人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的意義研究

鄭會(huì)文

摘 要：近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也應(yīng)用到我們生活中的各個(gè)領(lǐng)域，在人事檔案的存檔方面也是用到了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，人事資料的存檔對(duì)應(yīng)用人才的人才調(diào)動(dòng)起到了便捷的效果。如今社會(huì)發(fā)展是千變?nèi)f化的，人事調(diào)動(dòng)也成了經(jīng)常發(fā)生的情況。在人事調(diào)動(dòng)的過程中，資料的提取、檔案的調(diào)動(dòng)都需要使用到計(jì)算機(jī)管理，人事資料的管理也隨著調(diào)動(dòng)頻繁而變得越來越重要，對(duì)檔案資料的管理也有了越來越高的要求。由此，在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快速的現(xiàn)在，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需求，為了保證人事檔案的準(zhǔn)確性，將計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用到人事檔案的管理中，既可以提高管理人事檔案人員的工作效率，又可以為人事調(diào)動(dòng)單位提供到準(zhǔn)確的資料服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；計(jì)算機(jī)管理；意義

工作人員的檔案是對(duì)人事的姓名、年齡、性別、學(xué)歷、畢業(yè)院校、社會(huì)經(jīng)歷和社會(huì)面貌等信息都包含在內(nèi)的資料，工作人員的人事檔案可以讓企業(yè)基本的了解人事的能力和優(yōu)勢(shì)，可以方便企業(yè)對(duì)人事有一個(gè)初步的了解，來給工作人員安排合適合理的工作崗位。在人事調(diào)動(dòng)過程中應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)管理，可以對(duì)檔案進(jìn)行快速的劃分，并且計(jì)算機(jī)檔案一但生成很難再進(jìn)行更改，所以計(jì)算機(jī)管理檔案可以給企業(yè)選擇人才提供較為準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)，人事檔案更具有真實(shí)性。為了應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用到人事檔案的管理中是必然結(jié)果。

1 檔案信息化是現(xiàn)代人事工作的必要要求

自打我國(guó)成立以來，社會(huì)形勢(shì)發(fā)生了根本的改變。在加上后來的改革開放，也促進(jìn)了國(guó)企、私企等人事制度做出了相應(yīng)的完善和創(chuàng)新。一些企業(yè)人事調(diào)動(dòng)變得越來越頻繁，這就使得公司人事的信息變得越來越豐富，檔案內(nèi)容也在快速的變化更新，如果仍然堅(jiān)持原始的人工管理要想滿足企業(yè)調(diào)動(dòng)人事的檔案資料準(zhǔn)確快捷的形成會(huì)有困難，所以對(duì)人事檔案的管理迫切的需要?jiǎng)?chuàng)新出新的檔案管理手段，將人事檔案信息化是如今最好的選擇。

我國(guó)的發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新，發(fā)展速度需要加快，數(shù)字信息化已經(jīng)在這個(gè)社會(huì)中快速的興起，在我國(guó)的發(fā)展和企業(yè)的管理中應(yīng)用到數(shù)字信息化技術(shù)符合現(xiàn)代國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展方向。國(guó)家對(duì)檔案信息化也已經(jīng)表示出了很大的支持，并且也制定了相對(duì)完善成熟的法律法規(guī)來對(duì)人事檔案做出了保護(hù)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的盛行，各個(gè)行業(yè)中一套流行的管理理念也相應(yīng)的誕生，其中最耀眼的當(dāng)屬人事檔案的計(jì)算機(jī)信息化管理，它的流行不但為人事檔案管理節(jié)省了大量的人力資源，而且也給檔案的調(diào)動(dòng)和查看提供了方便。

在之前傳統(tǒng)的人力管理人事檔案的過程中，不但效率提不上去，人員條件人數(shù)也不是很充足，這就導(dǎo)致了缺員的情況也比較嚴(yán)重。與此同時(shí)，人們對(duì)檔案資料的認(rèn)知意識(shí)越來越強(qiáng)，檔案管方式也在一直不斷的改進(jìn)和完善，為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)的人力管理人事檔案資料的過程繁瑣、操作速度慢、并且檔案資料整理方面也會(huì)比較亂的不足之處，需要引進(jìn)能跟得上社會(huì)發(fā)展步伐的快節(jié)奏的檔案管理方式。其中企業(yè)的人事檔案管理部門的工作繁重，而且檔案資料的可變動(dòng)性幾乎沒有，靈活性較低，這也就會(huì)給檔案管理部門的工作人員帶來了情緒消極，工作枯燥乏味的感受，對(duì)工作失去應(yīng)有的激情和興趣，要處理檔案的接收、分類、整理、歸檔這些種類繁多的工作就變的更加困難。因此在人事檔案管理方面需要有計(jì)算機(jī)數(shù)字化的支持，將如今社會(huì)社會(huì)中已經(jīng)具有了得先進(jìn)設(shè)備充分應(yīng)用到人事檔案管理部門的工作中，來對(duì)工作質(zhì)量有一個(gè)顯著的提高，工作效率要提高也會(huì)變得不在話下。為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)治國(guó)發(fā)展戰(zhàn)略提供了必要的保證。

2 信息化管理可以保證人事檔案資料的規(guī)范性

檔案是對(duì)一個(gè)人的經(jīng)歷和能力有比較客觀的解釋，檔案資料也會(huì)需要具有一定的規(guī)范性。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理人事檔案資料可以非常便捷的就能完成檔案規(guī)范化的要求。對(duì)人事資料的檔案信息可以很及時(shí)的進(jìn)行記錄，并且記錄過程也比傳統(tǒng)的檔案管理方便很多，通過計(jì)算機(jī)的智能輸入、保存、檢索所具有的功能，來更加直觀、方便的查看干部的基本信息。一旦遇到需要查找某個(gè)特定人的檔案基本信息的情況，通過計(jì)算機(jī)的的智能處理系統(tǒng)只需要輸入員工編號(hào)或者姓名就能將想要查找的個(gè)人資料快速的篩選出來，這就省去了大部分的人力，將原來幾個(gè)人才能共同完成的工作，一個(gè)人就可以非常方便快速的完成，計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用到人事檔案為檔案管理人員的工作提高了效率。

對(duì)人事的檔案資料應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理，將計(jì)算機(jī)先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的管理中，能夠相對(duì)全面的把人事的基本情況和經(jīng)歷展現(xiàn)出來，這就又利于企業(yè)高層對(duì)人事人才進(jìn)行了解，有利于對(duì)人才的選拔和任用，讓人事的能力都用在最能發(fā)揮作用的領(lǐng)域。對(duì)人事檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理也具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。就最近的社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)而言，社會(huì)造假現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，山寨品牌層出不窮，商品質(zhì)量日益下降，大多數(shù)人對(duì)這個(gè)社會(huì)的誠(chéng)信度已經(jīng)發(fā)出了很質(zhì)疑。同時(shí)也有很多不良人事利用紙質(zhì)檔案的弊端來對(duì)檔案進(jìn)行涂改，甚至造假來掩飾自己不足和弊端，已經(jīng)有好多地區(qū)新聞曾經(jīng)報(bào)道過人事檔案造假的現(xiàn)象。曾經(jīng)有高層人士不惜花費(fèi)重金來更改自己的資料，其中山西太原質(zhì)量協(xié)會(huì)原秘書長(zhǎng)就曾經(jīng)因?yàn)橄胍獙n案資料中年齡改小兩歲而遭到媒體的曝光，也有一些高層篡改工作履歷來獲得本來自己沒有資格競(jìng)選的職位。針對(duì)上述的社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人事檔案的重視度務(wù)必要有所提高，計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用到人事檔案的管理中之后，對(duì)人事直接建立個(gè)人的電子檔案，并且將電子檔案和紙質(zhì)檔案分離保存，相互獨(dú)立的存在，并且電子檔案一旦生成就不允許人為的對(duì)其進(jìn)行更改，保證了人士資料中的出生日期、學(xué)歷、就業(yè)經(jīng)歷等信息的真實(shí)性，從而來實(shí)現(xiàn)人事檔案的可靠性，為人事選舉過程中的人事資料公布提供強(qiáng)有力的真實(shí)性和權(quán)威性，用檔案資料說話，用自身能力來證明自己適合哪些職位。再者，紙質(zhì)檔案容易受損，很難對(duì)人事的原始檔案保存幾十年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，一旦檔案出現(xiàn)破損，就很難進(jìn)行修復(fù)，所以建立電子檔案，不但可以完整的保存人事檔案資料，而且可以保證長(zhǎng)時(shí)間檔案不受損，為人事檔案的完整性提供了有利的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)的進(jìn)步是無邊界的，在高科技發(fā)展迅速的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，原始的人事檔案管理已經(jīng)不在適應(yīng)如今的社會(huì)時(shí)代需要，為了緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案的管理中，為人事檔案的管理水平提供行之有效的發(fā)展空間。

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