醫院科研經費管理信息化的實踐探討

李廣

摘要：近年來，各醫院每年申報的科研項目量呈現井噴式增長，這從客觀上對科研經費管理提出了新的要求。基于此，本文將在分析醫院科研經費管理現狀的基礎上，通過ZL醫院科研管理系統的運行實踐，來探討大數據環境下醫院科研經費的精細化管理及發展方向。

關鍵詞：醫院 科研經費管理 信息化 實踐

隨著醫院科研水平和科研量的提升，傳統的科研管理方式及財務核算已經不能適應當今醫院信息化的大趨勢。在醫院信息化建設帶來的大數據環境下，通過細致深入的數據挖掘和二次分析，為醫院科研經費的精細化管理帶來了新的方向。

一、醫院科研經費現狀及存在的問題

目前醫院科研項目普遍采用的是“課題制”的模式，即項目負責人對課題的立項、組織、經費使用、項目驗收及項目形成資產、項目成果進行全過程管理。這種模式的好處是項目管理人對整個項目具有系統的了解，使得項目在研究過程中不易走彎路，但也因全面負責制，使得管理者往往高度重視科研項目的效益性，而忽視財務管理中的細節問題，導致在實際的科研經費管理中存在以下缺陷。

（1）課題組在執行項目時預算與實際執行相分離，財務部門無法對照項目預算來審核報銷，使得科研經費的開支存在賬目不清的情況。

（2）科研經費使用中有時發生“失真”的現象，即將日常財務管理中不能報銷的費用從科研管理經費列支，影響真正用于科研項目的經費使用。

（3）科研項目管理與科研經費管理相脫節，出現了經費已用完而科研項目未結題，或者科研項目已結題而結余經費長期掛賬等情況。

（4）由于沒有獨立的科研經費核算系統，無法提供詳盡的財務明細表，管理者很難了解經費信息，從而對經費支出結構的合理性不能做出準確的判斷，給項目結題后的審計工作帶來不便。

（5）財務核算中有關科研項目會計科目的設置存在瑕疵，目前的財務核算方法還不能充分體現科研經費多渠道的來源和多類項的支出。比如，對于下撥的縱向經費支出，《醫院會計制度》中只設置了“科教項目支出”和“財政項目補助支出”兩個會計科目，未做更加明細的核算，無法準確地反映項目經費計劃的使用情況，不利于科研經費的精細管理。而對于自籌配套經費的支出，由于其與日常財務核算無差別，也很難去反映這些經費的使用情況。

（6）經費報銷環節繁瑣，科研人員找相關部門負責人簽字不容易，耗費大量時間精力，耽誤科研工作。

二、ZL醫院的應對模式

針對以上不足之處，ZL醫院建立了全新的科研經費管理信息系統。該系統圍繞科研管理部門、財務部門、課題項目管理人員三者構建運行模塊（如圖1所示）。

該系統的運作方式如下。

首先，科研管理部門負責錄入科研項目基礎信息和科研經費計劃信息。項目基礎信息包括項目編號、項目名稱、主負責人、計劃經費、項目起止日期、資金來源及項目來源等。科研經費計劃，根據財政部制定的有關規定，包括材料費、測試化驗加工費、差旅費、會議費、合作、協作與交流費、出版、文獻、信息傳播、知識產權費用、勞務費、專家咨詢費等科目（如圖2所示）。

之后，課題組根據科研部門提供的項目預算信息，填寫執行單，上傳至財務審核。而在項目進行過程中，課題組通過了解經費使用情況，結合項目完成的進度進行分析，如確實需要追加項目經費，則可填寫經費預算追加單上傳給財務部門。為了便于科研人員方便使用，該信息平臺與醫院已在應用的日常辦公系統OA系統充分銜接，使科研人員可以直接在OA上完成查詢項目相關信息、填寫經費執行單以及追加預算申請等功能操作，而不必再單獨使用新的軟件系統（如圖3所示）。

財務部門負責初審課題人員上傳的經費執行單，并且對項目的余額進行核對，初審后，再把執行單轉入OA，經各職能部門網上審批后，最后由財務部門報銷支付。系統同時把本次報銷的科目內容歸集生成會計憑證，導入財務核算系統。

該系統的運行在節省人力、規范科研經費使用上的效果是顯著的。一方面，免去了科研人員為完成報銷手續而在各審核部門之間跑簽字的麻煩，提高了經費報銷工作效率，節省了科研人員的時間和精力。另一方面，科研經費被單獨列出由科研管理部門、財務部門和課題組三方共同監督，使科研經費的報銷支付與日常財務的報銷區別開來，既可以從管理層面建立防范機制，最大限度降低經費隨意從科研經費中列支的情況發生，又能使經費支出明細按系統中設置的經費科目羅列，彌補財務核算系統中因會計科目設置原因而無法更加明細核算的不足，自動統計列出項目的經費支出明細表，供課題負責人調整經費支用時作參考，也為完成項目后的審計工作提供方便。

三、醫院科研管理信息化的改進建議

科研管理信息系統的建立，提高了醫院經費管理的信息化水平，方便了科研人員在科研過程中經費的支取，提高了經費管理效率。但也同時給各部門管理人員帶來了挑戰。一方面，科研管理系統的應用導致以往科研部門、財務部門、課題組各自為政的局面發生改變，這就需要管理人員改變以前的管理觀念，加強對科研管理相關人員的培訓，提高各管理部門之間配合協調能力。另一方面，確保科研管理信息系統的安全運行至關重要，這就需要在信息中心的協助下，各管理人員提高安全意識，認真做好科研項目管理工作，保證信息數據的安全。

以ZL醫院為例，經過一段時間的系統運作，科研經費管理信息化在改變以往科研經費使用靠人工、費時費力、低效的局面的同時，還可以在深挖數據、綜合分析、多面應用上進一步挖掘，從利用信息化降低人力成本的初級信息化階段，向大數據分析、合理提高科研管理水平甚至提高科研水平的方向發展。以目前的科研經費管理系統來看，其在日常運作中不僅積累了科研人員在科研過程每一步的經費使用情況數據，同時也隱性地留下了每一步進展間隔的時間、需用的財物量、人力成本等數據。但在實際的應用中，這些數據僅有顯性直觀的經費數據被財務系統所利用，大量的隱性數據依然沉睡。而事實上，從科研工作管理部門的角度，每一個科研項目的科研時長、人力物力配置數據是進一步提高管理水平的不可多得的一手資料，如人員支出與物力支出的對比比率、前期與本期支出對比比率等，對整個醫院以后開展同類科研工作合理安排資源有著極大的參考價值。另外，從人力資源管理部門的角度，通過對這些隱性數據的再挖掘再分析，可以得到同一科研人員的科研效率，取得科研成果數目數量、科研成果轉化率等數據，而這些將成為人力部門績效考核可參考的最真實數據。

當然，要實現這樣的數據利用，一方面是要在技術上加深財務系統、人力資源管理系統和科研經費管理系統的整合，使各系統對數據的技術性要求（如數據格式、數據大小、數據名稱等）能夠統一，以便互相利用。另一方面，則可在基礎數據的廣度和深度上設置得更為全面，以積累更為廣泛的信息，形成“大數據”。如在廣度上，不僅局限于科研經費管理的信息化，也可以應用到科教論文管理、庫房物資設備管理、科室預算成本管理、臨床試驗研究管理等方面。在深度上，經費使用方面的基礎信息應當設計得更為全面，比如建立科研固定資產、無形資產及材料購買經費的管理模塊。

建立信息化系統，充分利用信息化，醫院才能在當今大數據時代所帶來的挑戰中游刃有余，立于不敗之地。

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（作者單位：浙江省腫瘤醫院財務科）