航天企業(yè)工程信息系統(tǒng)電子文件歸檔管理研究

◎北京海鷹科技情報研究所 黃韻潔 于偉佳

航天企業(yè)工程信息系統(tǒng)電子文件歸檔管理研究

◎北京海鷹科技情報研究所 黃韻潔 于偉佳

近年來，國家高度重視檔案信息化工作，要求提升檔案信息化在企業(yè)信息化建設(shè)中的戰(zhàn)略地位，以全過程管理的指導(dǎo)思想開展檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，其核心是實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的集成。

隨著航天企業(yè)信息化建設(shè)工作的快速推進(jìn)，各類工程信息系統(tǒng)日益涌現(xiàn)，大量的電子文件不斷形成。然而，企業(yè)對電子文件在線歸檔管理的研究及實踐相對滯后，導(dǎo)致大量電子文件長期滯留在工程信息系統(tǒng)中。與此同時，全三維研制模式的實施，將產(chǎn)生大量三維模型文件，其數(shù)據(jù)情況復(fù)雜，不僅包括三維模型數(shù)據(jù)，還包括大量關(guān)聯(lián)關(guān)系，對于其電子文件歸檔管理提出了新的挑戰(zhàn)。在此趨勢下，亟待開展工程信息系統(tǒng)電子文件歸檔管理研究。

一、需求分析

航天企業(yè)工程信息系統(tǒng)主要應(yīng)用于產(chǎn)品研制、設(shè)計、工藝、制造過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息管理，其中產(chǎn)生的電子文件主要分為文字表格類文件、二維圖紙類文件、三維模型文件，存儲方式為實體文件或數(shù)據(jù)庫文件。具有代表性的典型航天企業(yè)工程信息系統(tǒng)包括AVIDM系統(tǒng)、CAPP系統(tǒng)、TeamCenter系統(tǒng)等，各類系統(tǒng)電子文件管理流程分別如下所述。

AVIDM系統(tǒng)主要管理航天產(chǎn)品研試、設(shè)計文件，電子文件以實體文件存儲。設(shè)計人員提交電子文件進(jìn)行審批，審批最終節(jié)點為檔案室的文件審查員，審批通過的文件進(jìn)入受控狀態(tài)。

CAPP系統(tǒng)主要管理航天產(chǎn)品工藝規(guī)程、工藝指導(dǎo)文件、二維工裝圖紙等，系統(tǒng)對電子文件按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹進(jìn)行組織管理，電子文件以數(shù)據(jù)庫形式存儲，有相應(yīng)的目錄信息。工藝人員提交電子文件進(jìn)行審批，審批最終節(jié)點為檔案室的文件審查員，審批通過的文件進(jìn)入受控狀態(tài)。

TeamCenter系統(tǒng)主要管理航天產(chǎn)品三維設(shè)計文件，以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹為核心組織和關(guān)聯(lián)相關(guān)數(shù)據(jù)，三維模型文件以實體文件存儲。設(shè)計人員提交電子文件進(jìn)行審批，審批最終節(jié)點為檔案室的文件審查員，審批通過的文件進(jìn)入受控狀態(tài)。

目前，電子文件在工程信息系統(tǒng)中進(jìn)行審批、流轉(zhuǎn)，審批通過的電子文件進(jìn)入受控狀態(tài)。電子文件在線歸檔的實現(xiàn)，需要從電子文件產(chǎn)生的前端對電子文件的元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行控制，在工程信息系統(tǒng)中融入檔案管理的要求，對電子文件元數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性、有效性、可用性進(jìn)行把控并能及時捕獲。

二、全生命周期管理流程設(shè)計

電子文件具有載體與信息的分離性、對軟硬件的強依賴性等特性，需要從其生成到永久保存或銷毀整個過程確保真實性、完整性、有效性與可用性，即實行全生命周期管理。

1．設(shè)計思想

集成管理的思想包含資源集成、系統(tǒng)集成、流程集成和標(biāo)準(zhǔn)集成4個方面。電子文件信息資源的集成管理, 就是將集成管理思想應(yīng)用于涵蓋電子文件全生命周期管理的全過程，打破各工程信息系統(tǒng)之間的“壁壘”，提高信息的交融度，優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性和有效性，提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

2．參考模型

國際OAIS參考模型框架符合電子文件全生命周期歸檔管理的需求，是集合信息獲取、歸檔存儲、數(shù)據(jù)管理、訪問和發(fā)布全過程管理的信息模型，可基于此模型進(jìn)行企業(yè)電子文件歸檔管理流程設(shè)計。

3．流程設(shè)計

結(jié)合OAIS參考模型，企業(yè)各類工程信息系統(tǒng)作為信息生產(chǎn)者，按照歸檔要求組織歸檔數(shù)據(jù)，形成提交信息包（SIP），通過標(biāo)準(zhǔn)集成接口傳輸至數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗、整理和信息完善，形成存檔信息包（AIP）；通過對存檔信息包的編輯、整理，形成檔案資源的有序組織和存儲。根據(jù)信息利用者的需求，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)通過專題組織、資源視圖、知識管理等多種方式對檔案資源進(jìn)行組織，形成發(fā)布信息包（DIP），提供用戶利用。

4．歸檔過程元數(shù)據(jù)管理

元數(shù)據(jù)是描述電子文件特征的信息集合，除包含傳統(tǒng)著錄信息外，還包含文件的格式、結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、生成軟件等信息。要保證歸檔電子文件的真實、完整、有效和可用，前提是建立一個規(guī)范化的電子文件元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)。各類電子文件元數(shù)據(jù)采集應(yīng)包含以下幾個方面的內(nèi)容：

文字表格類文件包含電子文件的名稱、密級、頁數(shù)、格式、編制單位、編制者、編制日期、審批日期、文號、移交者、移交日期、電子文件數(shù)量、電子文件容量等信息。采集方式為依據(jù)歸檔接口協(xié)議，從工程信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表中提取元數(shù)據(jù)。

二維圖紙和三維模型文件包含電子文件的名稱、密級、頁數(shù)、格式、編制單位、編制者、編制日期、審批日期、移交者、移交日期、產(chǎn)品代號、圖（代）號、狀態(tài)（未定型、定型）、版本等信息。在工程信息系統(tǒng)中按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹組織的二維圖紙文件和三維模型文件，除獲取以上信息，還應(yīng)采集產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹信息，并且依據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹組織、獲取電子文件及其關(guān)聯(lián)關(guān)系信息。

三、其它相關(guān)研究

1．歸檔流程研究

一是工程信息系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的集成。

通過建立工程信息系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)工程信息系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的移交。此種方式需要在工程信息系統(tǒng)中開發(fā)數(shù)據(jù)歸檔提交模塊，將歸檔數(shù)據(jù)向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)移交；在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)檢驗?zāi)K，對接收的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗，檢驗通過后即完成歸檔，否則駁回業(yè)務(wù)系統(tǒng)重新提交數(shù)據(jù)。

二是電子文件歸檔格式。

從保證電子檔案的原始性、完整性和可提供利用方面考慮，文字表格類、二維圖紙類文件歸檔原則上應(yīng)為原格式，與電子文件相關(guān)的審批信息、歸檔目錄等在歸檔時固化為實體文件進(jìn)行歸檔；而以數(shù)據(jù)庫文件形式存儲的電子文件，脫離工程信息系統(tǒng)或相關(guān)專業(yè)軟件環(huán)境無法瀏覽，從電子檔案存儲與瀏覽的角度講，此類電子文件必須固化為可獨立存儲和瀏覽的實體文件才可以歸檔。

三是電子文件歸檔流程設(shè)計。

按批次組織數(shù)據(jù)的電子文件歸檔，流程設(shè)計如圖1所示。

按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹組織數(shù)據(jù)的電子文件歸檔，流程設(shè)計如圖2所示。

2．歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范研究

符合企業(yè)工程信息系統(tǒng)電子文件歸檔管理實際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的提出，需要綜合考察并結(jié)合國家及行業(yè)關(guān)于電子文件歸檔管理的相關(guān)要求、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，融合流程、生命周期、資源、管理、技術(shù)等多重視角，完整地反映電子文件管理的整體活動，為企業(yè)電子文件全生命周期的歸檔管控發(fā)揮指導(dǎo)作用。

企業(yè)電子文件歸檔管理規(guī)范應(yīng)從電子文件歸檔管理的全過程角度制定，包含歸檔電子文件的組織規(guī)范、傳輸規(guī)范和檢驗規(guī)范。電子文件的組織規(guī)范涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能設(shè)計、數(shù)據(jù)歸檔范圍規(guī)定、元數(shù)據(jù)歸檔要求、電子文件歸檔格式要求、歸檔清單內(nèi)容等方面；電子文件的傳輸規(guī)范涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的集成規(guī)定、數(shù)據(jù)傳輸接口規(guī)范等；檢驗規(guī)范包含數(shù)據(jù)完整性檢驗要求、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)接收檢驗功能設(shè)計規(guī)范、電子檔案信息著錄規(guī)范、電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。

電子文件歸檔管理是電子文件全生命周期管理的至關(guān)重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到電子檔案的真實性、完整性和有效性的保障，是為企業(yè)收集、積累具有寶貴價值資源的關(guān)鍵點。因此，應(yīng)當(dāng)將企業(yè)工程信息化與檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃、同步建設(shè)，以保證歸檔電子文件的真實、完整、有效和可用，實現(xiàn)全生命周期的電子文件管控。▲