優化辦公管理的研究與思考

桂梓

摘 要： 辦公管理效率直接影響企事業單位的發展質量，只有采用高效的辦公管理方式，才能促進企事業單位的穩步前進。當前企事業單位的發展越來越注重效率，只有保證辦公管理的高效部分，對辦公管理中的問題進行探索改革，才能滿足企事業單位發展需求，實現超越自我的辦公管理。

關鍵詞： 辦公管理；基本原則；優化措施

當前傳統的辦公管理方式已經不能滿足現代企事業單位發展的實際需求，應當杜絕傳統浪費時間、人力、物力的辦公方式，根據現代化的企事業單位發展需求，研究辦公過程中遇到的新問題，全面提升辦公的效率和質量。

1.優化辦公管理的意義

1.1提升辦公管理效率

優化辦公管理工作，不僅可以優化配置辦公資源，而且可以提高辦公效率，滿足企事業單位的發展需要。當前優化辦公管理的主要目的在于提升辦公管理水平。首先，實現信息化的辦公管理，借助信息技術可以減少不必要的辦公程序，快速傳遞工作信息，使原本復雜的公務辦理簡單化。其次，可以實現公務信息的共享，有助于協同各個部門共同運作，同時可以拉近各部門之間的關系，促進部門之間進行密切的合作，這有助于提高企事業單位的整體辦公效率。第三，優化辦公管理，可以提高辦公的標準化，大幅提升公務處理質量，實現在崗位劃分基礎上高效辦公。可以說優化辦公管理是現代公務處理的必然要求。

1.2降低辦公成本消耗

著力分析企事業單位當前辦公過程中存在的問題，節省不必要的辦公環節，可以提高辦公效率，有效降低辦公成本，實現在節約開支基礎上的綠色環保辦公。首先，采用現代化的辦公管理方式，轉變公務的日常運作方式，可以極大的減少對傳統辦公用品消耗，有助于節能環保，同時有助于使更多辦公資源得到優化使用。其次，優化辦公管理方式方法，可以提高辦公的安全性，解決辦公過程中因為操作不當或操作繁瑣帶來的泄密或者文件丟失等問題，極大的提高了辦公的可靠性。第三，優化辦公管理可以直接減少辦公費用，減輕辦公人員的工作壓力，可以更好的發揮辦公人員的聰明才智，從而激發出辦公人員的活力。

1.3優化辦公管理目標

優化辦公管理工作，主要目的在于實現既定的辦公計劃，實現企事業單位的高效運轉。可以說辦公是工作計劃的具體落實環節，只有建立起高效集約、資源共享的辦公體制，才能實現辦公資源的優化配置，形成完善的辦公機制，助推公務順利完成，全面提高企事業單位運轉效率。首先，優化辦公管理意味提升辦公的具體標準，這樣可以更好發揮辦公人員的潛質，有助于調動集體的力量，助推機構的整體水平上升。其次，優化辦公管理可以推進機構整體的建設，有助于形成超越以往的綜合型辦公體系，進而實現了資源的進一步優化配置目標。第三，優化辦公管理，還可以形成新的辦公制度體系，解決傳統辦公管理的問題，推進企事業單位辦公水平的整體上升和能力的不斷增強。

2.優化辦公管理的原則

2.1統籌規劃原則

實現企事業單位優化辦公管理目標，必須制訂完善的辦公管理發展計劃，在全面深刻了解企事業單位辦公管理問題的基礎上，沿著企事業單位辦公管理發展的趨勢，進行辦公管理的優化。首先，制訂符合企事業單位發展戰略需求的辦公管理規劃，使辦公管理優化符合企事業單位發展的整體需求，對辦公管理發展目標有合理定位，形成有效的辦公管理頂層設計。其次，找準辦公管理優化的努力方向，認清辦公管理的重難點問題，按照分類實施的策略，加強對辦公管理優化的統籌規劃，對能夠即刻整改的要立即整改，對不能有效解決的問題要在時機成熟時進行解決。第三，注重優化辦公管理時效性，著力處理好辦公優化管理與企事業發展保密，資源優化配置，部門關系協調性方面的問題。

2.2整合強化原則

優化企事業辦公管理工作，實質上就是發揮辦公管理工作的優勢，提升企事業單位各部門辦公管理的弱項，促進企事業單位內部各部門之間的協調運作。首先，要在全面分析企事業現有辦公資源和辦公條件的基礎上，根據辦公職能和客觀需求，對辦公資源進行優化科學的配置。其次，實現對辦公資源的充分整合，按照企事業單位的發展規劃，對現有部門的職能和責任，以及辦公的具體運行程序進行全面科學的劃分，這樣才能找準改革的方向，實現強強聯合，有效消除企事業單位辦公過程中的薄弱環節。第三，建立起快速流動的數據信息流，發揮出信息的傳遞作用，引導各部門對信息進行科學加工，提升辦公的實際效率。

2.3循序漸進原則

促進企事業單位辦公優化管理工作，必須按照循序漸進的基本原則，在良好契機的推動下使用小步快跑的方式進行。首先，要保證企事業單位的整體穩定性，要注重發揮低層辦公人員的效率，同時對整體的辦公制度進行科學規劃。其次，要保證核心業務和重點工作的穩定性，切勿因為探索性的改革影響企事業單位的整體辦公效率，要在科學論證的基礎上進行具體的優化管理實踐工作。第三，要采用試驗態度，先在小范圍進行必要的改革，然后在更大的范圍推開，同時做好辦公優化管理的宣傳解釋工作，這樣才能保證辦公管理優化順利進行，減少辦公優化管理的阻力。采用循序漸進的原則，可以減少辦公管理的強力振蕩，可以達到潛移默化的改革目的，也是企事業單位最有效的優化辦公管理方式。

2.4保障安全原則

優化企事業單位辦公管理效率，必須按照保障安全原則，研究如何提高辦公管理的安全性，具體做以保證信息傳遞的安全性，保障公務人員的工作質量，保證正確處理效率與質量的關系。首先，要研究標準化的辦公標準，要提高標準推行的適應性，要了解現行管理制度與管理目標存在的差距，要制訂科學的優化辦法，這樣才能降低優化辦公管理的成本。其次，要正確處理安全與發展的關系，要重點保證企辦公的可靠性和穩定性，要采用實用性強，易于接受推廣，符合企業和絕大多數基層工作人員需求的辦公優化方式，要著力把企事業單位員工從繁重的工作中解放出來。第三，建立起不同層次的辦公管理安全體系，全面保障信息和公務應用安全，在提高效率的同時，全面提高辦公質量。

3.優化辦公管理的策略

3.1開發先進的辦公管理系統

優化企事業單位的辦公管理，必須按照信息化的發展趨勢，在企事業推行先進的辦公管理系統，著力運用互聯網和先進的軟件來提升辦公管理效率。首先，研究企事業單位的辦公需求，完善企事業單位辦公管理構架，建立層級制的辦公管理系統，充分實現借助網絡傳遞辦公信息，解決辦公中的難題。其次，優化區域性功能，根據不同部門的工作需求，在辦公系統中開辟專門的公告區域和信息交流區，同時滿足各部門的整體工作要求。第三，實現后臺的大數據監控，由專職部門和人員對辦公情況進行整體分析，著重提供安全服務，以及糾錯服務，針對辦公系統的進行情況提出分析匯總意見，找出優化管理改革的方向。

3.2提升辦公管理控制力

只有從宏觀的角度對企事業單位的辦公管理情況進行分析，才能提高對日常辦公的控制力，解決好辦公過程中存在的實際問題，全面提高辦公的效率。首先，領導要從具體的事務中抽身出來，要制訂出宏觀的辦公管理制度，并注重根據實際工作的進展，極大的優化辦公管理制度。其次，注重使用共享性的辦公管理手段，要結合使用正式的辦公方式和非正式的辦公方式，要積極調動廣大員工進行辦公管理優化的積極性。第三，降低不必要的辦公管理成本，盡量的減少異地辦公的行為，這些可以有效的節省差旅費等費用，要依靠現代化的管理方式實現有效的管理。

結論：做好企事業單位的辦公管理工作，必須從企事業單位的實際情況出發，采用專業化的管理模式，全面履行好企事業單位發展的戰略決策，實現辦公管理的規范化、科學化和制度化目標，解決辦公管理中的問題。■

參考文獻

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