信息化背景下如何加強數字檔案管理探究

查娜

【摘要】數字檔案雖然解決了傳統檔案管理中容易破損、檢索困難的問題，但是受當前技術的影響，數字檔案信息不安全、數字化覆蓋率低、缺乏數據共享等問題沒有及時得到解決。因此，必須要探究加強數字檔案管理的可行性措施，從而提高檔案的管理和服務水平。

【關鍵詞】信息化；數字檔案；存在問題；管理措施

數字檔案又稱電子檔案，是信息化背景下的產物，數字檔案以二進制數據的形式在計算機中存儲，并借助于互聯網實現傳輸和共享。與傳統的檔案管理方式相比，檔案管理人員只需要通過操作計算機，就能夠完成檔案的分類、檢索、借閱等工作，一方面能夠減輕工作壓力，另一方面也可以提高數字檔案管理的質量和效率。但是在實際的工作中發現，由于硬件設備不兼容、管理技術不過關、網絡環境不安全等因素的影響，數字檔案管理面臨諸多問題。如果不能及時分析問題成因并提出有效的防范對策，不僅會給當前數字管理工作造成影響，也不利于數字檔案的長遠發展。

一、數字檔案的特點

（一）便于存儲。紙質檔案在保存過程中，需要占用較大的空間，并且隨著檔案數量的逐漸增加，還需要修建新的檔案管理室。同時，紙質檔案對檔案管理室內部的環境要求也較為嚴格，例如要保證檔案管理室具有較好的通風條件，保證空氣干燥，避免檔案潮濕、發霉。而對于一些年代久遠的檔案來說，在檔案借閱和搬運過程中，容易出現破損問題，尤其是一些具有珍貴價值的檔案，一旦出現損害，將會造成不可逆的損失，檔案的利用價值也會受到影響。而數字檔案則不需要考慮上述問題：首先，數字檔案以數據形式保存在計算機中，一臺普通計算機的內存在200G以上，其儲存的數字檔案數量甚至比一座標準化的檔案管理室還多，這也就意味這數字檔案的保存不需要占用太多的空間。其次，數字檔案可以被多次復制和拷貝，并且通過異地備份的形式，將檔案資料分開保存，即便是發生不可抗拒的影響因素（例如設備突然斷電、非法網絡攻擊等），也能夠保證備份資料的安全。

（二）資源共享。信息和資源共享是互聯網最顯著的應用特點。而借助于計算機和互聯網發展而來的數字檔案管理，則繼承了這一特點。人們在查詢、借閱、歸還檔案資料時，不需要通過檔案室的前臺服務人員，而是在各種服務端設備上自行完成上述工作，極大地提高了檔案管理的效率。同時，人們可以在網絡平臺上分享這些公共的檔案資料，確保檔案的價值得到充分體現。利用互聯網將多個數字檔案室連接起來，還能夠實現相互之間的信息溝通，一方面能夠實現優勢互補，彌補了單個數字檔案館存在的信息缺陷；另一方面也能夠分享管理經驗，對于全面提升數字檔案管理水平有一定作用。

二、數字檔案管理的作用

（一）管理數字化。檔案形式發生變化后，為了適應檔案管理工作的需要，檔案管理模式也必須要與時俱進進行變革。由傳統的人工式管理轉向數字化管理，不僅確保了檔案管理效率的提升，而且也降低了人工管理壓力。可以預見的是，隨著信息技術的成熟發展，數字檔案的應用范圍也會越來越廣。只有充分掌握數字檔案的特點，認識到數字檔案管理的重要性，才能推動數字檔案管理工作的穩定開展。

（二）資源擴展智能化。檔案管理是一項動態的工作，由于檔案數量的不斷增加，檔案管理工作的壓力也會相應增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不僅檔案管理效率極低，而且很難體現出檔案管理的服務職能，也就不能為用戶提供完善的檔案借閱體驗。因此，檔案管理部門需要集中有限的人力、物力和財力資源，實現檔案信息資源的優化和開發，在保證發揮檔案管理應有功能的基礎上，不斷降低管理成本。

三、數字檔案管理存在的問題

（一）數字檔案本身的安全性不高。數字檔案是以數字化信息的方式儲存，而這種儲存方式具有一定的安全隱患，因其儲存需要考慮到介質的質量與磁場等，如果達不到要求，檔案會很容易丟失，數字檔案丟失后比較難以找回。除此之外，數字檔案具有容易轉移的特點，這里就存在著一定的安全隱患，數字檔案容易轉移，那么數字檔案在進行轉移的過程中就有可能出現因為轉移過程中的某些問題，造成原檔案的丟失。

（二）互聯網給數字檔案帶來的不安全性。互聯網作為一個完全開放的環境，本身具有一定的不安全因素。近年來，因為遭受網絡黑客攻擊而導致商業信息泄露或檔案資料丟失的新聞屢見不鮮，如何保障信息化背景下數字檔案的安全，成為現階段檔案管理人員需要重點解決的問題。除了網絡黑客的非法攻擊外，網絡系統不穩定、突然斷電或人為操作不當等因素，也有可能給數字檔案的管理造成負面影響。

（三）人帶來的不安全因素。人為影響因素又可分為主觀因素和客觀因素。主觀因素就是部分不法分子出于某種目的，人為破壞、損毀或是偷盜某些具有重要參考價值的檔案；客觀因素就是檔案管理人員由于業務技能不熟練，或是操作失誤，導致數字檔案被誤刪。與其他問題相比，只要加強數字檔案的管理工作，就可以極大程度上避免類似問題的出現。

四、信息技術在數字檔案管理中的改進

（一）加強硬件設施的管理。硬件設施的質量不過關，或是相互之間的兼容性不好，就會影響數字檔案的管理質量。例如，硬件設備運行穩定性不好，（下轉第179頁）（上接第169頁）在文件傳輸或保存過程中出現問題，就會導致數字檔案受損，甚至是丟失。因此，必須要及時更新硬件設施，并且定期開展系統檢測工作，確保硬件設施的安全運行。另外，對于重要的檔案資料，還要做好異地備份，即在不同的硬件設備上分別進行復制和保存，從而提高了檔案資料的存儲安全。

（二）提高數字檔案信息的安全性。一是要從外部著手，構建安全的網絡環境，杜絕不法分子利用網絡漏洞和攻擊手段竊取檔案資料。近年來，市場上各種網絡殺毒和保護軟件層出不窮，檔案管理人員可以根據實際需要，安裝一些網絡殺毒軟件，避免木馬、病毒破壞數字檔案管理系統，造成檔案資料的泄露。

（三）提高檔案信息數字化的覆蓋率。數字檔案作為一種新型的檔案管理模式，在實際運用中體現出了較好的應用優勢。但是我們也應當看到，受技術條件、管理理念等因素的限制，現階段檔案數字化管理的覆蓋率還相對較低。因此，需要通過投入一定的人力、物力和財力資源，推廣數字檔案管理理念，建立數字檔案管理庫，利用網絡實現多個數字檔案庫之間的信息交流和資源共享，為用戶提供更加完善的檔案查找和借閱服務。

（四）滿足用戶的多元化需求。服務性是數字檔案管理工作的基本屬性之一，滿足用戶多元化的需求，也是加強數字檔案管理工作的重要內容。數據庫開發人員提高專業素質，不斷地補充完善數據庫功能，建立特色的、專業的、系統的信息數據庫。檔案管理員要具備相關專業知識，熟悉管理系統的功能，了解檔案管理、信息技術等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數據處理能力以及較好的溝通交流能力。同時，相關部門可以通過后續教育，幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施，充分發揮信息技術的作用，提高員工的整體專業素質、道德水平，從而提高檔案的管理水平和服務水平。

五、結語

數字檔案相對于傳統檔案來說，呈現了很多新的特點，這些特點在給數字檔案管理帶來方便的同時，也帶來了不小的麻煩。雖然目前我國的數字檔案管理存在著一定的問題，但是相信經過研究人員的努力，這些問題一定會迎刃而解，從而促進數字檔案管理的發展和進步。

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