文書處理和保密工作的幾點做法與體會

薛爽爽

【摘要】本文強調了文書處理和保密工作的重要性，分析了工作展開的前提，并以信息化社會為背景，對現代文書處理與保密工作的做法與體會進行了闡述，希望能夠為有關部門及人員提供參考。

【關鍵詞】文書處理；保密工作；做法；體會

以軍事以及政治領域等為主的部門，部分文書具有保密性強的特點，一旦內容泄漏，對國家及人民會產生嚴重的不良影響，做好文書處理與保密工作，是避免上述問題發生的主要途徑，在信息化時代下，文書處理與保密更是顯得尤為必要。

一、文書處理和保密工作的重要性

文書處理與保密工作的重要性，主要體現在以下方面：

（一）有利于各部門工作的順利開展。軍事以及政治領域，涉密文件較多，且密級較高，如內容泄漏，會極大地阻礙部門工作的開展，且容易對國家利益造成影響。加強對文書處理與保密工作的重視，從人防、物防、技防等角度出發，提高文書的保密程度，降低內容泄漏的幾率，是保證各部門工作可順利開展的關鍵。

（二）信息化時代的要求。信息化時代的到來，在提高了信息量與其豐富性程度的同時，也極大地降低了信息的安全性。涉密文件一旦與互聯網聯系，不法分子往往會通過互聯網盜取文件信息，可見，在當前時代，做好文書處理與保密工作，已經成為了各有關部門必須重視的一項問題。

二、文書處理和保密工作的前提

建立并完善保密制度、提高有關人員的保密觀念，是文書處理和保密工作的前提：

（一）保密制度。構建完善的保密制度，是提高文書處理與保密工作水平的關鍵。需落實責任制，在盡可能減少與文書處理和保密工作有關的工作人員數量的基礎上，根據文書類型的不同，將其交由不同人員管理，管理者對自身所管理的文書的保密性負責，一旦發生文書信息泄漏問題，需及時追究管理者責任，并對其進行處罰。責任制的落實，可提高有關人員的工作積極性，對于涉密文件處理與保密水平的提高具有積極意義。

（二）保密觀念。樹立保密觀念，同樣十分重要。可通過思想政治工作提高有關人員的保密意識，使其認識到做好文書保密工作的重要性，降低泄密問題的發生幾率。除此之外，與文書保密有關的工作人員，必須對其思想道德素質進行考察，保證符合保密工作的要求。

三、文書處理和保密工作做法與體會

在信息化時代下，可采用以下方法，提高文書處理與保密工作水平：

（一）涉密文書與互聯網斷開。相對于常規保存方法而言，如涉密文書與互聯網存在聯系，其危險性會大大增加。在互聯網時代，部分不法人員會使用相應技術，侵入到各部門的保密系統中，竊取文件與信息，對信息安全性會產生極大的不良影響。有關部門必須將文件管理系統與互聯網斷開，避免上述問題發生。在文件的處理和保存的過程中，工作人員必須在了解國家標準要求的基礎上，嚴格按照規定執行。

在保密系統的使用過程中，自然災害以及病毒侵害等不可控因素，同樣會對文書的安全造成威脅，對此，應針對不同的因素，采取不同措施加以控制。以病毒侵害為例，為避免病毒導致系統癱瘓，應將防火墻裝入系統中，保護系統以及網絡環境安全。

（二）操作者身份識別。應通過操作者身份識別的方法，實現對系統訪問權限的控制。在電子文件的形成過程中，文件進入歸檔庫的這一階段，風險最高，最容易被篡改。為避免部分人員對文件進行非法操作，導致文件被篡改，必須對操作者的操作權限進行規范。需將操作者、操作時間、操作項目及內容進行記錄，并在文件中，建立防調換的標志，以使文件被調換，或被非法篡改后，能夠被及時發現，并及時找到操作者，對其進行處理。

（三）定期備份。可通過定期備份的方法，解決文件受不可控風險影響而丟失的問題。隨著科學技術的發展，當前網絡服務器的安全性以及穩定性已經得到了很大的提高，但不穩定因素仍然存在，一旦網絡服務器出現故障，文書便很容易丟失，且很難恢復。有關人員可通過定期備份文件的方法，降低網絡服務器故障對文件安全性的影響，使故障解決后，服務器中的信息能夠被及時恢復。如條件允許，建立異地備份的方法效果更好。

（四）歸檔與移交文書的處理與保密。針對歸檔文書，應對其賬面等進行檢查，保證賬面準確無誤，保證文字以及內容清晰明了，確保其不存在異常時，才可將其歸檔。針對移交文書，需對移交手續等進行檢查，保證手續齊全，且來源確定，不存在風險。如文書需要銷毀，同樣應對銷毀的時間及人員等進行記錄，提高文件的保密性。受部分工作人員保密意識差的影響，其在獲取文件后，不會及時將其移交給有關人員處理，由此導致的文件滯留，無法有效歸檔問題，同樣增加了文件的危險性，對此，必須進行及時處理，一旦發現此種狀況，應嚴肅追究有關人員責任。

四、結束語

綜上所述，在信息化時代下，文書內容的泄漏風險以及文書被篡改的風險進一步增加，對文書處理與保密工作提出了新的要求。有關部門及人員需加強對文書保密重要性的認識，應從操作者身份識別以及定期備份等方面，提高文書的安全性，以使文書能夠真正發揮其價值。

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