論總承包項目檔案管理的現有問題及解決辦法

石楊

摘 要：建筑工程總承包檔案是建筑項目全生命過程的真實再現，通過工程竣工檔案，可以完美還原出工程現場的每一個施工細節和技術要點，是項目質量鑒定的重要憑證，同時也能為以后該項目的改、擴建提供參考和依據。本文著重于對建筑工程總承包檔案的管理過程進行分析和研究，并對現有問題提出解決方案。

自中央辦公廳、國務院辦公廳發布《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》以來，中國的檔案事業從此邁上了一個新的臺階，各企事業的檔案工作開始逐漸浮出水面，走向臺前。理想的工程檔案管理過程如下：

1.業主將檔案工作納入總包合同的條款當中，對執行標準、所需套數等進行明確要求，并通過違約金的形式進行更嚴格的監管和控制；同時提供完整的歸檔范圍表及明確的組卷要求。

2.施工單位按部就班的進行資料收集工作，做到按時產生、及時驗證、準確分類、妥善保存，并于竣工后盡快按照業主要求進行組卷并移交。

但是實際情況卻往往與理想相悖。由于總包項目有歷時時間長、投資金額大、參建單位多、專業人員流動較多，人員專業素質參差不齊、項目突發情況較多等特點，對檔案的準確性、完整性、齊全性、有效性提出了極大的挑戰，目前的總包項目檔案工作看似進展順利，實際情況并不盡如人意。本人以公司所做的百余個總包項目做樣本，深入分析其生命周期內所出現的諸多問題，并提出解決方案。

1 針對建設單位

建設單位的重視程度決定了檔案工作的管理程度。建設單位首先要重視檔案工作，明確檔案工作的意義。工程檔案的主要作用是利用、借閱、維權。建設單位的檔案部門應針對自身實際情況，參考國家標準及地方標準，結合法律部門與基建部門的意見和建議，制定屬于本單位的歸檔范圍表，同時從借閱利用的角度制定組卷要求。

同時，加大從項目立項到項目竣工全生命周期的檔案管理力度。從項目立項起，嚴格按照國家要求對各個步驟進行執行，避免發生其他違規行為。在與施工單位簽訂施工合同時，將檔案工作明確納入專項條款中，對責任分工、執行標準、組卷方式、提交套數等進行明確規定，并將檔案相關工程款項列入其中，從資金角度嚴格把控施工單位的檔案工作。由于施工單位的流動性，大多數施工單位資料員都是固化的按照地方標準進行檔案的收集整理，對業主的特殊要求的組卷方式及收集范圍未必能明確，因此，業主要對施工單位資料員在進場前進行培訓，將本單位的歸檔范圍及收集標準進行宣貫。同時加強過程檢查及監督，并督促其隨時整改。

2 針對施工單位

施工單位在項目進展過程中大多數在項目進度、成本控制、項目形象上做足了功夫，對檔案工作卻沒有付出足夠的關注。施工過程中，現場產生的資料事后補簽、代簽、資料內容作假等現象屢見不鮮，更有甚者，部分資料員一人身兼多個項目部資料員身份，人不在項目現場，卻能按時交出資料，其資料可信度可想而知。最終失去檔案原本的意義。針對以上問題，本人提出幾點改進措施。

1.施工單位提高對檔案的重視水平。施工單位應在項目之初確立檔案工作責任分工，要求各專業工程師與資料員密切配合，做到資料與項目進度同步，共同完成檔案工作。

2.對資料員培訓檔案知識。首先，資料員要具備相關知識，取得資料員資格，同時還應具備相應檔案知識。檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的文獻價值有所不同，簡而言之，有價值的資料歸檔后成為檔案。因此資料員不只要會做資料，還要具備專業的檔案知識，對檔案有清晰的認識。檔案并不是應付差事的工作，而是一個具有實際意義并影響深遠的工作。若干年后，無論參建人員身處何方，檔案都是還原項目施工過程的有力憑證。因此，足夠的專業知識能夠讓資料員更切身的感覺到檔案的重要性。

3 針對供貨方

物資資料對于建設項目有著舉足輕重的地位。完整的物資資料可以完整的體現出物資的提供單位、生產單位、產品質量是否合格、進場驗收情況、使用部位及用量，并為最后結算提供有力證據支撐。但目前，很多物資的進場資料并不齊全，一是由于施工單位未收集這部分資料；二是因為生產廠家（或經銷商）并未清楚的意識到物資資料的重要性，因采購量少等原因拒絕提供。

因此，在簽訂采購合同時，必須將需要供貨方提供的資料內容及套數明確。

4 其他資料形成方

建筑施工過程中，不可避免的需要產生臨水、臨電工程，由于這部分工程事后會拆除，產生的資料也是問題頗多，漏簽、無章等現象屢見不鮮。

在項目竣工后，部分地區的供電、供水、燃氣公司提供的供電、供水、供氣資料也不能滿足準確性、完整性、齊全性、有效性的要求。在發現問題時，應及時與各家單位進行溝通協商，保證檔案的完整準確。

檔案工作是一個嚴謹的工作，尤其是總承包項目檔案，在工程質量出現問題時，任何一點紕漏都會導致責任點的劃分不明確。同時內容不準確也會對日后借閱利用造成困擾，喪失了檔案本身的價值。在總承包項目責任終身制的今天，各方更應擺正對待檔案工作的態度，提高資料的形成水平。