淺談工程建設檔案管理的現實問題及解決措施

陳靜

【摘要】本文對工程建設檔案管理的現實問題展開了分析，并提出了解決問題的措施，從而為工程建設檔案管理工作提供參考。

【關鍵詞】工程建設；檔案管理；現狀問題；解決措施

隨著國家經濟的快速發展，越來越多的工程得到了建設，從而產生了豐富的建設資料。通過建立檔案加強這些資料的管理，則能了解工程的品質狀態，并為工程的使用維護和后續工程的建設提供參考。但就目前來看，工程建設檔案管理并未得到足夠的重視，有關工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關單位還要加強解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。

一、工程建設檔案管理的現狀問題

（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。

（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。

二、工程建設檔案管理問題的解決措施

（一）落實參建單位檔案管理責任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。

（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。

（三）嚴格規范檔案管理各個環節。為確保檔案管理質量，還應加強檔案工作各個環節的管理，從而使檔案管理工作得以規范開展。首先，在檔案收集環節，還應從檔案完整性角度進行工作的開展，加強對檔案裝訂規格、紙張大小和材料字跡等內容的管理，從而使案卷的質量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應加強檔案內容的檢查，確保其內容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應加快新技術的引進，并要求檔案管理人才加強新技術的學習，進而使檔案鑒定工作能夠適應市場發展需求。最后，參建單位還應完成檔案管理的信息化建設，加快檔案管理信息系統的開發和研究，并利用先進的檔案管理軟件開展相關工作。而利用該系統，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強對各單位檔案管理情況的監督管理，進而使檔案管理質量得到保證。

三、結論

通過研究可以發現，工程建設檔案管理工作雖然已經取得了一定的進展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關部門和參建單位還應聯合進行管理責任的落實，并加強檔案建立的全過程管理，同時加強各個環節的監督管理，以確保檔案管理規范和要求能夠得到落實，進而使參建單位的檔案管理水平得到提高。

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