企業基建檔案收集工作的難點與對策討論

徐晶

摘 要：隨著各個行業的快速發展，相關部門的管理能力和綜合水平也有了很大的提高，特別是在電力基建工程中，對項目的檔案收集和管理工作也在不斷的完善。但是在實際的基建管理工作中，由于電力基建工程涉及的資料、人員、設備等復雜多樣，要做好基建檔案管理和收集工作，提高管理水平。本文通過分析基建檔案資料收集和管理的現狀，提出了幾項完善檔案收集和管理工作的措施，希望能夠為相關行業人員提供參考。

關鍵詞：基建；檔案收集；現狀；措施

在進行基建檔案收集和管理的過程中，為了保障資料的完整性和系統性，需要對涉及到的各種資料進行全面的歸納收集，同時還要確保資料收集工作的質量和效率，只有這樣才能提高基建檔案的綜合價值。由于基建工作的復雜性和特殊性，各部門對檔案工作重視程度不高，工作方法也缺乏有效的創新，各種限制因素直接影響了基建項目檔案管理工作的順利發展，所以必須加強對該方面工作的研究，為基建行業的發展創造條件。

一、基建檔案收集與管理的現狀

隨著我國經濟的高速發展，建設工程項目的規模逐漸擴大，對工程的綜合要求越來越高。基建檔案收集和管理工作作為建設工程的重要環節，其水平與基建行業發展有著緊密的聯系。然而，通過對實際運行情況的分析發現，目前我國施工單位在基建檔案收集和管理方面的重視程度明顯不足，特別是在做檔案資料收集的環節存在敷衍了事的思想，并且缺乏對檔案資料內容的嚴格審查，為后期工作增加了不少的難度。與此同時，由于從事基建檔案收集和整理工作人員的態度和專業能力直接關系著基建檔案管理的綜合水平，所以要注重對基建工作人員的培養。除此以外，基建檔案管理人員也是開展好基建工作的重要組成部分，他們的工作態度和重視程度以及對相應的基建檔案管理制度的制定、執行情況也是關系基建檔案工作完善程度和質量水平的重要因素，如果其缺乏對基建檔案管理工作的正確認識，就難以確保基建檔案工作的完整性，從而難以有效提升基建檔案的綜合利用價值。

二、提高基建檔案收集管理水平的有力措施

（一）加強對各個環節的有效控制

在基建檔案資料收集的過程中，要堅持高質、高效、完整的原則，并且在規定的時間內采取針對性的對策，對相關的檔案資料進行收集。具體可以通過以下幾個方面開展：1、堅持基建檔案管理工作的“四步走”原則，也就是要堅持項目的準備和檔案建立同時開展、堅持在項目進行過程中進行檔案的收集和積累、在進行項目交工驗收的時候注重對檔案資料的驗收、加強對項目采購、簽訂、施工等環節的檔案資料管理；2、注重對相關檔案管理網絡的健全，建設施工單位應該對各個部門或者監理機構等的基建檔案資料的收集和管理進行重點監督，明確相關的負責人，由專門的負責人員進行檔案資料的整理和歸納，并且可以將該崗位工作人員的工作情況與工資掛鉤，進行全面的責任考核，對表現優秀的人員予以獎勵，對出現問題的職工則按照規定予以懲罰；3、在各個基建項目申報開始的時候，主要負責的單位就應該針對檔案管理方面設定專門的工作人員，深入各個基建基層，通過對基建基層檔案工作的控制和管理，提高基建檔案收集的水平；4、項目調度會議不僅僅要求項目建設主要負責人員參加，還要倡導檔案管理工作人員參與進去，做到能夠對項目進展情況有著實時的了解，同時通過會議可以將各環節的技術文件及時傳輸給施工單位，通過這種方式，可以提高檔案資料的質量。與此同時，檔案收集管理人員還可以通過項目調度會，強化檔案中照片、聲像等環節，及時的對此類檔案進行強調和收藏。通過對收集的檔案資料全面的分析和整理，能夠方便工作人員盡快的發現基建工程中的問題，盡早解決，避免出現嚴重的錯誤。

（二）加強資料收集整理工作

在建設過程中所劃分的各類基建項目應保留相關的施工資料，相關工作負責人員應對所上交的基建項目資料進行分類整理。工程項目建設的前期階段，資料主要有項目設計方案、物品采購單、項目報告書等，這些資料都需要檔案整理人員進行收集并整理，而在收集資料的過程中，項目的改動、圖紙的增減或數據的變更都應該納入收集工作中，做到及時記錄，并加入相關檢驗資料和證明。

（三）落實好基建檔案收集責任

在不同時期的各個階段、各部門會形成不同的檔案材料。由于制度不健全或是沒有很好地去執行考核制度，導致各部門人員檔案歸檔意識差，歸檔渠道不暢通。如果基建是實行總承包的，需由各分包單位負責收集、整理分包范圍內檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理；如果基建項目是由甲方分別向幾個單位發包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。工程項目監理階段由監理單位負責收集、整理和監理有關的檔案資料。在工藝設備階段由本單位相關部門負責收集、整理檔案資料，涉及到安裝調試階段還應由施工單位負責收集、整理檔案資料。

（四）做好基建工程項目主件、附件、補充文件的收集與建設

基建檔案歸檔的主要文件、附件及補充文件都是基建檔案的重要組成部分。有一些非常重要的內容并不都體現在主件中，而是體現在一系列附件和補充材料之中。盡管這些數據材料與合同相比是輔助性的，但它卻非常重要而具體，也是基本建設項目檔案的重要組成部分。基本建設項目檔案工作人員應該努力做到：收集整理材料的時候，要注意收集備忘錄和紀要等附屬文件；也要注意收集合同和來函、協議；注意收集招標、投標文件和答難解疑材料。

三、基建工程項目檔案收集與建設關鍵控制點

（一）基建工程項目檔案與文書檔案范疇的劃分

如果基建項目立項沒有取得成功，相關文件應作為文書檔案；在基本建設項目建設中創建的普法性文件、文檔、事務性文件也應作為文書檔案；涉及項目審批、征用土地和拆遷、竣工驗收等文件材料，應當存入基建檔案。

（二）基建工程項目檔案原件和復印件的區別

基本建設項目的工程質量實行領導責任制、監理負責制、法人管理制、招投標確定制、合同制約制，經過這些有效制度和措施，單位時間內文件形式基本數據的數量急劇增加，大量的施工基礎資料和監理文件要在施工現場逐步形成，如果沒有專人負責，很容易由于管理不善造成原件丟失。檔案文件能夠發揮作用，就是由于其形式的原始性以及內容的原始性，所以搞好基建檔案原件的收集是做好基建檔案收集與建設的前提與關鍵環節，收集的同時，要備份好復印件。

（三）基建工程項目檔案圖紙和文字材料的區分

圖紙是基建的依據，基建是圖紙設計的具體體現。圖紙在基建中具有舉足輕重、無法替代的地位和作用，但同時也不能忽略收集文字材料，以便為后續手續的辦理、各種糾紛的處理、應對各種各樣的維修保養和工程檢查驗收提供依據。對此，檔案管理部門和人員必須高度重視基本建設檔案圖紙和書面材料的收集和建設。

四、結語

工作任務艱巨、工作量大是基建檔案收集和整理工作的特點，同時也是基建檔案管理工作開展的難點。在進行基建檔案資料收集的時候，相關崗位的工作人員，必須要樹立良好的心理素質，對工作中的各項問題要科學的對待，并且做好檔案資料的分類和整理等。基建檔案工作中的科學管控、資料收集和整理、責任制的落實等環節，是開展基建工作的重點和難點，要注重對這些環節的有效控制，制定針對性的對策予以完善，提高檔案資料的收集水平，從而更好的為企業的發展創造條件。

參考文獻：

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