規范化檔案管理在血站中的應用

張衛華

【摘要】規范血站的檔案管理，成為血站當前發展的重要任務和先行工作。本文在分析當前血站業務檔案管理中存在問題的基礎上，闡述了各級血站業務檔案規范化管理的重要性，并結合工作實際，提出了加強血站業務檔案規范化管理的措施。

【關鍵詞】血站業務；檔案；規范化管理

所謂血站業務檔案，就是血站對于采供血各環節中對相關信息的整理和保管工作，是血站業務中的重要組成部分，其主要的內容涉及到采、檢、制、供和運輸等各環節中相關信息的收集、整理、分類編號到最后的制成檔案和檔案的保管等，是血站管理水平的最為真實的反映。我國目前的這一方面的工作有很大的提升，在各個血站的實際檔案管理的工作中，取得了一定的進步，當然這其中依舊存在著一些不足的地方，例如在實際的采血過程中，相關工作人員在這一方面并沒有給予足夠的重視，在具體的檔案工作中，工作人員的法律意識不強，對于制度化的理解不統一，由此導致目前血站的相關檔案工作出現紕漏，成為影響血站綜合業務水平的重要內容。因此，本文將從血站的檔案業務的內涵、特點以及存在的問題出發，探索加強我國血站檔案規范化管理的具有針對性的措施和建議。

一、血站業務檔案的內涵

血站的工作不同于一般的機構，首先就血站的機構特征而言，血站是一個為臨床醫療單位提供用血的機構，其采集的血液只能用于臨床醫療，因此，血站是一個非營利性的機構，這對于血站的管理和相關信息的監管提出了更高的要求，其檔案的規范化管理也不同于一般機構的工作。

由于我國實施的是公民無償獻血的制度，這決定了我國獻血人群的廣泛性和多樣化，因此，對于被采血人士的相關信息進行登記和采集檢測，對于血液的運輸儲存以及最終的應用都必須做好規范化的管理，這是對于血液質量的要求，同時也是對于獻血人士的尊重，保障臨床供血安全，更是對于血液妥善應用的監督。故而，血站對于血液采集過程中的數據、文字等等原始材料進行檔案化的整理和管理，對血站采供血業務進行真實的記錄，這是目前我國血站的重要工作和改進之處。

二、血站業務檔案的特點

（一）量大分散，利用頻繁。血液的采集首先要對被采集的血液進行初篩檢測，在初篩合格之后，才能夠對獻血者進行血液采集，因此，血站的檔案工作要首先從血液的初篩開始，然后深入到血液的運輸以及制備、檢測、發往臨床等的工作，血站檔案工作涉及到采供血的各個環節。此外，我國無償獻血的人數也在穩固提升，2015年全國獻血人數達到1320萬人次，這種數量的增加對于血站檔案管理工作提出了更高的要求。最后，由于我國采集血液的人口較為分散，各個血站負責其轄區內的采供血部門業務，而獻血者在不同城市獻血，血站之間區域調劑血液等，血站之間的業務交接環節多，導致信息交接也多，這就在一定程度上決定了獻血檔案管理工作具有量大分散，利用頻繁的特征 。

（二）工作面廣，管理難度大。我國規定臨床用血必須100%來自于無償獻血，這就決定了我國血液采集的廣泛性。對于我國當前的獻血工作而言，被采血的人士來自于各個不同的領域，因此，血站在工作中，必須在各個可采血的人群中收集血液，這就導致血站的工作面寬廣，同時在管理方面也提出了更大的挑戰性。

（三）執行標準，保證質量。根據 1998 年頒布的《中華人民共和國獻血法》，以及 2006 年衛生部實施的《血站質量管理規范》及《血站實驗室質量管理規范》的要求可以看出，我國政府部門對于血站的工作提出了更高的質量要求，提出了更為明確的執行標準，血站檔案管理工作必須要嚴格執行這些標準，以此來保證血站檔案管理信息的質量。

三、血站檔案管理目前存在的問題

為了保障血液的安全性，國家對血站的管理提出了更高的要求，在這些相關的執行標準的對比下，我國目前血站檔案管理工作中所存在的問題和弊端就顯露無遺。第一，就書寫方面而言，筆者發現，我國當前的血站信息采集中，獻血者和血站的工作人員在書寫信息方面都存在著一些問題，書寫潦草導致信息無法準確采集的現象嚴重影響了血站檔案工作的效率和質量。第二，就獻血者而言，在信息的采集過程中，獻血者往往對相關的信息沒有完整地填寫，漏項、缺項等填寫不完整的現象比較多，由此導致血站信息追蹤和后期的回訪工作困難和信息歸檔困難等等問題的出現。第三，由于獻血登記時有多處簽名，在獻血者登記信息時，血站的工作人員缺乏必要的引導，由此導致獻血者錯誤簽名或者未簽名，致使采集信息失真。第四，血站的工作具有較高的嚴謹性，對于血液的采集和保存都要按照相關的規定嚴格地執行，其中任何一個環節未遵守規定，都可能埋下事故隱患。血站部分工作人員缺乏嚴謹的工作態度，信息處理量大導致信息填寫錯誤。第五，檔案管理是一個較為專業的領域，需要專業知識，也需要檔案業務知識，但是就我國目前血站工作人員的整體素質而言，對于檔案管理的專業化的知識還相對欠缺，由此導致歸檔審查的嚴格性降低。

以上五點是我國各個血站目前存在的最為突出的問題，針對這些問題，筆者在下文中提出了具體的改進措施和建議。

四、加快規范化檔案管理進程的對策與措施

（一）層級管理，抓實檔案層級管理模式。針對當前血站檔案管理的現狀，筆者認為有必要開展檔案管理的相關專題學習，要加強血站檔案管理領導及其下屬員工的職業技能以及血站檔案管理的重要意義的認識。在此基礎上對血站的管理工作進行細化，從領導到下屬實行層級，對于各個科室以及各科室人員的工作進行細化，制定相關的要求。使得檔案管理工作責任到人，對于具體環節有明確的要求，這樣一方面可以促進血站檔案管理工作人員的工作積極性，另一方面也能使血站檔案管理工作人員的工作具有具體的評定標準，成為獎罰機制的判定標準。只有將血站管理進行制度改革，使其具有規范性，才能使血站檔案管理工作合理有效地開展。

（二）建立健全檔案管理制度。所謂沒有規矩，不成方圓。血站檔案管理的工作對于各個科室的工作都有一定的影響，因此建立健全檔案管理制度是十分必要的。只要制定一定的、符合該血站自身情況的檔案管理制度，才能規范性地進行檔案管理工作。而血站檔案管理的規范對于獻血者個人資料的保護意義十分有力，另一方面它也能精確有效地促進檔案管理獎罰機制的實行。筆者認為，在建立血站檔案管理制度時應該注意以下方面：其一要明確檔案管理工作的具體信息歸檔流程，只有明確的流程指導才能使得檔案管理工作人員的工作有序開展，也能降低檔案管理的錯誤。其二要明確各個科室的責任，使得每個環節都有明確的責任人，出現相關問題也能在第一時間內得到解決，或者出現錯誤時也能第一時間內找到責任人，在一定程度上能促進相關工作人員的工作水平的提高。

（三）強調血站檔案的統一管理。就當前的血站檔案管理工作而言，其所負責的相關部門較多，這些部門具體負責相關的業務，這對于具體的檔案工作的方面而言，具有積極的意義，但是，由于檔案工作的各個部門最終都為同一個目標而服務，這種具體部門負責具體事務的現象就成為了檔案工作的阻礙因素。檔案工作涉及的部門過多，就導致各個部門之間的交接環節較多，嚴重影響了檔案工作的效率和質量。針對這一問題，筆者認為，必須要加強血站檔案的統一管理，減少檔案工作的部門分類，適當留下主要的部門，同時也要加強各個部門的相互融合，減少血站檔案工作中因為交接問題而導致的差錯。

（四）重點加強檔案管理及相關工作人員的學習培訓。血站檔案工作對于人力資源的素質要求較高，因此針對這一方面的問題，必須要對檔案工作的相關人員加強素質和技能培訓，以此來提高血站檔案信息的真實性和有效性。

那么如何提高檔案工作人員的專業素質？筆者認為，首先可以對檔案工作人員進行強化性的專業培訓，提高檔案工作人員的業務能力。其次，要加強對于檔案工作人員的業務考核，制定一套適合具體血站內部的考核制度，以此督促工作人員完善自身的工作素養。

五、結論

血站是為臨床提供血液的重要部門，在無償獻血意識逐漸深入人心的現代社會，加強血站檔案工作的質量，不僅是對獻血人士的尊重，同時有助于日后血站的追蹤回訪，提高血液的有效利用和規范管理。此外，在涉及血液的醫療糾紛中，規范化的檔案管理也有助于相關信息證據的提供，在事故中發揮著重要的作用。因此，規范血站的檔案管理工作是非常有必要的，這不僅僅是社會無償獻血事業發展的要求，同時也是血站工作的重要職責。