醫院醫療器械檔案管理存在的問題及改進對策

李玉龍 吉林省四平市中心人民醫院

醫院醫療器械檔案管理存在的問題及改進對策

李玉龍 吉林省四平市中心人民醫院

醫院醫療器械檔案管理的工作量巨大，為檔案管理增加了很大的壓力。因此，應在查找問題的基礎上，從高度重視醫院醫療器械檔案管理工作，完善醫院醫療器械檔案管理制度，培養高素質的檔案管理隊伍等方面進行改進。

醫院醫療器械 檔案管理 改進對策

隨著科技的高速發展，醫療器械更新換代的頻率也日益加快，全球越來越多的智能化、高精密的醫療器械被普及，廣泛應用于我國各級醫療機構及各醫科院校科研活動與教學，同時成為人民群眾預防保健工作的有力保障。現代醫院高精密醫療器械數量與日增多，增加了醫療器械管理的難度。而醫院醫療器械檔案管理作為醫療設備管理中非常重要的一個環節，能保證具有高新技術的醫療器械良好的、高質量的運行，使其在醫療過程中充分發揮功能，保障患者的生命健康安全，還有助于醫院降低醫療器械購置中的資源浪費，是關乎一個醫院發展和運作的根本大事。

一、醫院醫療器械檔案管理的狀況

所謂的醫療器械，是指在診斷、治療和輔助人體疾病愈合過程中個人使用或起輔助作用的各類設備、儀器、用品、其他物品等，它同時包含在其使用過程中所必須用到的各類軟件。從大型的核磁共振系統，到醫用棉簽、醫用紗布等等都屬于醫療器械的范疇。醫療器械大體分為醫療用品與醫用材料、假肢矯形器械、醫療儀器設備、診斷用品、手術器械五類。

我們以某醫院醫療器械檔案管理的狀況作大致分析。該醫院始建于1938年，是一所集醫療、科研、教學、預防保健為一體的現代化三級甲等醫院。該醫院現有編制床位500余張，配有MRI、螺旋CT、大型DR、乳腺鉬靶機、彩色超聲診斷儀、大型全自動生化分析儀；各類腔鏡、血液透析機、高壓氧設備、中醫經絡檢測儀等，為臨床診斷及科研提供全方位保障。截止2017年6月，該醫院所有醫療固定設備資產總值合計約為10.3億，該院保存了3928份立卷歸檔的合同資料。醫用耗材正常需要使用的品種為3312種之多，醫療器械產品資料多達上萬種需要收集歸檔，涉及到的供應商資料收集也達到了400余家。隨著醫療行業的改革不斷深入和醫院的發展每年的耗材還在不斷增加，2017年上半年耗材的采購量資金為2.8億元。要使得這些醫療設備器械都建立身份檔案并做到每一份資料做到有跡可尋，醫院醫療器械檔案管理的工作量巨大，為檔案管理增加了很大的壓力。

二、醫院醫療器械檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作的重要性認識不足

醫院主要業務是對患者進行治療，所以對臨床科室各種醫療器械使用和管理業務抓得比較緊，而對于對檔案工作的認識遠遠不夠，加之檔案部門的宣傳力度也不夠，形成重業務輕檔案的思想。在醫院醫療器械檔案管理實踐中，比如，醫療設備的示意圖、服務手冊或維修指南、使用指南、操作手冊、圖紙和目錄索引等，常常由開箱人員任意將資料文件鎖入部門辦公柜中，因為醫院檔案部門或檔案人員不能參加開箱驗收，經常有文件或數據信息丟失的現象發生。一旦設備出現了故障需要維修的時候，第一手資料和原始的記錄依據缺乏，為醫院的正常醫療工作留下了嚴重的安全隱患。

（二）檔案管理制度亟待完善

醫院醫療器械現行的檔案管理缺乏一個較為完善的制度體制模式，已無法較好地適應深化醫療改革背景下的現實客觀需要。例如，醫療器械檔案管理應該由哪一個部門負責收集整理，哪一個部門負責保管利用，醫療器械登記檔案管理辦法、工作規劃、工作制度由誰來制定或監督執行等等都不很明確。對納入醫療器械檔案管理的內容沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，沒有制定統一的立卷歸檔制度。再加之有些醫院醫療器械的檔案管理工作僅僅是為應付管理而進行管理，從業人員并不固定，專用經費經常得不到保障，檔案工作發展完全看醫院領導決策層的重視程度，工作的自主權和獨立性幾乎沒有。由于檔案管理制度不健全而導致檔案收集效率不高。

（三）檔案人員業務水平不高

檔案工作的中心任務是服務，這一理論已經被普遍接受，但是在實際工作中體現的并不明顯。主要表現在從事拍案工作的檔案員在工作中得不到應有的重視，無論是在人員數量還是整體素質上都不達標，從而造成了醫院檔案工作落后的局面。現有的檔案管理隊伍人員，普遍年齡在中年以上，知識結構與工作需求不匹配，這對新時代醫院檔案從信息資源的收集到利用各個方面都造成不小的影響。檔案管理工作經驗需要長期積累，始終保持更新的狀態，這就對檔案管理隊伍提出要求，即需要一個穩定的、專業性強的、高素質職業檔案管理團隊。目前，有些醫院醫療器械檔案管理人員的知識結構欠佳、從業經驗不足、觀念滯后，尤其是對新興的檔案工作信息化手段與技術的運用基本出在認識和起步階段，分析信息的能力還不夠強。

三、醫院醫療器械檔案管理的改進策略

（一）高度重視醫院醫療器械檔案管理工作

要轉變觀念重新定位，要充分認識到檔案也是開展業務工作，明細醫療設備的憑證，是提升內部管控水平和人才隊伍建設層次的主要內容之一。醫療設備檔案規范化管理能夠為醫院領導的決策、固定資產管理、器械的采購監督、設備維護保養以及臨床應用風險評估和追溯管理提供詳細可靠的數據。首先，要重視基礎性的服務工作，在檔案咨詢、借閱查閱、副本發布、目錄印制、證據提供等服務項目中，提供優質服務，廣泛建立使用者與檔案員的和諧關系，為日后的積累、收集、歸檔等各環節工作奠定好群眾根基。其次，從領導到管理人員再到廣大醫護人員，都要有分析研究的緊迫感、責任心和精準洞察的能力。要增強開發利用意識，使檔案的開發和利用更廣泛和深入進展，促進醫院醫療器械的檔案資源發揮更大的價值。

（二）完善醫院醫療器械檔案管理制度

醫院醫療器械要以醫療體制改革為契機，適時調整檔案部門的管理職責和任務，根據醫院檔案管理工作的專業職能、工作特點設計總體目標、規劃階段工作，從整體上繼續加強檔案規范化、制度化建設，并將其延伸拓展到醫院醫療器械管理的各個環節。比如，購置資料檔案、商務資料檔案、醫療設備隨機資料檔案以及使用維護資料檔案等，與各項業務工作緊密結合，制定出一整套系統科學、易于操作和考核的檔案管理工作規范。

結合醫院醫療器械檔案管理工作的實際情況，需著重加快以下幾項制度建設的步伐。一是歸檔和存檔制度。醫院醫療器械應明確定義文檔案文件的歸檔時間、范圍和程序。醫院各部門應當根據檔案管理的有關規定，在規定時間內將相關資料轉移到檔案。二是保管和保密制度。三是利用制度。檔案利用制度應當規定檔案借閱的權限、手續、時限和檔案實體的安全保護。

（三）培養高素質的檔案管理隊伍

醫院應加強醫療器械檔案管理人員的再教育，建立常態化的人才培養機制。要針對目前的人才梯隊情況，給予足夠的經費支持，擬定科學的人才培養方案。加強宣傳，營造良好的學習氛圍，每季度或者半年開展一次檔案培訓，可以通過內部課程講授或外部交流學習等方式，不斷拓展檔案工作的視野和知識結構，促進檔案工作者能主動適應角色轉換，以職業化的水準促進醫院檔案工作的水平再上新的臺階。

要以醫院檔案實際工作為基礎開展業務培訓，如：職業培訓，新職位主要是學習基本的培訓文件；對有潛力的員工進行創新性教育培訓，或可與檔案專業的高等院校聯系，爭取到檔案管理員在職進修的機會，提高管理水平和技能，同時還要對檔案人員自學的好現象予以大力鼓勵，促進檔案人員在職學習，鼓勵他們以新想法去擁抱新技術，并使用它為檔案收集利用服務工作。

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