試析展覽館工作中檔案利用的意義

張惠揚

【摘要】隨著我國經濟的不斷發展，展覽館數量的不斷增多，社會對于展覽館的要求進一步提高。為了提高展覽館的工作效率及質量，保證展覽館工作體系正常運轉，進而為館方節約更多成本，有必要在檔案利用的基礎上分析展覽館工作的現存問題，以其為切入點，提出具體的措施和建議。

【關鍵詞】展覽館；檔案利用；現存問題；措施建議

展覽館指用于展出臨時陳列品的公共建筑。按展出內容，展覽館可分為專業性展覽館及綜合性展覽館，專業性展覽館又可細分為藝術、科學、交通、貿易、農業、工業等類型展覽館。進入21世紀以來，在社會經濟穩健發展的大背景下，我國展覽館的管理水平已得到很大提高，與此同時，為了順應時代發展潮流，滿足展覽館的工作需求，展覽館的工作重心逐步向檔案利用轉變。檔案利用指檔案利用方以檔案利用系統滿足檢索、查詢、應用及其他需求，使得檔案信息實現其潛在利用價值的過程；所以，為了提高展覽館工作中檔案的利用價值，有必要對檔案利用進行分析和研究。

一、展覽館工作的現存問題

（一）缺乏健全機制。從現階段我國展覽館的工作水平來看，仍停留于粗放型階段，展覽館整體起步晚，少部分展覽館缺乏健全的管理機制，無法全面開展工作，無法發揮管理作用，無法落實管理流程，不僅埋下安全隱患，還可能造成經濟損失。因此，從展覽館工作的優化和檔案利用角度考慮，有必要及時健全相關機制。

（二）管理技術有待提升。為了順應信息化時代檔案資料和內容爆炸式發展的形勢，滿足人民群眾日益增長的展覽需求，加快展覽館管理模式的創新和變革，增強管理水平，具備顯著價值作用，提高管理技術就顯得尤為重要。然而，從現階段我國展覽館的工作水平來看，受傳統因素影響仍較為嚴重，管理基礎薄弱，技術引進速度緩慢，信息化程度較低，管理手段落后，管理方法單一，管理效率低下，造成展覽館在實際管理過程中存在一定盲目性和機械化。因此，從展覽館整體工作質量提升和檔案利用角度來看，有必要加強管理技術的創新，使管理技術日益科學化。

（三）細節工作有待優化。從現狀來看，部分展覽館工作人員在工作細節上有待優化，主要是因為檔案管理是一個復雜的工作，既要把握宏觀分類，又要做好細節工作。每一份文件存檔上架都需要細致地做好這些工序才算是一份完整的檔案：分類、排序、去釘、裝訂、粘貼、編頁碼、編件號、裝盒、在檔案盒正面和側面貼標簽，注明該檔案名稱、蓋章、蓋檔號章、卷內目錄錄入萬維數字化檔案管理系統。倘若上述細節工作做得不夠好，將會使展覽館整體工作效益受到影響。因此有必要優化各項細節工作。

二、展覽館工作中檔案利用的意義

（一）樹立檔案利用意識。以檔案利用為切入點做好展覽館展品陳列工作，能樹立和強化展覽館工作人員的檔案利用意識，落實檔案利用及展覽工作的流程，增強展覽館維護及管理的能力，提高展覽館抗災難性事件的水平。同時，作為展覽館工作體系的主要組成部分，以檔案利用為切入點，做好展覽館展品陳列工作不僅符合展覽館的發展需求，還能拓寬展覽館的業務服務范圍，提升展覽館管理的整體水平。

（二）消除展覽安全風險。以檔案利用為立足點做好展覽館展品陳列工作，能有效消除展覽安全風險，增強展覽館的抗風險能力，并且將風險評估與等級保護體系相結合，進一步形成具有區域特色的展覽館工作模式，促使展覽館管理工作向專業化、高效化、智能化轉變。同時，還有必要做好檔案管理系統的保護，因為一旦檔案管理系統被破壞，將會使整個檔案管理工作處于癱瘓狀態，從而使檔案管理失去即時性，最終使整體管理效率的提升受到很大的限制。

三、展覽館工作中檔案利用的措施

（一）彰顯服務功能。檔案利用既然是檔案信息實現其潛在利用價值的行為過程。因此，在實際利用的過程中，工作人員堅持可持續性發展的工作原則，適度放寬展覽館檔案利用的保密等級，確保檔案資源對外開放量呈逐年遞增趨勢，充分彰顯檔案利用的服務功能，滿足不同展覽館的工作需求。同時，以符合國家法律法規為前提，盡可能簡化檔案借閱手續，優化檔案管理流程，進一步拓展檔案資源的利用范圍。值得注意的是，展覽館可以檔案資源為立足點，開展一系列檢索查詢服務活動，為用戶提供全面、高效、快捷的檔案利用服務。

（二）擴大資金投入。作為展覽館工作檔案利用的基礎，保證計算機設備的先進性不僅能顯著提高展覽館的工作效率及質量，而且能保證展覽館工作處于正常運轉狀態。因此在實際利用的過程中，展覽館應當主動轉變傳統工作理念，加大對于計算機設備的重視程度，進一步擴大資金投入，提高計算機設備的安全系數，彌補原有工作模式的不足，充分發揮計算機設備的性能。同時，做好展覽館流動區域的燈具更替工作，及時淘汰安全性低及能耗高的燈具，禁止湊用、改裝、拼裝計算機設備，及時報廢老化計算機設備，做到“設備高效化、管理安全化”。

（三）提升信息技術。時代的發展，人民群眾對展覽館工作的效率及質量要求日益提高，因此，在檔案利用的過程中，展覽館工作人員應根據檔案利用現狀，以提升信息技術為切入點，積極引進科學的工作理念，與現有的工作模式相結合，解決在實際利用過程中所面臨的問題，提升利用效率及質量。

（四）培養合格人才。全面分析和掌握展覽管理流程，加大對于展覽管理人才的重視程度，培養適合信息化時代的檔案管理人才，對于檔案利用具有十分重要和深遠的意義。因此，做好展覽管理人才的引進工作，組織一系列人才培訓，增強工作人員的整體素質水平，組建具有區域特色的人才管理團隊，逐步實現展覽管理模式向智能化轉變。

（五）構建管理體系。為了加快展覽館工作模式的變革，保證展覽館工作處于正常運轉狀態，構建具有區域特色的展覽館工作管理體系，具有重要實踐意義。因此在實際利用的過程中，展覽館應堅持可持續性發展的工作原則，不斷完善現有的展覽工作管理流程，細化崗位責任，促使責任不再是口頭表達，而要定量區分，最終形成管理體系。

四、結語

通過本文的探究，認識到隨著我國經濟的不斷發展，城市規模的不斷擴大，展覽館數量的不斷增多，展覽館的工作水平逐步成熟。但是，我國展覽館工作依舊存在一些問題，如缺乏健全機制、管理手段有待提高、管理人員素質水平有待提升等，因此，有必要構建完善的機制，加強管理，提高管理人員素質，注重信息技術的科學應用。做好以上工作后，展覽館工作將能夠得到有效優化及完善，實現檔案利用價值，為我國展覽館的全面發展奠定堅實的基礎。

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