企業OA電子公文系統的運用與維護方式

汪順治

摘 要石油企業在發展的過程中應用電子公文系統有效提升了工作效率和工作管理水平，實現了石油企業文檔辦公一體化發展。文章結合中國石油OA（辦公自動）電子公文系統發展現狀，結合實際為如何完善石油企業OA電子公文系統進行分析。

【關鍵詞】OA電子公文系統 石油企業 應用

中國石油企業結合自身業務發展需要，在發展的過程中加快引進或者自主研發了辦公自動化系統。在辦公自動化系統支持下的各部門管理具有不同的特點，在實際的管理操作中很難達到統一，對文件的處理存在一定的困難，為了更好的促進中國石油企業辦公自動化發展，需要為中國石油企業發展提供一套方便管理各業務人員的、流程化辦公、協同工作效果好的電子公文系統。

1 OA電子公文系統的特點

中國石油企業的電子公文系統是按照用戶的業務要求和工作需要進行配置的，具有以下幾方面的特點：

（1）OA電子公文系統能夠根據用戶需要對各種流程文件進行處理。

（2）OA電子公文系統可由不同的角色來控制具體操作流程中的節點內容。

（3）OA電子公文系統會記錄每個人的操作記錄，并為用戶提供多種手段來對公文的狀態進行跟蹤。

（4）OA電子公文系統擁有多層級的安全設置。

OA電子公文系統從軟硬件的設置安排上都充分考慮了中國石油發展的內部特點，能夠讓不同地區的管理員結合自己的需要來更改系統配置，并實現對紅頭文件的有效管理。

2 OA電子公文系統在石油企業的應用現狀

2.1 石油企業OA電子公文系統概述

中國石油電子公文系統是中國石油公司（中國石油天然氣股份有限公司）統一實施的辦公自動化系統，在石油公司（集團）內部得到了廣泛單的推廣和應用，對石油 公司各部門的公文管理制度進行了完善（各地區公司都制定了相應的公文管理制度，對公文流轉進行規范）。石油企業（各地區公司）的電子公文系統結合石油企業公文管理實際情況，制定了關于公文流轉的流程規定，通過發文、會簽、收文等流程操作使得公文在各個機關部門得到了廣泛的流傳（建立了有效的公文流轉體系），并通過相應角色和權限的制定有效保證了企業公文的嚴密性，提升了工作效率。

2.2 石油企業OA電子公文系統發展目標

中國石油企業的公文管理系統發展依據是石油公文處理制度。石油公文處理制度的存在有效保證了文件的有效性、規范性、安全性。石油企業OA電子公文系統的發展目標是提升公文處理效率，加強各部門工作人員之間的密切配合。

2.3 石油企業OA電子公文系統發展存在的問題

伴隨石油企業的快速發展，石油企業對電子公文系統的發展建設提出了更高的要求。現階段我國石油企業公文系統發展存在技術落后、管理操作不規范、信息整合能力差、操作復雜、系統界面不統一等方面的問題。為此，在新的歷史時期，需要有關人員思考采取怎樣的措施來完善石油企業OA電子公文系統發展完善。

3 OA電子公文系統在石油企業的應用完善

3.1 提升OA電子公文系統的安全性能

電子公文系統在流轉操作的過程中會涉及到公文的起草、銷毀等多個環節內容，每一個環節都存在不同程度的安全隱患。因而怎樣保證電子公文的真實有效性成為電子公文管理系統需要思考的問題。基于現階段一些石油企業辦公自動化系統開發技術落后、系統安全性能不高、公文管理不完善問題，保證OA電子公文系統數據的安全穩定，需要有關人員加大對系統軟硬件的投入力度，具體可以通過身份認證、定位跟蹤、權限分配設置、信息加密等方式來保證系統的應用安全。

3.2 拓展OA電子公文系統的應用功能

OA電子公文系統的功能不僅是對電子公文處理中某種問題的處理，而且還需要對公文起草、審批、歸檔等一系列工作進行全過程的管理。因而，石油企業的電子公文系統管理不能局限在公文的接受和發放層面，而是需要通過技術的改進豐富完善原有的工作流程，提升石油企業公文管理效率。針對石油企業電子公文處理不夠規范的問題，可以加快建立一套科學的流程重組方案，為石油企業電子公文的管理提供統一規范的支持，保證公文管理流程的科學有效。

3.3 提升OA電子公文系統管理人員的技能水平

（1）OA電子公文系統管理人員在公文的簽批上要加強對網絡處理技術的應用，為電子公文系統的連續化管理提供重要的支持。

（2）石油企業要加大力度對公文管理人員進行培訓，提升公文管理人員的公文管理技術水平，加強對電子公文系統應用的推廣。

（3）加強引進電子公文管理的相關技術人才，建立具有石油企業發展特色，符合國家公文管理規定的標準化公文管理系統。石油企業的公文管理人員不僅需要掌握基本的公文管理技能，還需要熟練應用各種信息技術進行公文管理。

（4）加強石油企業公文管理人員、技術人員等之間的有效溝通交流，引導公文管理人員能夠從不同角度思考、分析公文管理問題，為公文管理各部門機構提供便利的支持。

4 OA電子公文系統在應用中各環節需要注意的事項

4.1 登記環節需要注意的問題

在進行電子公文處理的時候要嚴格按照登記的要求進行，做好相應的公文錄入工作，并做好記錄，為日后的查詢管理提供支持。

4.2 呈批環節需要注意的問題

電子公文呈批操作需要嚴格按照相應的操作手續進行，不能越級進行。

4.3 運轉環節需要注意的問題

公文管理工作要按照相應的操作程序進行，管理好公文流程和操作人員之間的關系問題。公文管理人員在實際工作中要具備較強的工作責任心和工作熱情。

5 結束語

綜上所述，自動化電子公文系統的建立提升了石油企業發展的競爭力，為了更好的實現電子公文處理電子化、自動化發展，需要相關人員學習更多的公文管理知識技能，掌握新型電子公文處理方法，借助現代科學技術打造一體化、系統化的辦公信息管理平臺，改變石油企業電子公文系統管理建設中存在的問題，實現石油企業電子公文管理的信息化、網絡化發展，在實現對各種資源高效利用的基礎上更好的促進石油企業發展。

參考文獻

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作者單位

撫順石化公司 遼寧省撫順市 113008