檔案信息化建設的策略探析

謝家祝

【摘要】提升檔案管理工作效率能夠在很大程度上為企事業單位提供更有價值的信息。而檔案信息化建設可以有效促進檔案管理工作效率的提升，促進檔案管理的多元化和創新性。本文結合筆者實際工作研究，分析了檔案信息化建設的必要性并提出了信息化建設的策略。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；策略

檔案屬于非常重要的信息材料，也受到了越來越多的關注。對檔案資源進行有效的開發利用是檔案管理工作的根本目標。進一步開發利用檔案資源，堅持走信息化建設的道路，這是現代檔案管理工作的必然要求，同時也是充分發揮出檔案材料價值的最佳途徑。

一、檔案信息化建設的必要性

隨著現代信息技術和網絡技術的發展及在各行各業中廣泛的應用，在現階段的信息化社會中，檔案管理工作也必須要堅持與時俱進，堅持做好各項工作的同時不斷推進信息化建設步伐，從而促進檔案管理水平的提升。

一方面，檔案信息化建設是電子文件科學管理的必然要求。近年來計算機信息技術飛速發展，在各行業中得到了廣泛的應用，在工作實踐過程中不可避免地形成了很多電子文件資料。如何科學地管理這些電子文件資料，促進檔案信息化數字化進程，是確保檔案管理工作有效開展的基本保障，也是檔案管理人員必須要深入思考的問題。另一方面，檔案信息化建設是知識資產管理的客觀要求。知識資產屬于檔案管理部門資產中的重要內容，這部分對后續檔案事業發展起到了十分重要的作用。檔案管理人員必須要充分認識到知識資產管理的重要性，因為檔案管理屬于知識資源管理的內容，因此知識資產也應當是檔案管理工作的主要對象之一。另外，因為檔案管理工作是有效進行知識資產管理的基礎，所以努力推動檔案管理信息化建設也符合目前時代發展的需要，同時有助于推動我國檔案事業的健康發展。

二、檔案信息化建設策略

（一）提升管理水平。我國現階段檔案管理信息化建設過程中還存在很多問題，其主要原因在于檔案信息化管理工作不到位不落實，不能夠嚴格實施管理工作。因此我們在工作實踐過程中必須要嚴格按照檔案管理的要求和規定，對各種類型不同載體的文件資料實施數字化處理；同時強調對電子材料的鑒定與歸檔工作，確保能夠形成真正具有較高價值的電子檔案，確保電子檔案的完整性和準確性。這些都是檔案信息化建設過程中的基本工作，對提升信息化工作水平具有非常重要的意義。

（二）信息網絡建設。檔案管理部門應當進一步強化信息網絡一體化建設管理工作力度。第一必須要推進當地檔案信息網絡體系的建設，在傳統檔案管理工作中融入網絡技術，構建專門的電子檔案信息數據庫以及傳輸平臺。第二應當和其他地區的檔案數據庫進行對接，強化各個數據庫之間的聯系，盡快實現檔案資源的共享。第三是監督管理部門應當密切關注信息化建設進度，為促進檔案信息化建設打下堅實的基礎。

（三）加大資金投入。完善全面的軟硬件設施是促進檔案信息化建設工作的基本保障，因此我們必須要加大資金投入，確保信息化建設工作能夠有序開展。檔案管理部門可以積極尋求社會力量的幫助，通過各種渠道來籌措資金，解決自身的資金困難。另外國家財政也應當出臺相關規定，確保檔案信息化建設工作能夠擁有充足的資金保障。

（四）保障網絡安全。由于檔案材料自身的特殊性與保密性，為防止檔案信息泄露和流失，應當強化電子檔案的安全管理工作。檔案工作人員必須要對檔案材料的重要程度有明確的劃分，同時要科學設置相對應的權限。電子設備可以進行一定的安全防護，如定期殺毒、做好備份、更新系統等，避免受到網絡攻擊。另外對電子檔案的管理必須要制定完善的管理制度。

（五）加強人才培養。檔案管理信息化建設不單單要有足夠的資金支持和現代化技術支撐，同時還必須要有充足的人才儲備。所以檔案管理部門必須要加快復合型專業型人才的培養，進一步精簡管理人員結構體系，對檔案管理水平較高且具備較強的信息技術能力的年輕檔案管理人委以重任，同時不斷強化其教育培訓，提升檔案管理人員隊伍綜合素質。

（六）推進制度建設。因為制度的不完善造成檔案管理過程中存在很多不規范的現象，影響了檔案信息化的建設步伐。所以，檔案管理部門和單位領導必須要結合具體情況，構建一套完善科學的檔案信息化管理工作機制。其中必須要包含檔案管理工作中的各項內容和各個環節，確保檔案管理人員能夠有法可依，科學合理地開展各項工作。與此同時，還必須要制定完善的監督管理制度，借助于對檔案工作的有效監督來確保檔案信息的安全，不給不法分子留下任何漏洞，促進信息化建設的開展。

（七）重視開發利用。檔案管理信息化建設只是一種手段而并非最終的目的，對檔案信息資源進行高效的開發利用才是信息化建設的真正目標。推進實施信息化建設，重視檔案信息資源的開發利用，就應當深入分析研究工作中的問題，唯有在網絡環境下的檔案資源才能夠真正實現有效開發和資源共享。所以我們必須要加快檔案數據庫建設，做好檔案的開發利用工作。

三、結語

總之，檔案信息化建設屬于一項長期性專業性的系統工程。隨著現代科學技術的日新月異，信息技術的發展與應用給檔案資料的收集、整理以及開發利用都帶來了非常巨大的改變，檔案管理人員必須要堅持與時俱進，真正做好信息化資源的管理工作，推進檔案管理信息化建設進程，讓檔案資源能夠更有效地得以開發利用，促進檔案管理工作水平朝著新的方向發展。

【參考文獻】

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