信息化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用

張大偉

摘 要：信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。本文就信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及重要意義進(jìn)行了分析，并提出相關(guān)對(duì)策，最后就信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用進(jìn)行全面闡述，從而使我國(guó)的檔案信息管理更加完善，為檔案管理工作創(chuàng)造有利環(huán)境。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案；應(yīng)用

引言：

現(xiàn)代化信息技術(shù)是以微電子學(xué)為基礎(chǔ)，對(duì)聲音、圖像、文字及各種傳感信號(hào)等信息進(jìn)行處理的技術(shù)。現(xiàn)代化信息技術(shù)正以其快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)，深刻地影響著我們的工作和生活，同時(shí)也加快了社會(huì)信息化的步伐，世界各國(guó)都搭載信息化快車以提升國(guó)力。在我國(guó)信息化建設(shè)規(guī)劃的指引下，檔案工作以其基礎(chǔ)性和事半功倍的成果性成為各行各業(yè)提升基礎(chǔ)管理能力的關(guān)注焦點(diǎn)。越來越多的檔案學(xué)者以電子文件的產(chǎn)生為起點(diǎn)對(duì)檔案信息化管理的方方面進(jìn)行探討；越來越多檔案工作者在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，勤于交流，不斷推動(dòng)檔案信息化管理水平的提高。

一.信息技術(shù)對(duì)檔案工作的影響

20世紀(jì)90年代以來，全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息化浪潮，信息技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，整個(gè)社會(huì)信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，電子文件應(yīng)運(yùn)而生。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一，它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理帶來了前所未有的沖擊。

（一）檔案管理理念的變化

隨著信息時(shí)代的到來，封閉保守的傳統(tǒng)檔案管理理念受到了挑戰(zhàn)，檔案館不應(yīng)該再是簡(jiǎn)單的實(shí)體保管員，而應(yīng)成為概念、知識(shí)的提供者。只有從思想上正確認(rèn)識(shí)檔案館當(dāng)前的社會(huì)使命，確立正確的指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)從行政手段向依法管理轉(zhuǎn)變，檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，手工管理向技術(shù)型管理轉(zhuǎn)變，單一服務(wù)向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需要。

（二）檔案管理方法的變化

檔案工作多年來采用傳統(tǒng)的手工分類方法，一份材料歸屬什么種類常常存在著一些主觀因素。近年來，雖然采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，但也只是采用電腦進(jìn)行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質(zhì)的飛躍，造成檔案管理效率偏低。現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，必將大大促進(jìn)檔案工作質(zhì)量與效率的提高，促進(jìn)檔案的深度開發(fā)與運(yùn)用。

（三）檔案工作對(duì)象的變化

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，有一套規(guī)范的工作流程及方法、原則。而應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存儲(chǔ)到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。歸檔范圍也不能只是具有保存價(jià)值的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

二.檔案信息化管理的重要意義

（一）適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)

檔案信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。它可使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，為企業(yè)打造一個(gè)全新的管理體制。重建企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)。

（二）現(xiàn)代社會(huì)不可缺少的工具

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年部分文檔損失而擔(dān)憂。由丁檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔半板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。

（三）確保歸檔文件的完好無缺

實(shí)行電子文件的“全程管理”，每當(dāng)文件形成時(shí)就想到檔案。業(yè)務(wù)文件和檔案是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA中形成的，目前的“文件管理與檔案管理一體化”的信息系統(tǒng)，其實(shí)就是僅僅將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)而已，如果辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口制作不好，OA產(chǎn)生的電子文件不能全部導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。因此，歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可讀性要在文件生成階段就加以控制，實(shí)現(xiàn)OA環(huán)境中的文件檔案一體化管理，要求將文件工作和檔案工作一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切過程和處理情況，即實(shí)現(xiàn)前端控制。

三.信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用

（一）檔案信息統(tǒng)一規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)的目的，是為了將檔案信息資源集聚和整合起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大公民服務(wù)。為此，檔案信息管理工作在當(dāng)前新一輪深入發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)刻，必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，克服各自為政。把握適合檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的基本原則，才能卓有成效地開展檔案信息化的各項(xiàng)工作。堅(jiān)持以檔案信息開發(fā)利用為中心，文檔管理一體化、雙軌制、確保網(wǎng)絡(luò)安全等原則。

（二）數(shù)字檔案信息管理

在傳統(tǒng)的檔案館管理中，其服務(wù)手段、質(zhì)量、信息加工的深度等各個(gè)方面都無法像數(shù)字檔案一樣可以使利用者不受空間、時(shí)間和數(shù)量的限制，從而能快捷、準(zhǔn)確的完成各類檔案信息資源的查閱工作。數(shù)字檔案可以充分的利用網(wǎng)上的信息，所以數(shù)字檔案的信息資源較為傳統(tǒng)檔案管理在信息上更加豐富，利用上更加方便快捷。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研上作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

（四）培養(yǎng)人才提升質(zhì)量

我國(guó)的檔案行業(yè)中專業(yè)人才較少，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，在檔案信息化建設(shè)中，單一的掌握檔案的專業(yè)知識(shí)已無法適應(yīng)信息化技術(shù)的需求，在檔案的信息化建設(shè)中還需要熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)手段，從而滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的需求。檔案部門應(yīng)廣開門路，對(duì)人才進(jìn)行引進(jìn)和培養(yǎng)，建立起一支現(xiàn)代化的檔案信息建設(shè)人才，從而保證檔案信息建設(shè)的順利開展。

首先，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，使其熟悉的掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并對(duì)數(shù)字化、信息化等管理知識(shí)有一定的了解；其次，要與各科研院所建立聯(lián)系，以各種形式加強(qiáng)合作和交流工作，從而為檔案從業(yè)人員提供接受再教育的機(jī)會(huì)，使其能及時(shí)的對(duì)新技術(shù)和新知識(shí)進(jìn)行了解和掌握；最后，要做好人才的引進(jìn)工作，特別是對(duì)于一些復(fù)合型人才的引進(jìn)工作要加大力度，為其提供良好的工作環(huán)境，從而加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

結(jié)語：

總之，隨著社會(huì)的進(jìn)步、檔案信息的多元化，檔案服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)涵、服務(wù)方式也發(fā)生了很大的變化。在這種新形勢(shì)下，要求檔案管理工作人員用科學(xué)發(fā)展觀來提高自我認(rèn)知水平，與時(shí)俱進(jìn)，不斷開拓創(chuàng)新，利用信息化技術(shù)去武裝自己，提高檔案管理的綜合素質(zhì)，使得檔案管理工作可以更好的為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。