提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

任星宇++劉玉珠

摘 要：現如今，隨著社會科學現代化的快速進步，檔案管理科學化也漸漸成為我國相關管理人員普遍關注的話題。檔案管理在我國檔案工作中占有重要地位，也是我國在新局勢下檔案管理的首要工作，對于進一步實現經濟發展具有積極促進作用。因此，如何在保有原先檔案管理技術的基礎上，提高檔案管理科學化水平，并使其逐步趨于標準化、制度化是目前的首要任務。文章主要闡述了提高檔案管理科學化水平的必要性，分析檔案管理的發展現狀及問題，并進一步就此問題給出相應的對策。

關鍵詞：檔案管理；有效路徑；科學化

1 提高檔案管理科學化水平的必要性

檔案對于個人、社會乃至國家都是非常重要的信息資源寶庫，而對于其的管理實則是為以后的資料提取和資源整合提供便利服務，在檔案工作中屬于最基本的一項工作。雖然檔案管理在經過相關管理人員多年不斷的努力后，也取得了較好的成果與進步，但隨著新紀元的到來，在檔案管理工作上有了更高的要求，即加強現代化、人性化及科學化[1]。故檔案管理的工作仍是負重致遠。而提高檔案管理的科學化水平，需要以科學的檔案管理理論為指導，以科學的管理方法來推進，同時以科學的檔案管理制度作為保障，最大程度地實現高效率高質量的檔案管理工作。另外，由于當代電子信息工程與技術的輔助，檔案管理工作有了多元化的提升渠道，更利于開展檔案的收集與傳播，開拓與創新。科學化管理檔案不僅可為單位日后的發展壯大提供有利的理論基礎，還有助于國家及時準確地了解與掌握社會各方面的實時動態，對于民眾的需求有更清晰、更全面的概念。因此，各檔案管理單位要積極面對新的機遇與挑戰時，找好時機以自身的發展更好地促進社會進步。

2 當前我國檔案管理的發展狀況及問題

2.1 檔案管理思想落后

大多數人們在對管理檔案的工作認知上，存在著許多誤區。他們會認為檔案管理和直接的經濟收益沒有太大聯系，檔案管理人員只需完成檔案的收集匯總、整理歸納及編目統計這幾項工作，并保證檔案完好無損，無遺漏遺失等情況發生就行。這類對檔案管理有著較為嚴重的認知缺陷和不重視的態度，很容易造成相關人員的敷衍行為乃至消極怠慢工作，從而直接導致許多單位還保留著原始的檔案工作管理方式，無法跟隨社會需求的變化而變化。另一方面，各單位在積極重視管理財務、人力資源的時候，卻忽略了檔案管理，沒有意識到到其在管理工作中所占的重要性，檔案部門成為逐漸成為精簡或兼并對象，即所謂的“冷部門”。檔案人員的人數被削減，更有甚者只聘用兼職檔案人員，直接影響了檔案工作的開展與進步[2]。

2.2 檔案管理制度不盡完善

由于我國目前還沒有具體給出關于檔案管理標準與技術的相關發展策略，使得部分檔案管理雜亂無章，科學化水平低且相互之間沒有太多共享行為。在檔案管理缺乏標準化和制度化的情況下，現存的規章制度沒有對更細節性的工作進行足夠完善和明確規定，特別是基層單位對其沒有形成統一化標準及質量要求，責任追究體系和獎罰制度沒有建立，最終導致難以保證工作的高質量和高效率[3]。加上檔案數據量之大，在沒有完善的管理體系之下極易出現資料混亂、缺頁漏頁、無章無序等問題，這為資料的翻閱與使用帶來極大的不便利。而較少的共享，也使許多檔案資料的真正使用價值難以體現，得不到有效發揮。可見，檔案管理制度的不完善對檔案管理工作的科學化、標準化起著阻礙作用。

2.3 檔案管理人員綜合素質不高

為順應時代的發展，檔案信更新的速度非常迅速，加之檔案管理工作本身特有的重要性，這就要求檔案管理人員具備較高的業務能力和良好的綜合素質。即檔案管理的水平孰高孰低以及質量的優劣，在很大程度上都是由檔案管理人員的能力來決定的。雖現在我國的檔案管理在穩步發展，但為了趕上管理科學化的前進步伐，各方面還需多多加強。如專業人才的供需不平衡，高技術人員的匱乏以及從事相關事業人員的知識文化水平較低，專業知識不足，自身計算機技術達不到要求，創新能力較低，缺乏過硬的外語水平，思想觀念及管理水平無法適應進一步的發展要求。這一現狀直接制約了檔案管理工作的健康發展與持續創新。

3 提高檔案管理科學化的若干對策

3.1 轉換觀念，加強檔案管理意識

在檔案管理工作中，想要轉換老舊觀念與提高檔案管理意識，首先就必須樹立一個重要課題，即如何把“廢棄檔案”轉變為“活用檔案”。這樣一來，檔案館也應將“更加注重信息的提起與儲存”作為日后的發展戰略[4]。重新處理“廢棄資料”，使之能重新被人們查閱使用，而用戶也將能更快捷地獲取自身需要的檔案資料。因此，在此層面上，要把以往的封閉型服務轉向為開放型服務，服務對象也不能僅僅拘泥于機構學者，多向廣大家庭和普通社區拓展。在新時代環境下，要能夠緊跟社會需求的變化，并在保證檔案資料質量的基礎上，想方設法在其質量和創新方面有所提高，要整理統一化、分類科學化、歸檔主題化。對各機構之間的信息共享起促進作用，全面提升對用戶的服務質量。

3.2 建立檔案管理科學化的機制

提高檔案管理科學化水平的重要環節即是建立檔案管理科學化的機制。在大格局上，要嚴格地制定相應法律法規和規章制度，用更加標準化、制度化的工作模式去規范整個檔案管理工作，并不斷地加大創新力度[5]。相關部門也要把對檔案管理事業的科學化有一個中長期的發展規劃，這樣更利于檔案管理嚴格制度約束的形成和其科學化水平的政治導向形成。在小格局上，檔案管理部門要根據檔案管理工作等細節方面不同特點去建立內部改革制度，對內部考核、績效獎懲、責任承擔等體系更加嚴格化，從而有效提高員工對工作的熱情度和責任感。同時還需建立更完善的電子檔案管理系統，推動檔案輸入與輸出這兩大方面的工作。

3.3 強化檔案管理人員的綜合素質建設

在新形勢背景下，檔案管理工作對其管理人員發出了新的要求與挑戰，管理人員不僅僅只是按部就班地做著原來的工作內容，而是要更豐富自身在檔案管理方面的理論知識與實操經驗，還要掌握先進的管理技術和科學化的手段，同時保持積極創新的良好品質和敬業奉獻精神。與之對應的是，相關檔案管理部門也要積極為員工提供進步機會與發展空間，采取舉辦培訓班的切實措施，在傳授基本業務知識的基礎上，著重講解相關科學技術，以提高人員的綜合素質，使其能更加獨立得實施檔案工作的開展。

4 結語

為適應知識化、信息化社會，提高檔案管理科學化水平是當下的必要選擇。檔案是社會乃至國家的信息資源寶庫，這就決定了檔案管理工作的重要性。而檔案管理屬于長期的系統發展工程，需要各部門和管理人員相互配合，努力協調，確保每一個環節的完成，以檔案管理的科學化促進工作效率的高效化。

參考文獻

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011，01：174-176.

[2]賈士寶.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].佳木斯教育學院學報，2010，06：301-302.

[3]李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經營管理者，2015，04：317.

[4]胡瓊.淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J].中國科教創新導刊，2014，07：252-253.

[5]杜巖.基于提高檔案管理科學化水平的措施研究[J].湖北函授大學學報，2015，24：83-84.