論總承包項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)有問題及解決辦法

石楊

摘 要：建筑工程總承包檔案是建筑項(xiàng)目全生命過程的真實(shí)再現(xiàn)，通過工程竣工檔案，可以完美還原出工程現(xiàn)場的每一個(gè)施工細(xì)節(jié)和技術(shù)要點(diǎn)，是項(xiàng)目質(zhì)量鑒定的重要憑證，同時(shí)也能為以后該項(xiàng)目的改、擴(kuò)建提供參考和依據(jù)。本文著重于對(duì)建筑工程總承包檔案的管理過程進(jìn)行分析和研究，并對(duì)現(xiàn)有問題提出解決方案。

自中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》以來，中國的檔案事業(yè)從此邁上了一個(gè)新的臺(tái)階，各企事業(yè)的檔案工作開始逐漸浮出水面，走向臺(tái)前。理想的工程檔案管理過程如下：

1.業(yè)主將檔案工作納入總包合同的條款當(dāng)中，對(duì)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、所需套數(shù)等進(jìn)行明確要求，并通過違約金的形式進(jìn)行更嚴(yán)格的監(jiān)管和控制；同時(shí)提供完整的歸檔范圍表及明確的組卷要求。

2.施工單位按部就班的進(jìn)行資料收集工作，做到按時(shí)產(chǎn)生、及時(shí)驗(yàn)證、準(zhǔn)確分類、妥善保存，并于竣工后盡快按照業(yè)主要求進(jìn)行組卷并移交。

但是實(shí)際情況卻往往與理想相悖。由于總包項(xiàng)目有歷時(shí)時(shí)間長、投資金額大、參建單位多、專業(yè)人員流動(dòng)較多，人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊、項(xiàng)目突發(fā)情況較多等特點(diǎn)，對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、齊全性、有效性提出了極大的挑戰(zhàn)，目前的總包項(xiàng)目檔案工作看似進(jìn)展順利，實(shí)際情況并不盡如人意。本人以公司所做的百余個(gè)總包項(xiàng)目做樣本，深入分析其生命周期內(nèi)所出現(xiàn)的諸多問題，并提出解決方案。

1 針對(duì)建設(shè)單位

建設(shè)單位的重視程度決定了檔案工作的管理程度。建設(shè)單位首先要重視檔案工作，明確檔案工作的意義。工程檔案的主要作用是利用、借閱、維權(quán)。建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)針對(duì)自身實(shí)際情況，參考國家標(biāo)準(zhǔn)及地方標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合法律部門與基建部門的意見和建議，制定屬于本單位的歸檔范圍表，同時(shí)從借閱利用的角度制定組卷要求。

同時(shí)，加大從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工全生命周期的檔案管理力度。從項(xiàng)目立項(xiàng)起，嚴(yán)格按照國家要求對(duì)各個(gè)步驟進(jìn)行執(zhí)行，避免發(fā)生其他違規(guī)行為。在與施工單位簽訂施工合同時(shí)，將檔案工作明確納入專項(xiàng)條款中，對(duì)責(zé)任分工、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、組卷方式、提交套數(shù)等進(jìn)行明確規(guī)定，并將檔案相關(guān)工程款項(xiàng)列入其中，從資金角度嚴(yán)格把控施工單位的檔案工作。由于施工單位的流動(dòng)性，大多數(shù)施工單位資料員都是固化的按照地方標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集整理，對(duì)業(yè)主的特殊要求的組卷方式及收集范圍未必能明確，因此，業(yè)主要對(duì)施工單位資料員在進(jìn)場前進(jìn)行培訓(xùn)，將本單位的歸檔范圍及收集標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣貫。同時(shí)加強(qiáng)過程檢查及監(jiān)督，并督促其隨時(shí)整改。

2 針對(duì)施工單位

施工單位在項(xiàng)目進(jìn)展過程中大多數(shù)在項(xiàng)目進(jìn)度、成本控制、項(xiàng)目形象上做足了功夫，對(duì)檔案工作卻沒有付出足夠的關(guān)注。施工過程中，現(xiàn)場產(chǎn)生的資料事后補(bǔ)簽、代簽、資料內(nèi)容作假等現(xiàn)象屢見不鮮，更有甚者，部分資料員一人身兼多個(gè)項(xiàng)目部資料員身份，人不在項(xiàng)目現(xiàn)場，卻能按時(shí)交出資料，其資料可信度可想而知。最終失去檔案原本的意義。針對(duì)以上問題，本人提出幾點(diǎn)改進(jìn)措施。

1.施工單位提高對(duì)檔案的重視水平。施工單位應(yīng)在項(xiàng)目之初確立檔案工作責(zé)任分工，要求各專業(yè)工程師與資料員密切配合，做到資料與項(xiàng)目進(jìn)度同步，共同完成檔案工作。

2.對(duì)資料員培訓(xùn)檔案知識(shí)。首先，資料員要具備相關(guān)知識(shí)，取得資料員資格，同時(shí)還應(yīng)具備相應(yīng)檔案知識(shí)。檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的文獻(xiàn)價(jià)值有所不同，簡而言之，有價(jià)值的資料歸檔后成為檔案。因此資料員不只要會(huì)做資料，還要具備專業(yè)的檔案知識(shí)，對(duì)檔案有清晰的認(rèn)識(shí)。檔案并不是應(yīng)付差事的工作，而是一個(gè)具有實(shí)際意義并影響深遠(yuǎn)的工作。若干年后，無論參建人員身處何方，檔案都是還原項(xiàng)目施工過程的有力憑證。因此，足夠的專業(yè)知識(shí)能夠讓資料員更切身的感覺到檔案的重要性。

3 針對(duì)供貨方

物資資料對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目有著舉足輕重的地位。完整的物資資料可以完整的體現(xiàn)出物資的提供單位、生產(chǎn)單位、產(chǎn)品質(zhì)量是否合格、進(jìn)場驗(yàn)收情況、使用部位及用量，并為最后結(jié)算提供有力證據(jù)支撐。但目前，很多物資的進(jìn)場資料并不齊全，一是由于施工單位未收集這部分資料；二是因?yàn)樯a(chǎn)廠家（或經(jīng)銷商）并未清楚的意識(shí)到物資資料的重要性，因采購量少等原因拒絕提供。

因此，在簽訂采購合同時(shí)，必須將需要供貨方提供的資料內(nèi)容及套數(shù)明確。

4 其他資料形成方

建筑施工過程中，不可避免的需要產(chǎn)生臨水、臨電工程，由于這部分工程事后會(huì)拆除，產(chǎn)生的資料也是問題頗多，漏簽、無章等現(xiàn)象屢見不鮮。

在項(xiàng)目竣工后，部分地區(qū)的供電、供水、燃?xì)夤咎峁┑墓╇姟⒐┧⒐赓Y料也不能滿足準(zhǔn)確性、完整性、齊全性、有效性的要求。在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)與各家單位進(jìn)行溝通協(xié)商，保證檔案的完整準(zhǔn)確。

檔案工作是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎绕涫强偝邪?xiàng)目檔案，在工程質(zhì)量出現(xiàn)問題時(shí)，任何一點(diǎn)紕漏都會(huì)導(dǎo)致責(zé)任點(diǎn)的劃分不明確。同時(shí)內(nèi)容不準(zhǔn)確也會(huì)對(duì)日后借閱利用造成困擾，喪失了檔案本身的價(jià)值。在總承包項(xiàng)目責(zé)任終身制的今天，各方更應(yīng)擺正對(duì)待檔案工作的態(tài)度，提高資料的形成水平。