淺談建立數字化檔案管理體系的方法策略

王俊

摘 要：檔案在社會組織變遷研究中發揮著不可或缺的作用，是十分重要的文獻，而檔案管理可以真實地反映出社會的發展與變化。目前階段，傳統的檔案管理工作受到數字化檔案管理技術的嚴重沖擊，一定程度上影響了紙質檔案管理的價值提升。在這種情況下，必須要高度重視檔案管理部門工作，實現傳統檔案管理和數字化檔案管理的協調發展，進而降低檔案管理工作失范的問題，將檔案價值充分發揮出來。基于此，文章將數字化檔案管理作為研究重點，并闡述了建立數字化檔案管理體系的有效策略，以供參考。

關鍵詞：數字化檔案；管理體系；建立方法；策略

基于科學技術的快速發展，傳統檔案管理機制與管理模式都已經難以滿足現代化檔案管理工作需求。其中，檔案管理工作也逐漸從傳統檔案管理向計算機管理方向發展，并且管理模式也更加科學合理。為此，現代多媒體技術與網絡技術被廣泛應用在檔案管理體系當中，并且有機結合現代信息管理技術與計算機技術，形成了數字化的檔案管理體系。為此，下文將重點闡述構建數字化檔案管理體系的具體方法與策略。

1 數字化檔案管理體系概述

在數字化檔案管理體系當中，檔案信息綜合管理系統與網絡信息共享系統是重要的組成部分。其中，前者主要包括數字化處理子系統與檔案信息管理、信息服務和數據庫管理子系統，而后者則主要包括了信息發布子系統與Web管理子系統[1]。從整體角度分析，可以說數字化檔案管理體系是以現代化信息技術為切入點，將檔案信息作為關鍵內容，充分利用先進且高效的開發模式而構建的具備多用戶標準的分布式檔案信息資源管理系統。

2 現階段數字化檔案管理體系的建設問題解構

因數字化檔案管理體系在我國的發展時間不長，因而始終存在不完善之處，具體表現在以下幾個方面：

第一，領導機制嚴重缺失。近年來，科學技術的發展速度不斷加快，而人們也逐漸認知數字化檔案管理機制的重要作用。然而數字化管理在我國發展時間并不長，正處于關鍵的發展時期，因而很多內容都需要不斷摸索，導致數字化檔案管理體系的系統化領導始終不完善，難以構建完善的數字化檔案管理工作機制。

第二，保障機制嚴重缺失。建立數字化檔案管理體系最關鍵的就是要有充足的管理專業人才，然而在實踐過程中，人才總量嚴重不足且結構存在一定的不合理之處，尤其是創新復合型的人才短缺。另外，在對數字化管理人才能力培養與吸納方面仍有待完善。以上都是影響數字化檔案管理機制作用發揮的主要因素。另外，在軟硬件投入方面也存在諸多不足之處[2]。當前，檔案館現代化管理的設備與設施更新速度緩慢，難以滿足社會與現代檔案發展的步伐。其中，檔案管理軟件的功能相對單一且水平不一，難以與數字化檔案管理體系發展需求相適應。

第三，網絡安全性能有待提高。在科學技術快速發展的背景下，病毒的種類也更加多樣和復雜，嚴重威脅了網絡安全。在實踐中，大部分網絡系統都會受到攻擊，而損失也十分嚴重。由此可見，數字化網絡安全的問題也是亟待解決的問題之一。

3 建立數字化檔案管理體系的有效方法策略

3.1 建立并健全領導管理機制

領導層人員應正確認知自身職責的重要作用，進一步強化對于數字化檔案管理體系建設的組織管理工作，以更好地構建具有可行性的檔案管理機制。在此過程中，將綜合檔案的數字化管理作為切入點，形成數字化檔案管理網絡，以保證系統整體環環相扣，進而增強組織領導機制功效的發揮。

3.2 數字化檔案管理體系保障機制的構建

所謂的數字化檔案管理體系保障機制，具體指的就是實現數字化檔案管理團隊的專業水平與綜合素質，在增加成本投入的基礎上，實現檔案管理服務作用的充分發揮。所以，各級領導應給予數字化檔案管理工作一定的支持，注重對于數字化檔案管理系統的資金投入，以保證專項經費的使用充足，實現數字化檔案管理體系的正常運轉[3]。與此同時，需要及時更新檔案管理工作人員知識結構，確保檔案團隊不斷注入新的活力與力量，進一步推動檔案工作的數字化與現代化發展。在培訓方面，檔案部門應當針對不同的對象與需求，采取因材施教的方式，構建具有針對性的培訓體系。在此基礎上，應定期開展數字化檔案管理講座，全面培養檔案管理工作人員的數字化管理能力，通過數字化檔案管理的培訓，不斷獲取更為豐富且先進的業務知識。

3.3 注重網絡安全管理的重要作用

在網絡安全問題方面，最重要的就是病毒防治、惡意攻擊的預防以及信息存儲與傳輸過程中的安全問題等等。其中，在防治病毒方面，需要與檔案部門實際狀況相結合，將防毒軟件安裝在工作站、互聯網網站以及文件服務器當中，以實現多層防御。在惡意攻擊的預防方面，效果最明顯的就是設置防火墻以及安全島。以功能與實現原理角度分析，防火墻技術具有一定的大眾化特征，并不會增加檔案管理部門的經濟負擔[4]。而對于安全島的設置來說，其安全程度更高，然而價格也相對較高。為了實現經濟性的發展目標，建議檔案管理部門采用防火墻技術。如果經費充足，最好采用安全島設置作為預防措施。在信息存儲與傳輸過程中，應采取加密體制，效果最理想的就是公鑰基礎設施。另外，操作系統的安全問題同樣值得高度重視，可以通過對操作系統的安全防治來達到預防的目的[5]。而在災難恢復與數據備份方案，所采取的安全措施并不能夠確保檔案館不遭受損失，因而，數字檔案管理體系恢復系統與容災系統應當有機結合靜態備份與同步備份的方式，最重要的是要事先制定應急響應的措施。

4 結束語

綜上所述，在數字化檔案管理體系建立的過程中，需正確認知其中存在的問題，并采取具有針對性的解決方法與策略才能夠將該體系的作用充分發揮出來。

參考文獻

[1]侯濤.淺談建立數字化檔案管理體系的方法策略[J].才智，2015（10）：369-369.

[2]李江霞.基于高校數字化檔案安全管理體系的研究[J].中國管理信息化，2015，18（1）：206.

[3]楊富霞.高校數字化檔案安全管理體系探索和分析[J].才智，2013（36）：137-137.

[4]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明等.新形勢下事業單位檔案管理信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2013（4）：44.

[5]于繼進.高起點定位超謀化發展全力推進住房公積金數字化檔案建設[J].山東檔案，2015（4）：69-70.