基層醫院大事記編寫與利用體會

楊秋雨

醫院大事記是記載醫院重要工作、重大事件的一種文體，真實反映了醫院各個歷史時期在醫療、護理、科研、教學、管理、重大事項等實踐活動中發生的大事、要事和新事等等，可以為醫院各項工作提供借鑒和參考，也是醫院工作的備忘錄，可以為編史修志提供可靠的依據和憑證。因此，大事記的編寫、利用在醫院的檔案工作中有著重要的地位和作用。

筆者承擔著所在醫院的大事記編寫工作，在工作中積累了一些教訓和經驗。本文試著從基層醫院檔案管理者的角度闡述工作中的一些心得與看法。

1 醫院大事記的作用

（一）首先，大事記可以為醫院工作總結、工作檢查、工作匯報、統計和上級機關掌握情況提供系統的、輪廓性的材料。它是工作查考的重要依據性資料，能給參閱者以一定的啟示和引導，為查找有關檔案資料提供線索。通過大事記可以比較完整、清晰地反映醫院的發展軌跡，便于總結經驗，研究問題，為領導和職能部門研究工作時提供參考依據。

（二）大事記具有史料價值，可以補充檔案史料的不足，是醫院工作的備忘錄。在醫院工作中，有些大事、要事沒有形成文字資料，例如，上級主管部門領導來院視察工作，醫院對外的交流活動等，也沒有存檔的材料，有了大事記就可以彌補檔案的不足。

（三）大事記可為編史、修志提供可靠材料依據。例如，筆者所在的醫院于建院60周年之際編寫了記載醫院發展歷程的畫冊，其中很多重要內容都來自于大事記等檔案資料的記述。

（四）利用大事記提供的豐富的材料，可開展對內和對外宣傳。

醫院的宣傳離不開大事記。例如，醫院簡介、歷史回顧、宣傳畫冊、宣傳片等，很多歷史資料都取材于大事記和各項檔案資料。此外，醫院大事記還為所在區域的地方志提供了不可或缺的材料。筆者所在的醫院每年根據大事記編寫并向上級政府報送材料，在區地方志和黨史編寫中發揮了重要作用。

2 基層醫院大事記編寫和利用中存在的問題

（一）記錄的事項不夠全面

醫院大事記應該包括醫療、護理、教學、科研、財務、后勤、設備、管理等各方面的大事要事。但在實際工作中，大事記往往由檔案員或者辦公室人員撰寫，由于工作內容所限，他們往往對醫院行政管理事件較為敏感，而忽略了醫療業務和其他事項，如學科建設、業務開展等，造成了大事記記錄事項的不完整和不平衡。

（二）記錄缺乏完整性和延續性

大事記缺乏完整性主要有幾種表現。一是大事記過于簡單，缺乏事件結果或者必要的展開記述，如，某科室上報的大事記寫到：“*月*日**科組織醫務人員到**處開展大型義診活動”。對組織了多少醫務人員、參加的群眾有多少，以及群眾有何反映和其他結果等均無記述，讀者無法了解活動的規模，也就無法評判此次活動的意義。二是有缺乏對大事意義的必要描述。一般來說，大事記只是客觀的記述事實，編寫者不能加上主管評論，但是，對于這一規則，有時候也要靈活掌握。例如，某大事記寫道：“*月*日我院接收*名來自**學校的臨床醫學專業實習生”。僅從這條記錄來看，作為高等醫學院校的教學醫院，接收醫學院校實習生是日常工作，無須列入大事記記錄范圍。筆者經詢問才得知，在此之前，醫院的實習生都是大專學歷的實習生，這是第一次接收本科層次的實習生，是教學工作的一大突破，故將這一情況補充進去。所以，對于某些特殊事件，必須對其意義、影響等加以客觀介紹，才能使讀者從本質上對事件有全面的認識。三是工作中經常會出現暫時沒有結果或者需要跨年度辦理的事情，這時，編寫大事記就需要注意追蹤未完成事項的結果并記錄，以免影響記錄的完整性。

（三）只記錄成績，忽略缺點和過失

筆者發現，醫院各個部門報送的大事記資料幾乎都是工作動態、工作進展及成績，但是對于過失、教訓等等卻只字不提，造成大事記無法全面、客觀反映醫院工作的全貌，降低了其存史資治的作用。例如，我院曾于某年發生過一起醫療差錯，造成了重大的經濟和名譽損失，有兩名科室負責人因此撤銷職務，但是負責醫療糾紛處理的醫務科并未將此事記錄下來，且由于檔案知識的缺乏，相關資料亦未移交檔案室，造成在后來醫院在制定相關制度時缺乏參考資料，花費不必要的人力查找該事件的前因后果。

（四）重點、特色工作不突出

在工作中，筆者發現，一些信息員對大事的記錄追求面面俱到，將一般常規性的事務也記錄下來，使大事記變成了日常工作“流水賬”，真正的要事和重點、特色工作反而難以捕捉。在匯總編寫醫院大事記使必須對這些事件加以甄別，去偽存真。

3 編寫基層醫院大事記的幾點體會

（一）明確大事記的標準和范圍

醫院工作千頭萬緒，什么樣的事是“大事”、“要事”呢？筆者認為大概有以下幾個標準：

第一、當時的意義重大、事后影響久遠。在醫院大事記中，此種類型較為多見。例如：重要的領導視察、重大的會議、重要規章制度的制定實施、重要的人事任免、基建工程、科室的建立、合并、撤銷、名稱更改、醫療護理科研工作的重要成績和成果、集體或個人獲得的區、市（局）以上的榮譽或先進稱號、醫院主要黨政領導參加的重大活動和外事活動、重要設備儀器的采購使用等等。這些事件對醫院的發展產生重大的影響。

第二、有資治和教育價值。記錄和反映醫院工作的經驗教訓、成敗得失的大事，能夠給領導和管理者提供借鑒和參考的，都可以做為大事記收錄的范圍。例如，大事記記載：某月某日，我院在全院推廣使用微信企業號“請假出差”功能進行請假，淘汰了以往紙質請假單，縮短了審批時間。此條記錄反映通過信息化手段實現了管理創新和工作效率的提高，具有資治價值。又如，某醫生由于違反社保規定，在社會上造成不良影響，使醫院蒙受了經濟和名譽損失，這樣的事件也必須記錄。

第三、具備查考的價值。有些事件的影響并不重大或久遠，但是一個具體的歷史事件，可以為修志提供史料。例如，某些部門的撤銷、重要領導和重要人士的任免或離世等。

此外，在明確上述范圍后，為了使大事記既能全面反映醫院工作和發展過程，又避免重點不突出的情況，要注意“常事不書”的原則。不管在哪個行業哪個單位，每天都會有大量的常規工作，其中不乏規模較大、較為重要的工作，但是如果一一記錄，顯然造成重復。所以在常規工作中要抓住特色、變化，沒有亮點或者新意的事件可以忽略不記。如醫院定期組織的義診活動，每次的規模、參加人員等情況都差不多，就無需次次記錄。但某次義診參與的醫務人員較多、且都是高級職稱的專家，或有其他重要人物，吸引了很多的群眾，造成了較為重大的影響，則值得記錄并將以上情況一一記述清楚。

（二）建立院科兩級大事記編寫制度，完善資料收集工作網絡

基層醫院人力缺乏，檔案管理人員身兼數職，為了突破檔案室的限制，將大事記的編寫和素材搜集延伸到全院各業務的每個角落，應當建立院科兩級的大事記編寫制度。筆者所在的醫院結合工作實際制定《信息報送制度》和《大事記報送制度》，規定每個部門設置1～2名信息員，負責黨政信息、新聞通訊和大事記材料的采寫、報送，每月報送大事記，嚴格規定報送范圍、責任部門、報送頻率，將報送數量量化，列入信息報送的積分，積分每月進行排名，并與各部門績效考核掛鉤，報送的大事記被醫院采用還有獎勵，激勵全院上下參與到大事記材料的收集與報送中來，使院、科，尤其是職能部門積極為醫院大事記的編寫提供立體的素材支撐。

同時，每年度至少舉辦一次信息員的座談會和培訓交流，提高編寫人員綜合業務素質，他們掌握大事記的入選標準、寫法，。

（三）廣辟大事記來源

由于日常工作繁雜瑣碎，檔案管理人員要養成記“流水賬”的習慣，事情發生后立即記載下來，并盡可能把細節記清楚，然后定期整理。其次，要善于從醫院的檔案、文件、報刊雜志、各科室上報的信息、通訊等報道和醫院的工作簡報、總結中捕捉相關的信息。例如，醫院的管理性文件中可以找到機構建立、重大會議紀要等情況，設備檔案可以查到重大設備的購置、安裝使用、維修等情況，會計檔案可以查到大筆資金的使用、大型項目的支出等情況，等等。

（四）注意凸顯自身的特色

大事記每個單位都有，在保證完整性、準確性的前提下，編寫大事記還要注意體現所在醫院的特色。例如，筆者所在的醫院自去年以來進入了快速發展期，引進了大量高級職稱醫務人員、購買了大量高端設備、開展了各類新技術新項目。在收集資料時，要注重圍繞醫院的發展壯大為中心展開，進行客觀的敘述，給讀者呈現出醫院真實客觀的發展歷史。

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