淺談怎樣做好事業單位檔案管理工作

摘 要：檔案管理工作是事業單位現代化管理中的重要組成部分，并對事業單位工作效率產生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業單位各項工作的開展。面對社會新形勢的發展、新時期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業與經濟社會協調發展，使檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管等提供利用服務活動的總稱。如今社會經濟高速發展，作為一種知識管理，檔案管理在社會發展中表現出來的重要性越來越明顯。各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案管理工作是事業單位現代化管理中的重要組成部分，并對事業單位工作效率產生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業單位各項工作的開展。面對社會新形勢的發展、新時期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業與經濟社會協調發展，使檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作。本文將以此為背景，對事業單位檔案管理工作的相關內容進行分析。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 信息化水平較低

隨著現代科學技術的發展，信息技術已經被廣泛應用在各項工作中，并有效提高了社會生產能力。但從事業單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時事業單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現為以下幾方面：

1.信息化技術的應用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術被應用，包括edoc文檔管理系統、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統具有強大的文檔管理能力，但事業單位在系統應用過程中，只是開發應用了這些系統的基礎部分，包括檔案儲存信息登記、檔案查找等，系統中很多新的功能沒有得到應用，在一定程度上影響了事業單位檔案管理的整體水平。

2.檔案管理人員的信息水平不高。事業單位的檔案管理人員均接受過系統的檔案管理培訓，但是對于檔案管理系統，很多檔案管理人員不能熟練的對系統進行操作；系統運行過程中存在的問題也得不到及時解決，最終影響了事業單位檔案管理的信息化水平。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3.檔案管理體系不完善。當前很多事業單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現象，導致所制定的檔案管理體系不能滿足事業單位檔案管理要求，產生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規定展開工作，對整個檔案管理工作產生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當前管理人員在工作中不能按照相關規定將收集到的資料進行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照要求擺放，導致檔案日常管理工作異常混亂。

4.檔案室硬件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

2 事業單位檔案管理的對策

2.1 制定科學的事業單位檔案管理體系

對事業單位而言，制定科學的事業單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優先制定科學的管理制度，保證各項檔案管理工作順利進行。根據上述分析，在制定事業單位檔案管理制度時需要注意以下問題：

1.應該充分分析本事業單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實際情況，并以此為基礎制定管理體系，確保管理制度的科學性。

2.在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結合本單位管理工作的相關要求制定管理體系。

3.要確保檔案管理制度能有效的約束各個員工的工作，并且能對領導干部的行為產生影響，必要時要鼓勵領導干部發揮模范帶頭作用，率先遵守管理規定，進而帶動其他人員遵守規定。

2.2 加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，在工作中，要采取自學與培訓兩種形式，一方面，鼓勵全體檔案管理人員在閑暇之余能學習與檔案管理系統有關的知識，了解本單位檔案管理系統的功能、操作方法，進而對整個系統運行做到心中有數。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓制度，為員工創造良好的外出學習環境，以進一步提高員工的整體素質。

開展檔案管理人員的培訓工作，這在提高其工作能力中發揮著重要作用，也可以為事業單位未來檔案管理工作產生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學習活動，全面提高檔案管理人員的綜合素質。

2.3 優化管理手段——采用信息化管理

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。在信息技術高速發展的大環境下，檔桿管理工作也需要積極引進新的技術與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據事業單位檔案管理的要求，實現檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉變為計算機操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數據庫，并將紙質文檔中的內容儲存到數據庫中，并按照既定的標準進行分類；在文檔檢索過程中，相關人員只需要在計算機中輸入關鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。

總之，事業單位在優化檔案管理行為過程中，需要立足于單位實際情況，在充分了解單位在檔案管理中存在的問題后，提出針對性的解決措施，為全面提高事業單位管理水平奠定基礎。

作者簡介

彭欣雪（1988-），女，漢族，陜西西安，本科，陜西省地質調查中心，辦公室科員，研究方向：檔案管理。