淺談怎樣做好事業(yè)單位檔案管理工作

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業(yè)單位各項工作的開展。面對社會新形勢的發(fā)展、新時期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業(yè)與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管等提供利用服務活動的總稱。如今社會經(jīng)濟高速發(fā)展，作為一種知識管理，檔案管理在社會發(fā)展中表現(xiàn)出來的重要性越來越明顯。各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案管理工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業(yè)單位各項工作的開展。面對社會新形勢的發(fā)展、新時期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業(yè)與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作。本文將以此為背景，對事業(yè)單位檔案管理工作的相關內(nèi)容進行分析。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 信息化水平較低

隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，信息技術已經(jīng)被廣泛應用在各項工作中，并有效提高了社會生產(chǎn)能力。但從事業(yè)單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現(xiàn)為以下幾方面：

1.信息化技術的應用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術被應用，包括edoc文檔管理系統(tǒng)、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統(tǒng)具有強大的文檔管理能力，但事業(yè)單位在系統(tǒng)應用過程中，只是開發(fā)應用了這些系統(tǒng)的基礎部分，包括檔案儲存信息登記、檔案查找等，系統(tǒng)中很多新的功能沒有得到應用，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的整體水平。

2.檔案管理人員的信息水平不高。事業(yè)單位的檔案管理人員均接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓，但是對于檔案管理系統(tǒng)，很多檔案管理人員不能熟練的對系統(tǒng)進行操作；系統(tǒng)運行過程中存在的問題也得不到及時解決，最終影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3.檔案管理體系不完善。當前很多事業(yè)單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現(xiàn)象，導致所制定的檔案管理體系不能滿足事業(yè)單位檔案管理要求，產(chǎn)生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規(guī)定展開工作，對整個檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當前管理人員在工作中不能按照相關規(guī)定將收集到的資料進行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照要求擺放，導致檔案日常管理工作異常混亂。

4.檔案室硬件環(huán)境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

2 事業(yè)單位檔案管理的對策

2.1 制定科學的事業(yè)單位檔案管理體系

對事業(yè)單位而言，制定科學的事業(yè)單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優(yōu)先制定科學的管理制度，保證各項檔案管理工作順利進行。根據(jù)上述分析，在制定事業(yè)單位檔案管理制度時需要注意以下問題：

1.應該充分分析本事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實際情況，并以此為基礎制定管理體系，確保管理制度的科學性。

2.在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結(jié)合本單位管理工作的相關要求制定管理體系。

3.要確保檔案管理制度能有效的約束各個員工的工作，并且能對領導干部的行為產(chǎn)生影響，必要時要鼓勵領導干部發(fā)揮模范帶頭作用，率先遵守管理規(guī)定，進而帶動其他人員遵守規(guī)定。

2.2 加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，在工作中，要采取自學與培訓兩種形式，一方面，鼓勵全體檔案管理人員在閑暇之余能學習與檔案管理系統(tǒng)有關的知識，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進而對整個系統(tǒng)運行做到心中有數(shù)。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓制度，為員工創(chuàng)造良好的外出學習環(huán)境，以進一步提高員工的整體素質(zhì)。

開展檔案管理人員的培訓工作，這在提高其工作能力中發(fā)揮著重要作用，也可以為事業(yè)單位未來檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學習活動，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.3 優(yōu)化管理手段——采用信息化管理

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。在信息技術高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔桿管理工作也需要積極引進新的技術與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數(shù)據(jù)庫，并將紙質(zhì)文檔中的內(nèi)容儲存到數(shù)據(jù)庫中，并按照既定的標準進行分類；在文檔檢索過程中，相關人員只需要在計算機中輸入關鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。

總之，事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理行為過程中，需要立足于單位實際情況，在充分了解單位在檔案管理中存在的問題后，提出針對性的解決措施，為全面提高事業(yè)單位管理水平奠定基礎。

作者簡介

彭欣雪（1988-），女，漢族，陜西西安，本科，陜西省地質(zhì)調(diào)查中心，辦公室科員，研究方向：檔案管理。