淺談國企改革形勢下如何做好企業檔案工作

劉志娟

摘 要：本文結合國企改革形勢下企業的運行特征，從四個不同的方面粗淺地論述了企業檔案工作如何才能適應國企改革的要求，發揮自身的作用，為企業的各項建設保駕護航。

關鍵詞：國企改革；檔案工作

隨著我國國企改革步伐不斷加快，企業開始轉換經營機制，直接面向市場，真正擔當起自主經營、自負盈虧、自我積累、自我發展的角色。在這種國企改革發展的新形勢下，企業檔案工作如何適應新形勢，順應國企改革的要求，發揮自身的作用，為企業在市場競爭中求得生存和發展，這是擺在企業檔案工作者面前一個無法回避、并且應引起深思的重要課題。

1 轉變觀念 加快步伐

國企改革新體制的建立，將企業直接推向了市場。這就給企業檔案工作帶來了新的歷史機遇，同時也給企業檔案工作提出了新的挑戰。企業檔案工作也將受到企業新的經營機制和經營管理模式的制約，伴隨著信息科學、信息技術以及其他高新技術發展，企業對各種信息的依賴程度和綜合需求越來越大。面對這些變化，企業檔案工作者要解放思想，轉變觀念，根據國企改革的變化和要求，從過去那種自我封閉、墨守成規、看庫守攤、安于現狀的精神狀態中解放出來，緊緊圍繞著企業的生產、經營、科研和產品開發等工作，不能游離企業的中心工作。改變以往“坐、等、要、靠”的思想和機械式收集的被動局面，以及重保管輕利用的檔案管理模式，樹立與國企改革相適應的市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務觀念。

企業在走向市場的過程中，急需超前信息、綜合信息，從某種意義上說，市場競爭就是信息化的競爭、人才的競爭和技術的競爭，沒有信息就沒有市場，也就沒有效益。因此，企業檔案工作要盡快從傳統方式的檔案管理向全面信息管理方向轉變，建設好數字化檔案館，在企業生產經營工作中找準自己的位置，在服務中做出自己的貢獻；在國企改革轉軌過程中，站穩腳跟；在企業生存和發展的進程中，跟上步伐，充分發揮檔案工作應有的作用。

2 加強建設 提高水平

企業在轉換機制過程的同時，也向企業檔案管理部門和檔案管理人員提出了更高更新的要求。要想更好地為企業的生產、經營等各項工作服務，除了各級領導的大力支持和各職能部門的密切配合外，還必須加強檔案管理部門的基礎業務建設和檔案管理人員的自身素質建設，提高檔案管理的整體水平。

2.1 完善制度 收集齊全

加強原始資料的收集工作，根據企業生產、經營的需要不斷增加檔案管理門類。檔案收集工作是一項重要的基礎工作，只有通過收集工作才能將分散的文件材料集中起來，實現檔案的集中統一管理，以增加檔案管理門類，豐富館藏。注重收集企業的經濟檔案，要根據企業在國企改革形勢下的運行特征，掌握企業的主要經濟脈絡，尤其是市場經營活動，以獲取第一手資料，為企業的市場競爭、產品開發等提供優質高效的服務。建立健全歸檔制度，實行企業檔案的有效控制。要建立一整套科學規范的歸檔制度，如：把文件材料的歸檔納入各單位的經濟責任制和有關人員的崗位責任制，做到沒有檔案部門的簽字認可，產品不能定型，工程不能驗收；規定檔案人員不到現場，設備不能開箱；技術人員出國考察資料、會議交流資料、外購技術資料，沒有檔案部門簽字，財務不予報銷；職工調動時檔案部門不簽字蓋章，不得辦理調離手續等等。有了這些較完善的歸檔制度，才能保證文件材料歸檔的完整、準確、系統。

2.2 人員素質 多方提高

培養和建立一支素質較高、結構合理的企業檔案工作者隊伍。檔案工作人員的素質直接涉及到企業檔案工作的質量。因此，企業檔案工作要想適應國企改革形勢下企業發展的需要，首先，檔案工作者必須具備良好的政治素質和業務素質，要有很強的敬業精神和奉獻精神；其次，知識面要寬，不僅要精通檔案專業知識，而且要掌握有關的經濟知識，熟悉本企業的生產工藝、設備情況，了解各職能部門的基本業務，掌握各類檔案的形成規律和現代化管理技能；再次，要有主動參與意識，為企業出謀劃策，超前介入，提供最新最全的信息，超前服務；最后，要有很強的綜合分析能力，不斷探索與創新。要達到這四個方面的要求，除了加強對企業檔案工作者的培訓教育之外，企業檔案工作者自身還應不斷努力，才能實現由單一型向一專多能式的復合型人才的轉變，以適應新形勢的需要。

3 參與管理 協同發展

企業檔案真實記錄和客觀反映了企業生產、經營、科研和產品開發等活動的全過程，是企業重要的信息資源，是企業資產的一部分。通過收集、鑒定、整理、保管等一系列環節，形成企業各門類檔案，反過來又為企業管理和經營決策提供完整準確、及時有效的信息資源。因此，企業檔案工作與企業管理之間存在著相互依存，相互制約，相互推動，共同發展的關系。

檔案部門參與企業生產經營等方面的管理，其自身的管理制度必須與企業其他方面的管理緊密配合，協調銜接，才能實現有效的管理。如：各項經營決策、工程建設、技改、科研、新產品開發、重要設備的購置等形成的文件材料都必須歸到檔案部門，對沒有達到歸檔要求的工程（項目）不予驗收，財務部門不予結算，科研成果不予評優，項目不能轉為固定資產。這樣可以有效地配合有關職能部門加強企業的各項管理，還可以保障企業檔案資料的齊全完整。因此，檔案工作既從企業當前的生產經營和各項管理工作出發，起到了指導、監督、控制的直接現實作用，又從企業的長遠利益和發展著想，把企業檔案作為企業的文化財富加以科學積累和安全保管，使其繼續發揮間接和深遠的作用。

4 注重開發 保駕護航

國企改革改變了企業在計劃經濟時期形成的模式，優勝劣汰的競爭機制迫使企業增大信息交流，企業檔案也形成了許多新的特點，檔案的情報價值越來越大，對檔案信息的需求量與日俱增，這就使得企業檔案工作的重心要從過去檔案實體管理和整理轉移到檔案信息的整理和開發上來。檔案的編研是企業檔案信息資源開發利用的重要方法，它是檔案工作者依據企業檔案，結合生產經營管理需要，選擇一定專題，經過研究考證，編寫或匯編成檔案參考資料，如編寫的企業年鑒、產品匯集、圖片資料匯集、科技成果匯編、基礎數據匯編、企業競爭力分析報告、檔案利用典型事例選編等等，充分挖掘檔案信息資源潛在的價值，為企業或社會提供利用。

在國企改革形勢下，要在服務思想、服務方式、開發管理、利用效果等方面有所創新。要及時收集和掌握企業各單位、各部門對檔案利用的需求，盤活“庫存”檔案，建立起多層次、多形式、多渠道的服務方式，做到：第一，提前介入，超前服務。根據企業生產、經營、科研及新產品開發等方面提供的信息，充分發揮現有檔案信息的作用，做好超前服務；第二，掌握信息，跟蹤服務。依托檔案信息、雜志期刊、互聯網等信息采集優勢，圍繞企業生產經營，提供快捷便利的高效率跟蹤服務；第三，積極參與，上門服務。采用電話咨詢、網絡聯絡、提供借閱和電子信息服務，積極參與企業的重大生產經營和科研活動，使檔案工作者了解和掌握檔案資料的形成過程，便于提供利用；第四，圍繞中心，主動服務。檔案部門應根據企業在某一時間或某一階段的中心工作，變被動服務為主動服務；第五，深入基層，現場服務。隨著國企改革不斷深入和發展，企業檔案的形成范圍、內容、過程更加豐富多彩，檔案工作更加多元化、復雜化。因此，檔案部門要跟上形勢的發展，拓寬利用渠道，做到改革開拓到哪里，檔案工作就延伸到哪里，深入到企業生產、基建、經營、市場第一線，及時提供利用服務，為企業經濟建設保駕護航。