如何加強(qiáng)高校基建檔案管理

田甜

摘 要：基建檔案管理是高校一項(xiàng)重要的管理工作，隨著高校基建規(guī)模的不斷擴(kuò)大，應(yīng)加強(qiáng)基建檔案的管理，本文主要分析了高校紀(jì)檢檔案管理的特點(diǎn)、內(nèi)容及加強(qiáng)措施。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高校基建檔案的特點(diǎn)

（1）系統(tǒng)性。基礎(chǔ)設(shè)施檔案文件準(zhǔn)確地記錄和反映了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收階段工程項(xiàng)目施工過(guò)程。（2）復(fù)雜性。基建工程涉及多學(xué)科的知識(shí)，包括：地質(zhì)、基礎(chǔ)、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、強(qiáng)電、弱電、暖通、空調(diào)、舞臺(tái)音響、電梯、智能化、綠化、市政、消防、人防等知識(shí)，基建檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)復(fù)雜的特點(diǎn)。（3）專(zhuān)業(yè)性。高校基礎(chǔ)建設(shè)檔案文件形成的建設(shè)活動(dòng)中，進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)活動(dòng)按照專(zhuān)業(yè)分工的不同，有不同的專(zhuān)業(yè)技術(shù)內(nèi)容和方法，檔案的專(zhuān)業(yè)活動(dòng)具有明顯的專(zhuān)業(yè)特性。（4）實(shí)用性。基建檔案歸檔后，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。（5）周期性。基建工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、可行性報(bào)告研究、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收、竣工決算等階段，在這些階段中形成的資料較多。（6）廣泛性。在建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參與建設(shè)的單位各自形成的資料中同樣存在多來(lái)源的資料，決定來(lái)記錄和反映基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的全景基礎(chǔ)建設(shè)的檔案來(lái)源廣泛的特點(diǎn)。

2 高校基建檔案的內(nèi)容

高校基建檔案的內(nèi)容因不同的基建項(xiàng)目而異，通常可分為工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收文件等四大類(lèi)。

（1）工程準(zhǔn)備階段文件： 包括立項(xiàng)；建設(shè)用地、征地、拆遷；測(cè)繪勘察、設(shè)計(jì)；合同；開(kāi)工；建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘測(cè)、監(jiān)理、施工機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人等。

（2）監(jiān)理文件： 包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制、合同與其他事項(xiàng)管理等文件。

（3）施工文件： ①開(kāi)工報(bào)告；竣工報(bào)告；施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄等；施工組織設(shè)計(jì)；技術(shù)交底；技術(shù)措施；安全措施；②建筑工程： 工程測(cè)量定位記錄、建筑物沉降觀察測(cè)量記錄；圖紙會(huì)審；設(shè)計(jì)變更；技術(shù)變更聯(lián)系單；新材料施工記錄；節(jié)能保溫測(cè)試記錄；鋼材、水泥、磚等出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告；地基和基礎(chǔ)部門(mén)；主體結(jié)構(gòu)部門(mén)；建筑裝飾部門(mén)；屋頂部門(mén)等；③安裝工程： 建筑給排水及采暖分部；建筑電氣分部；通風(fēng)與空調(diào)分部；電梯分部； 建筑智能化分部；④室外工程： 室外市政施工文件、室外綠化施工文件；⑤施工驗(yàn)收文件： 竣工驗(yàn)收記錄、觀感質(zhì)量檢查記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、竣工圖。

（4）竣工驗(yàn)收文件： 竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及意見(jiàn)書(shū)、竣工驗(yàn)收記錄、財(cái)務(wù)文件、聲像、縮微、電子檔案。

3 加強(qiáng)高校基建檔案管理的有效措施

3.1 構(gòu)建完善的檔案管理平臺(tái)

高校建設(shè)檔案是歷史的真實(shí)記錄和發(fā)展高校開(kāi)展檔案管理工作的首要任務(wù)是建立一個(gè)責(zé)任明確檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。高校建設(shè)檔案工作可分為兩個(gè)方面： 一方面，負(fù)責(zé)在學(xué)校檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校檔案部、工程建設(shè)、學(xué)校各職能部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和施工單位負(fù)責(zé)人等檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)完成高校建設(shè)項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，組織，計(jì)劃，檢查等；另一方面是管理部門(mén)在每個(gè)函數(shù)，個(gè)別工程建設(shè)項(xiàng)目，以及各種專(zhuān)業(yè)工作鏈接多少組根據(jù)相應(yīng)的兼職檔案員的工作內(nèi)容文件檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集各種材料積累每個(gè)工作鏈接形式。同時(shí)，還應(yīng)該部分有針對(duì)性的組織工程管理、建設(shè)單位，責(zé)任，監(jiān)督人員檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案的意識(shí)，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)的工作效率，確保文檔是按時(shí)完成完整的文件。

3.2 高校基建檔案管理工作應(yīng)提前介入

之前，許多學(xué)院在某些建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段通常不會(huì)考慮到檔案工作，甚至一個(gè)大型基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目建設(shè)，仍然沒(méi)有人管理檔案，檔案工作直到工程驗(yàn)收階段管理、檔案工作有很多困難。因此，高校建設(shè)文件管理應(yīng)早期干預(yù)。高校建設(shè)是不同于其他項(xiàng)目，整個(gè)項(xiàng)目管理為主線，全面分別開(kāi)始同時(shí)，承包商的特點(diǎn)，建設(shè)規(guī)模，檔案產(chǎn)生更多數(shù)量、交付過(guò)程是復(fù)雜的，涉及建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察、施工和其他單位。當(dāng)投標(biāo)基礎(chǔ)設(shè)施文件收集物品應(yīng)告知施工單位的投標(biāo)，通知另一方交給的施工質(zhì)量要求和內(nèi)容文件，當(dāng)建設(shè)單位的最終驗(yàn)收，確保提供一個(gè)完整的檔案文件，確保檔案文件。此時(shí)，在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)之初，高校檔案管理部門(mén)組織和管理、檔案負(fù)責(zé)建設(shè)單位建設(shè)知識(shí)人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)檔案管理的規(guī)定、要求，知識(shí)，為了更好的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目文件收集工作。

3.3 建立健全基建工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)

高校建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等各階段，有各種各樣的載體形式的檔案，由于不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，其管理模式是相對(duì)復(fù)雜的，這需要一個(gè)明確的責(zé)任，加強(qiáng)檔案意識(shí)，建立特殊文件管理部門(mén)，配備專(zhuān)職、兼職檔案管理人員理解業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)工程施工期間的工程數(shù)據(jù)收集和歸檔工作。建設(shè)、監(jiān)理和施工單位從一開(kāi)始，必須根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，總體規(guī)劃，以適應(yīng)檔案工作全職，兼職檔案員，明確職責(zé)和要求，確保項(xiàng)目每個(gè)階段形成的數(shù)據(jù)收集、整理和歸檔的時(shí)間。建設(shè)單位，第一個(gè)建立的頭，掌握高校建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，做好協(xié)調(diào)和計(jì)劃作為一個(gè)整體，但也明顯的檔案部負(fù)責(zé)文件檔案、驗(yàn)收工作，檔案部門(mén)參與監(jiān)督、施工等等，及時(shí)歸檔工作實(shí)踐指導(dǎo)、監(jiān)督檢查，使檔案工作真正滲透到每個(gè)鏈接建設(shè)的項(xiàng)目。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)

建設(shè)項(xiàng)目檔案，應(yīng)該培養(yǎng)，宣傳人員，學(xué)習(xí)貫徹國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律法規(guī)和方法。通過(guò)教育培訓(xùn)他們能熟悉明白《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《檔案法》基本建設(shè)檔案文件管理等相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，他們明確工程檔案文件的程序、范圍及歸檔整理積累相關(guān)的知識(shí)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、要求、格式。

3.5 做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行

同時(shí)同步的進(jìn)行工程建設(shè)和基礎(chǔ)檔案文件；工程建設(shè)和檔案材料的積累，同時(shí)審批，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和竣工檔案材料驗(yàn)收同步；為了確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性、系統(tǒng)性、有效性的使用，高校檔案館的檔案和建設(shè)指揮部工作人員應(yīng)定期或不定期加強(qiáng)學(xué)校當(dāng)局和承包商的檢查指導(dǎo)，檢查材料收集完成，材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，竣工圖紙修改的基礎(chǔ)上是否可靠，圖是一致的，是否文件整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，內(nèi)容真實(shí)合法有效簽署，以及是否使用檔案工作正常有序，保持安全、檔案等檔案收集和歸檔，根據(jù)施工過(guò)程的優(yōu)先級(jí)的不同階段，縱向明確責(zé)任主體和責(zé)任階段，按照規(guī)章制度嚴(yán)格控制每個(gè)階段文件質(zhì)量的關(guān)鍵是搞好高校建設(shè)檔案管理的措施。最后一個(gè)單位工程，要求有關(guān)單位及時(shí)形成文檔的積累，在檢查符合標(biāo)準(zhǔn)的工程建設(shè)總部存檔。加強(qiáng)監(jiān)督單位負(fù)責(zé)人收集、積累項(xiàng)目施工文件的準(zhǔn)確，因此責(zé)任管理、監(jiān)督所有承包商，可以檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)公布完成任務(wù)并確保加以實(shí)施。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，校園建設(shè)規(guī)模越來(lái)越大，因此，有大量的基礎(chǔ)檔案。基礎(chǔ)設(shè)施檔案記錄的原始數(shù)據(jù)建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，既是施工及竣工驗(yàn)收、交付和使用的必要條件，和檢查工程、管理、使用、變更、擴(kuò)張，修復(fù)的基礎(chǔ)依據(jù)。因此，高校建設(shè)工作的檔案管理對(duì)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展的有非常重要的意義。

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