現代化企業檔案管理工作的創新

劉姝婕

【摘要】隨著社會的不斷發展，現代企業的內部制度也正在發生著革命性的變革，企業要想生存和發展下去， 企業管理者就一定不能拘泥于傳統的經營理念以及經營方式，要追求創新發展，其中企業檔案管理工作的改革迫在眉睫，而檔案管理服務于企業，一定要在企業發展的思路中融入檔案管理工作的創新內容， 以實現企業健康、全新的發展。

【關鍵詞】現代企業；檔案管理；創新思維；發展

自從步入新的科學技術革命時代以來，信息網絡的發展對人們的社會生產和生活帶來極大的影響。目前來看，現代企業檔案管理部門的工作是落后的，設備也比較陳舊等，檔案工作面臨著一場嚴峻的挑戰和考驗，已經跟不上時代的發展節奏，企業應該與時俱進，所以，運用創新思維為企業檔案的管理工作開發出新模式是企業管理部門亟待解決的一個重大問題。要探索新的適合現代企業檔案管理工作的新思路，提高企業可持續發展的競爭能力。

一、 檔案管理的重要性

檔案作為一種信息資源，對于企業管理而言，在每一方面都極為重要。檔案管理的主要工作就是對公司生產過程中出現的文件實施甄別、分類、按邏輯整理、立卷，方便企業的檢查、運用。有兩點重要性：

第一點，具有歷史查考、法律憑證作用。這是檔案自身的特點，也是它自然形成的，不是被賦予的，這樣，檔案的記錄就非常有客觀性，就更加讓人相信，不會懷疑，所以，檔案是一個真實的憑證，是讓人相信的證據，是歷史的鑒證，還有著威嚴的法律效應。

第二點，精準表明了企業的成長經歷，制定方案、做重要決策的時候能作參考。檔案是沒有被篡改過的，會涉及到許多物證，例如照片、手稿、錄音帶等，是最客觀、最真實、最可靠的參考材料，是最有利的實事憑據。大事記、組織沿革等都屬于檔案的編研工作，可以將企業的歷史完整地記錄并反映出來，因此，可以在企業的關鍵時刻提供有效、可靠的依據。

二、 檔案管理創新的必要性

外部的環境不斷變化，企業的生存、發展也需要隨之變化，企業檔案工作不應該輕車熟路地進行下去，應該追求創新。打破固化的思維定式，去建立一個與企業的生存發展相適應的管理模式，可以為企業創造更多的利益，因此，我們要追尋科學的管理規律以及成功的管理經驗，更好地利用檔案信息資源，讓其為企業發展提供更多高質量、高水平的服務，變得更加具有價值。

三、企業檔案管理存在的弊端

（一）不重視企業檔案管理工作。對于企業來說，檔案管理部門不能直接創造收益，因此，當企業不斷進行精簡機構的改革時，就使得檔案管理部門變得越來越不重要，變得邊緣化。企業領導想對檔案管理部門進行裁員，根本原因是不重視、不了解檔案管理。企業領導覺得檔案管理無關緊要，就導致不能很好地開展企業檔案管理工作。

（二）檔案管理工作自身存在許多問題。許多企業認為檔案工作是非常簡單的，只是整理資料、收發文件等，所以，檔案管理部門招募的人大多是文化素質較低的人，而且部門的運作模式對于收集信息資料是有影響的，許多不是電子文檔的文件就非常容易丟失，那么企業創建的信息管理系統就發揮不了作用。還有一個，如今企業檔案管理存在的問題之一就是許多中小型企業由于沒有足夠的成本，造成沒有企業檔案資料部門，非常容易給公司帶來危險。

綜上所述，檔案管理工作的創新與服務機制都會受到上述弊端的影響，無法順利工作，若不能夠及時解決這些問題，就會直接損害到企業的利益，百害而無一利。

（三）缺乏資金的投入。檔案管理需要一定的人力、物力、財力支持，才能夠實現檔案的科學管理。然而，當前檔案管理建設的過程中，資金投入嚴重不足，再加上管理人員的不重視，大部分檔案室設備簡陋，未達到標準，條件較差。有些單位檔案室狹窄、潮濕，引起檔案材料霉變、蟲蛀，不僅影響檔案的美觀、整潔，還使部分檔案受到損害。

四、企業檔案管理的創新

（一）思想觀念的創新。檔案管理的靈魂就是管理觀念的創新，也是時代發展的要求。創新管理以及創新服務的前提就是觀念創新。企業檔案管理人員要努力改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，積極了解不熟悉的專業檔案，提高專業技能，明白其保存的意義以及內在關系，樹立科學的管理觀念，創建與時俱進的檔案意識，為企業提供更好的服務，為企業的決策者提供幫助，將檔案職能的作用充分發揮出來，為企業作出更多的貢獻。

（二）理論知識的創新。企業由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，這是時代的進步，而且運用光盤技術以及掃描技術，方便快速，還大大的增加了檔案的電子化程度以及信息存儲量，可以儲存更多的資料。企業檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡都是必然的，這是時代發展的趨勢，會越來越數字化、信息化。那么對于檔案管理工作人員就有了更高的要求，因此，檔案管理人員應該不斷學習，與時俱進，提升信息化管理水平。 （下轉第166頁）（上接第164頁）

（三）提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理工作不僅不簡單，還有著較強的專業性，不是整理資料那么簡單，而是涉及到企業的決策條件、人事工資、財務賬目以及科技項目的開發和成果等方面。為了更好地完成這項系統的管理工作，就要求檔案管理人員擁有足夠的專業知識。因此，企業應該重視管理工作，對檔案管理人員進行技能培訓，提高他們的專業性。為了激勵他們努力學習，對于成績優異的員工要進行物質獎勵，而達不到培訓考核標準的員工，企業可以考慮將其調到其他崗位，要選擇適合的員工來工作。如此一來，檔案管理工作考核制度能夠讓每一位檔案管理員工增加了壓力，讓他們更加重視自己的工作，努力做到很好。

（四）企業檔案管理的技術創新。在一些企業的檔案管理中，還有許多是手工抄寫，保存紙質文檔，不僅效率不高，還非常容易出現錯誤，保存的時間也短，不易保存。隨著網絡技術不斷地發展，企業的檔案管理工作變得更加便捷，具體體現在以下方面：一是檔案管理擁有一個完整的網站服務體系。檔案管理是一個復雜的工程，但是創建了檔案電子系統，檔案管理人員的工作就變得輕松了，可以在局域網中創建檔案數據網站，就方便了搜尋檔案數據以及拓展檔案的傳播范圍，這個創新手段是新穎且方便的。二是創建一個電子文檔中心。企業檔案的資料有許多，包括管理性文件、人力資源檔案。如此多的文件如果都以紙質文檔管理保存，那么檔案管理人員的工作任務是非常巨大且困難的。所以，為了更加便捷，應該創建一個電子文檔中心，實現文件能夠快速儲存、保密等許多方面的功能，就可以減輕管理人員的工作量，也節省了購買紙張的資金，節約了成本，一舉兩得。三是達到檔案信息資源共享。企業的檔案信息非常龐大且復雜，不易整理，那么資源共享就出現了一個非常重要的問題，就是怎樣將一個個分散的檔案目錄整合在一起。企業的員工檔案不只是企業管理，還涉及到許多，比如人才市場、其他政府部門或者居住小區等，這個檔案需要共享，要好好儲存利用。因此，在整個社會背景下，要想更好地統一管理個人檔案信息，就應該努力達到檔案資源共享，實現可持續性發展。四是完善互聯網服務功能。檔案管理工作者為了更好地搜尋檔案數據，也變得更加便捷，從而將管理工作做得更好。可創建一個檔案數據網站，使得工作更加順利；另一方面，考慮到該網站也應該服務大眾，這是一個溝通橋梁，使得檔案所有者與檔案管理者能夠更好地進行信息交流，是個很好的平臺，比如在網站中設置電子信箱或者在線客服，這樣當檔案所有者來查詢自己檔案信息時，就更加便捷，也不用擔心會丟失檔案資料。

五、結語

檔案管理一定要進行創新，實現現代化。要做好檔案管理的創新，思想上要高度重視，可依據實際情況來進行創新。使檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化發展的步伐。結合檔案的收集、歸檔工作等，運用現代信息技術進行綜合性研究，真正實現檔案管理的智能化、自動化，提高檔案管理的整體水平，使之服務于企業，服務于社會。

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