔案管理人才培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)相關(guān)操作、安全方面的培訓(xùn)；以及對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理工作本身的數(shù)據(jù)記錄、保密、建檔程序、銷(xiāo)毀條件等。從資金角度分析需要實(shí)施針對(duì)檔案管理工作方面的專(zhuān)項(xiàng)資金，尤其是將管理室、技術(shù)安全的相關(guān)維護(hù)進(jìn)行資金注入；并以實(shí)踐調(diào)查方面的工作細(xì)項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的激勵(lì)補(bǔ)貼等。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上文分析可以看出房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)未來(lái)實(shí)現(xiàn)全面革新的重要舉措之一，也是其前提條件。因此，需要結(jié)合當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理方面的諸多不足，實(shí)施全面評(píng)估、細(xì)致審核，從而按照檔案管理工作的程序設(shè)置、匹配資源對(duì)接，以及相關(guān)的流程、信息化、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)措施為其發(fā)展、完善，以及檔案的高效化利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。需要說(shuō)明的是由于2017年在房地產(chǎn)領(lǐng)域高小川等人已經(jīng)明確提出了對(duì)于房地產(chǎn)的“有效控制”，因此加快房地產(chǎn)檔案管理工作已經(jīng)成為了最關(guān)鍵的一步，為了達(dá)到管理效果，必要從人力、物力、財(cái)力多個(gè)層面實(shí)施密切配合。

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