漫談新時期下檔案管理質量的提高

侯亞楠

摘要：檔案管理水平的高低直接影響著檔案的壽命和利用價值，因此檔案管理工作必須實施全面質量管理，從檔案的形成抓起，使檔案管理工作的各個環節受控于質量管理，才能保證檔案管理水平的提高。面對檔案事業建設與 發展 的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。

關鍵詞：檔案管理；方法；探討

檔案全面質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。

一、檔案質量管理的要求

1、必須牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導通知必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設，因此檔案管理論文內容要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。

2、要不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規章制度，建立內部人員的制約機制

良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說，就是要有強烈的事業心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作，檔案人員業務素質的高低，對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的計劃，使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

二、檔案管理的正確方法

1 檔案庫房的設立

從總體上講不論單位規模大小，凡是檔案庫房的設立，必須檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。但應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的（首先要考慮到樓墻、板的承重性），從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。

2 制定可操作的檔案管理人員的職責

一個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質和責任心有關。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責尤顯重要。職責制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。

3 注重檔案的交接

由于檔案具有及強的延續性，檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在實際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環節。

4 致力企業檔案的信息電子化建設

我公司檔案室經過多年努力，開展了企業檔案信息電子化管理。其優勢就是以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的，為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。我們的體會是

4.1 充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。（目前，大多數基層檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用）。

5 涉密檔案的管理

大型或特大型企業的產品往往涉及到國家（企業）的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和一個企業經濟發展的成敗，關系到企業建設的進程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

5.1 涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

5.2 層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

5.3 加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

5.4 做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作 正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本企業工作的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

總之，檔案工作者肩負著歷史的職責，檔案管理論文全面闡述了提高檔案管理人員的意識，檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業的發展。實踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩步提高。endprint