計算機審計中如何獲取真實完整的電子數據

盧學英

摘要： 計算機審計是數字化社會的必然產物，利用現代審計工具是審計工作面臨的機遇和挑戰，利用計算機信息系統對電子數據進行檢查，使審計作業方式發生了根本性變化。計算機審計在給審計工作帶來方便快捷以及彌補傳統查錯糾弊不能實現的缺陷外，也對審計人員的知識結構和業務技能提出更高要求。獲取必要和充分的電子數據，是開展計算機審計的基礎性工作。本文分數據采集、數據清理、數據轉換、數據驗證四個階段，介紹保證電子數據真實完整準確的方法。

Abstract： Computer audit is the inevitable product of the digital society， and the use of modern audit tools is opportunities and challenges. To check electronic data by the computer information system， has made a fundamental change in the audit work. Computer audit has not only brought convenience to the audit work and made up for the shortcomings of traditional error correction modes， but also put forward higher requirements on the auditor's knowledge structure and business skills. To obtain the necessary and sufficient electronic data is the basic work to carry out computer audit. This paper introduces a method to ensure the integrity and accuracy of electronic data from four stages of data collection， data cleaning， data conversion， data validation.

關鍵詞： 信息化建設；現代審計工具；數據采集；數據清理；數據轉換；數據驗證

Key words： information construction；modern audit tools；data collection；data cleaning；data conversion；data validation

中圖分類號：F239.1 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）20-0205-02

0 引言

隨著大數據以及電算化和信息化的發展，財務會計管理軟件的應用趨向普及，使審查大量紙制資料的傳統審計方式逐漸轉變為對電子數據的審查上。信息化給審計工作帶來挑戰，傳統的查錯糾弊手段不再奏效，審計的業務范圍和內容從傳統的財務報表或其他管理方面的“有形”信息擴大到信息處理系統的安全性、完整性及其內部控制等“無形”的技術領域。

被審計單位所提供電子數據的真實性、正確性和完整性是事關具體審計業務走向的基本條件，因此，對電子數據等會計信息的進行必要的辨別和界定是審計人員完成審計項目的基本環節，也是確保審計質量的基礎。

1 電子數據真實、準確、完整的重要性

開展計算機審計的基本流程是獲取必要和充分的信息，建立被審計資料數據庫，建立審計中間表、分析數據、延伸查實和審計取證，采集、轉換、清理電子數據是開展審計工作的基礎性工作，數據的質量直接影響審計目標實現，同時也對審計成果利用，審計資源整合提供基本信息來源。

1.1 導入真實、準確、完整數據是開展計算機審計的基礎工作

為保持審計的獨立性，審計人員一般不直接使用被審計單位的計算機信息系統進行查詢、檢查，而是將有關數據導入自己的計算機系統上，再利用審計軟件進行查詢、分析。因此導入真實準確完整的信息是開展計算機審計的基礎工作，數據的真偽虛實直接影響審計結果。

1.2 加工完成的數據質量直接影響審計目標

審計目標不同決定了審計數據的范圍和要求不同。審計人員面對“海量”電子數據時，不能完全下載和轉換電子數據，要有的放矢，篩選出適合審計范圍、滿足審計要求的數據，這就需要對導入的數據進一步轉換清理，保證加工完成的數據真實、準確、完整是進行審計分析、查詢的前提，是實現審計目標的先決條件。

1.3 真實、準確、完整數據能夠提高審計成果利用效果

審計信息化的未來發展方向是大共享時代、大數據時代，數據整合、模式轉型、業務整合等信息技術將被高度利用，信息資源將被高度共享，那么被審計單位的數據信息和審計結果將打破目前各自封閉的狀態，實現數據互聯互通、共享和互融，審計效率將會大大提高。真實、準確、完整數據就會在審計成果利用做出巨大貢獻。

2 如何確保電子數據的真實性、準確性和完整性

2.1 在數據采集階段，要確保獲取真實完整電子數據

審計人員要在獲取電子數據時要關注以下幾點：

一要關注電子數據的存儲狀態。存儲的數據是否處于常態的獨立、合理、科學、合法的狀態，有無改動的痕跡。

二要關注電子數據的運轉狀態。儲存的數據是否在系統啟動及監控中運轉，與上級主管機關及下屬單位的數據銜接是否處于正常、關聯、匹配、協調的狀態。

三要關注電子數據的生成狀態。存儲的數據是否有人為的意識，可以監督被審計單位有關人員的現場操作，追索其電子數據與所依賴的系統的生成過程及相關關系。

2.2 在數據清理階段，要確保電子數據的正確性和完整性

數據清理是計算機數據審計中的重要一環。由于被審計單位數據來源種類繁雜，往往會存在不少數據質量問題，這些問題的存在將直接影響后續審計工作所得出的審計結論的準確性。

一是數據值缺失。具體工作人員在對多條連續記錄中存在的相同數據值進行錄入時，往往會只錄入第一條記錄的數據值，而省略錄入以下記錄的相同數據值，導致數據不完整。二是數據表中的空值影響。被審計數據中常常會存在部分數據值為空的現象，在進行數據分析時，原始數據為空的記錄值并不等同于“0”，不能參加分類匯總、比較大小等分析，在數據處理過程中會被遺漏掉，影響數據分析結果的準確性。三是冗余數據的影響。審計人員采集到的數據中存在大量原本沒有使用和存儲輔助信息的字段和記錄。這些字段和記錄是多余的，沒有任何意義。大量冗余數據不僅占用硬盤空間，而且還會降低數據操作效率。四是數據值的定義不完整。

因此數據采集后，審計人員必須對從被審計單位獲得的原始電子數據進行修改錯誤值、替換空值、消除冗余數據、保證數據值落入定義區域等數據操作，以提高數據質量，為下一步的數據轉換做好準備。常用的數據清理工具有EXCEL表、SQL語言、Access、《審計數據采集分析2.0》軟件等。

2.3 在數據轉換階段，要確保電子數據的完整性

由于被審計單位信息系統各式各樣，就會帶來數據不一致的問題。比如字段“日期”在A應用中的格式為“YYYY-MM-DD”，在B應用中格式為“MM/DD/YY”；再如字段“月折舊額”在A應用中表示用直線折舊法提取月折舊額，在B應用中表示用加速折舊法提取月折舊額，等等。所以要通過日期時間格式、數據類型、代碼等方式轉換數據，從而供審計軟件進行數據分析。

另外，由于審計目的的不同，審計數據的范圍和要求也不同，這就要求審計人員選取一定范圍的，滿足一定要求的審計數據，有必要對采集的數據進行轉換，為提高數據分析效率奠定基礎。

2.4 將審計數據驗證貫穿于以上三個階段

為了避免假賬真審以及數據在采集轉換過程中的發生遺漏和破壞，審計人員在完成每一步數據操作后，必須進行數據驗證，從而確保數據真實、正確，提高數據采集轉換質量、降低數據采集轉換風險。

2.4.1 審計數據采集階段的驗證

首先為了確保數據采集工作準確有效，在審計數據采集之前要進行數據庫的創建日期、數據總量、數據內容等方面的驗證。然后，要通過技術性和業務性兩方面對采集到的數據進行確認，排除失誤和遺漏。

通過采取檢查借貸是否平衡、順序碼是否斷號、重號等方法，排除電子數據從一臺計算機轉移到另一臺計算機、從一個信息系統轉移到另一個信息系統時可能產生遺漏和失誤，確保電子數據是對被審計單位實際經濟活動的真實反映，排除被審計單位有意識隱瞞部分數據的可能性。

2.4.2 數據清理和轉換過程的驗證

為了確認數據清理轉換工作沒有損害數據的正確性和完整性，必須針對轉換前存在的數據質量問題和轉換要求逐一核對，通過變量核對法、記錄數驗證法、業務規則驗證法等手段，保證數據清理轉換過程沒有出現新的錯誤。采用數據轉換工具、SQL語言等技術方法進行轉換操作過程中，每一步轉換工作都有可能影響到數據的完整性，有必要對這一階段的數據進行驗證?？梢酝ㄟ^核對賬表、賬賬總金額法、檢查借貸是否平衡、驗證字段值之間的勾稽關系等方法進行驗證，以保證數據完整性。

審計人員在獲取被審計單位的電子數據后，時常都會遇到種種問題，作為審計人員來說，只能針對不同的問題，摸清情況、深入分析研究，時時鍛煉自己獲取電子數據的能力，才能順利、有效地開展計算機審計工作。要具體問題具體分析，全方面進行研究，找到問題的突破口，力爭逐步還原或找到全面、完整、正確的電子數據。進行深入分析，導出具體問題，尋求解決之道，力爭把電子數據文件加工成為可供審計使用的有效數據。

參考文獻：

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