信息時代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

羅浩

【摘要】眾所周知，在當前高校檔案管理工作中，信息化手段已經(jīng)成為了一種主流手段。我們不得不承認這是檔案管理工作的一大發(fā)展與進步，但是，當我們?yōu)橹畾g欣鼓舞的時候，更要保持冷靜客觀的態(tài)度，來仔細分析現(xiàn)階段高校檔案信息化管理工作中存在的問題和弊端。只有革除弊端，才能夠保證高質(zhì)量地完成好高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，才能夠適應(yīng)高校的發(fā)展要求。本文將就信息時代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新進行深入的分析與探究。

【關(guān)鍵詞】信息時代；高校辦公室；檔案管理；創(chuàng)新策略

我們應(yīng)該都知道，高校的管理工作當中，有一個非常重要的組成部分，那便是檔案管理。檔案管理對于一所高校發(fā)展的重要作用是不言而喻的，我國高校都在積極致力于創(chuàng)新與改革檔案管理的工作之中，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到高校檔案管理工作當中，采用電子介質(zhì)管理檔案，追求檔案管理方式的自動化。縱觀我國當前辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀，其技術(shù)設(shè)備基本上都得到了更新，這為檔案管理方式的創(chuàng)新工作奠定了非常堅實的基礎(chǔ)。以下是筆者結(jié)合自己多年的相關(guān)工作經(jīng)驗，就如何創(chuàng)新高校辦公室檔案管理工作提出自己的幾點看法和建議。

一、創(chuàng)新高校辦檔案管理工作的意義

（一）推動了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。在信息時代的大背景下，已經(jīng)有越來越多的現(xiàn)代化設(shè)備被應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，極大地提升了高校檔案管理工作的便捷性。伴隨著各項新設(shè)備和新技術(shù)的使用，高校辦公室檔案管理的面貌煥然一新。除此之外，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及使用，數(shù)字化檔案逐漸進入了人們的視野中，在檔案檢索工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

（二）工作效率得到有效提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，最主要的形式便是手工管理和服務(wù)，這種工作形式，無論是在工作質(zhì)量還是在工作效率方面都是不夠完美的，是存在著一定程度缺陷的。傳統(tǒng)的管理方式有著難以突破的局限性，既沒有辦法對電子檔案產(chǎn)生影響，更沒有辦法實現(xiàn)采集、收集與利用，這些缺陷都嚴重浪費了管理人員和信息使用者的時間，嚴重影響到了檔案管理工作的效率。但是，創(chuàng)新高校辦公室檔案管理工作，不僅僅有效增加了高校檔案信息的利用率，更在很大程度上提高了檔案管理工作的透明度，實現(xiàn)了檔案信息資源的合理分配與充分利用。

二、如何創(chuàng)新高校辦公室檔案管理工作

（一）創(chuàng)新管理機制。改革傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作的重要前提和基本保障便是要建立起一套完善的管理機制，換而言之，就是要制定出具有高度統(tǒng)一性的標準規(guī)范，為高校辦公室檔案建設(shè)與管理工作提供一個合理的依據(jù)，結(jié)合實際，逐漸建立起標準的管理方式。此外，必須要保證高校綜合檔案室達到既定的規(guī)定與標準，合理存放各種硬件設(shè)備和歸檔信息材料。

（二）提高專業(yè)人才質(zhì)量。一般來說，高校辦公室人員是計算機專業(yè)或者其他專業(yè)畢業(yè)的高材生，他們對于參與檔案管理工作的積極性并不是很高，甚至有一些辦公室人員不愿意參加檔案管理工作。檔案管理人員的責任是非常重大的，因此，我們必須要竭盡全力扭轉(zhuǎn)辦公室人員的管理理念，盡可能多地創(chuàng)造交流與教育培訓(xùn)的機會，也可以通過學術(shù)研究等方式來全力提高辦公室管理人員的整體素質(zhì)，不斷優(yōu)化辦公室管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提升辦公室管理人員的責任意識。

（三）創(chuàng)新檔案管理理念。檔案管理的重要目的之一是為檔案使用者服務(wù)，所以，我們必須要對此進行高度的重視，進一步對服務(wù)功能進行創(chuàng)新，這就要求檔案管理工作人員首先要確立起一個科學、正確的服務(wù)理念，根據(jù)實際的工作情況以及檔案使用者的實際需求，來積極創(chuàng)新與完善服務(wù)體系。首先，從不同的專業(yè)領(lǐng)域分別著手，為其提供更具專業(yè)性的服務(wù)信息，全面提高服務(wù)的質(zhì)量，以滿足使用者需求為最終目的。然后，在保證專業(yè)服務(wù)質(zhì)量的同時，適度追求個性化服務(wù)，我們要以不同用戶的不同使用習慣和對信息的不同需求，不斷調(diào)整和改進檢索的功能和性能，保證所有的使用者都能夠通過自己最習慣用的方式來查詢到對自己有用的信息，這就是所提到的個性化信息服務(wù)，其標準就是以使用者的要求為導(dǎo)向。不同的使用者，使用信息的目的不同，所處的環(huán)境不同，所需要的信息也不同，因此，檔案管理工作人員可以根據(jù)采集與管理檔案信息的過程，對檔案信息中不同的知識體系進行分層管理，根據(jù)不同層次的信息進行管理，提供服務(wù)，創(chuàng)建出一套科學有效的服務(wù)方式來改善管理工作，使用戶檢索更為便利有效。

三、結(jié)束語

綜上所述，對于高校來說，其發(fā)展越快，就意味著高校辦公室的檔案材料越多，要想為高校每一個階段的發(fā)展做出真實客觀的記錄，就必須要不斷改善高校辦公室檔案管理的客觀環(huán)境，時時刻刻不忘對辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，全面提高高校辦公室檔案管理與服務(wù)水平，為高校的穩(wěn)步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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