淺析取消編制后的高校人事檔案管理

李爽?吳放

摘 要：自2016起，全國各地事業單位（高校、公立醫院為主）的相關部門開始摸索人事管理不納入編制管理的銜接辦法。這意味著，我國事業單位逐步取消事業編制的工作正式啟動。因此，未來取消編制的新政必將對高校等事業單位人事檔案工作產生深遠影響。本文就如何在未來新政下更好地開展高校人事檔案工作，進行初步的探討。

關鍵詞：人事檔案管理；高校人事檔案

2016年7月22日，在人力資源和社會保障部舉行的2016年度第二季度新聞發布會上，新聞發言人李忠在介紹事業單位人事制度改革下一步工作安排時明確表示，“將研究制定高校、公立醫院不納入編制管理后的人事管理銜接辦法”。[1]這意味著，今后我國高校和公立醫院將逐步取消事業編制這一傳統的人員管理制度。

試想，隨著未來相關政策的出臺，改革措施的步步推進，必將會對我國事業單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產生深遠的影響。那么，如何快速、有效地適應高校人事檔案管理工作發展的新要求，充分發揮人事檔案的作用，以便更好的服務和促進高校各項工作的發展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰。

1 未來高校人事管理制度必將改變

由于目前各地還在對取消編制這一政策進行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國正處于政治體制改革和經濟體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應社會主義市場經濟體制。事業單位更是各項體制改革的重點區域。事業編制必將會逐漸縮小，直至消失。

盡管這一過程也許會很漫長，但是這是未來我國事業體制改革的必經之路和最終目的。一旦真正取消現有的編制管理制度，將會帶來一系列的人事制度改革。現有的體制會被完全打破，人事檔案的管理模式也會隨之改變。

2 目前高校人事檔案管理的主要模式

我國高校現階段的人事檔案，主要分為事業編制內和事業編制外兩大類。事業編制內的人事檔案由各個高校直接管理，負責人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業編制外的人員統稱為人事代理（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事代理機構保存和管理。

這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個單位的人事檔案，被人為地割裂開來進行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。

3 取消編制后高校人事檔案管理

如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應該分為兩個階段，第一階段是事業編制和非事業編制共存階段，基本等同于現在的階段。但和現在也有所不同，那就是事業編制所占比重會逐步縮小，慢慢低于非事業編制人員。第二階段是完全取消事業編制。這兩個階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。

3.1 共存階段

在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事代理機構管理。但這兩個機構之間應保持密切聯系，共同協作。因為高校的人員主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構成。日常工作中必然因為職稱評定、鑒定考核等等原因要產生大量的檔案材料。同時這些材料還會在日后的工作中因為各種各樣的原因，被不斷的重復利用。

然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內人員的人事檔案，在上交到人才交流服務機構后，各類事務都需要去服務機構辦理，例如上交材料、職稱評審等等，有些需要經過繁瑣的審批手續。[2]顯而易見，這種情況無論是對檔案管理還是相關聯的人事以及高校其他方面工作，都會不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事代理機構對其所保管的人事檔案，并非免費的管理，而是有償服務。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費。

因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事代理機構要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環節。最大化的減少因為管理機構的割裂造成的不利局面，共同促進人事檔案的管理工作。

3.2 完全取消事業編制后的人事檔案管理

高校、公立醫院等事業單位完全取消事業編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會是一個全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進行一下簡單的分析，以拋磚引玉。

3.2.1全部由高校統一管理

作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應當的。首先，人事檔案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產生，比如職稱評定、業務考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對于人事檔案的查詢利用工作，比如出國、財產繼承、親屬關系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。

目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業編制后，各個高校應成立綜合檔案館。由檔案館統一對人事檔案進行管理。早在2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。這也從法律層面對高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。

3.2.2全部由第三方代理機構管理

隨著社會主義市場經濟的不斷發展，人才流動的頻率不僅在企業很高，在高校等事業單位也不斷增加。未來取消事業編制后，沒有了編制這一桎梏，高校的人才流動會更加頻繁。人事檔案的管理難度也會隨之不斷加大。所以，可以嘗試把所有教職員工的人事檔案統一交由第三方人事代理機構進行管理。所有在本單位期間所形成的材料，統一由形成部門移交給相應的代理機構。相應的，所有的查詢利用工作，也由代理機構統一完成。同時，可以通過法律的形式，制定相應的移交和利用制度，確保所有檔案材料的完整和安全。

綜上所述，這兩種方式各有利弊。統一由高校自身管理，無疑增加檔案管理部門的負擔。況且許多高校并未設立專門的綜合性檔案館，是由組織、人事部門全權管理，專業性明顯不夠。完全交由第三方代理機構管理，從高校到第三方，中間要增加很多工作環節，效率和檔案的安全完整能否保證也是要解決的一大難題。所以，未來的人事檔案管理到底采用哪種方式，還需要各界人士不斷的進行討論和驗證。為未來的人事檔案工作打下良好的理論基礎。

參考文獻

[1]http：//www.china.com.cn/zhibo/2016-07/22/content_38915203.htm？show=t

[2]朱秀娟 高校人事代理制度的實踐與思考[J].吉林省教育學院學報 2016（12）