機關檔案保密工作研究

周莉

【摘要】本文通過分析機關檔案保密工作面臨的問題和挑戰，結合新形勢下國內檔案保密工作的新任務、新要求，從健全檔案保密管理體制、開展檔案保密法制教育、加強涉密檔案全過程控制、規范涉密檔案人員管理等方面出發，結合個人工作實際，提出促進機關檔案保密工作長效發展、穩步提升的管理措施。

【關鍵詞】機關；檔案；保密

隨著社會的進步、經濟的發展以及互聯網的普及應用，檔案保密工作面臨著一系列新問題和新挑戰。近些年，各級黨政機關檔案部門越來越重視檔案保密工作的管理和發展，以適應新形勢的任務和要求。檔案部門應從組織領導、制度保障、嚴格管控、合理利用等環節做好檔案保密工作，確保檔案的完整與安全，維護國家和集體的利益。

一、機關檔案保密工作面臨的問題和挑戰

新形勢下，人們對檔案信息資源的需求逐步增加，檔案保密制度建設不健全、思想認識不到位、技術手段不先進等問題直接影響著機關檔案保密工作的有效開展。

（一）檔案保密制度建設不健全，保密監管有待加強。當今，機關檔案保密管理過程中普遍存在著保密職責不明確且未能落實到位，沒有明確檔案保管期限和保密期限的區別，沒有正確處理好檔案利用和保密之間的關系，涉密檔案人員管理不完善，并且缺乏監督機制、考核機制等問題。制度的缺失使機關單位的檔案保管行為缺乏正確的認知和有效的約束，各機關對本單位的檔案信息保管與利用有很大的隨意性，嚴重者會在利益的驅使下對本應保密的檔案信息公布于眾，使國家檔案事業陷入不利環境中。

（二）檔案保密思想認識不到位，保密觀念有待提高。機關檔案保密工作中普遍存在“重保管輕利用”的現象，大多數工作人員認為不用涉密檔案是最安全最有效的防止泄密方法。機關個別領導干部和工作人員思想麻痹，保密觀念淡薄，形式主義嚴重，缺乏主體意識、擔當意識、責任意識，在日常工作中放松了對安全隱患的警惕，放棄了對新問題、新挑戰的應對。機關大多數檔案管理人員具備良好的職業操守，重視檔案資料的保密管理，但因受傳統思想觀念的影響，檔案信息利用率比較低，對涉密檔案與非涉密檔案的規定和要求混淆不清，導致檔案保密工作出現許多失誤，并且造成利益損失，對國家秘密的安全形成一定威脅。

（三）檔案保密技術手段不先進，保密防范有待改進。如今高科技的發展和竊密手段的應用，使得竊密與竊密斗爭更加尖銳復雜，黑客攻擊已經滲入政府機關、軍事部門等各個角落，檔案保密工作面臨更加嚴峻的挑戰。因此，一方面，信息網絡安全的防護能力有待加強，許多檔案系統軟件處于不設防狀態，具有潛在風險。另一方面，對引進的檔案信息技術和設備缺乏保護信息安全所必須的有效管理和技術防范。再者，目前普遍存在保密技術防范裝備的研制、開發和應用工作進展遲緩、投入不足、經費匱乏、措施薄弱，導致機關檔案信息安全面臨更加嚴峻的形勢。

二、提高機關檔案保密工作的具體措施

針對新形勢下機關檔案保密工作面臨的問題和挑戰，檔案部門可從健全檔案保密管理體制、開展檔案保密法制教育、加強涉密檔案全過程控制、規范涉密檔案人員管理4個方面，提升檔案保密工作整體水平。

（一）健全檔案保密管理體制，促進檔案保密工作長效發展。健全管理體制是確保檔案保密工作長效發展的基礎保障。機關檔案部門可從組織建設、管理理念、考核機制等方面狠抓制度落實、強化主體責任、實施有效管控。

1.完善組織建設，加大監管力度。各級機關一是堅持按照“誰主管誰負責、誰運行誰負責、誰審批誰負責”的原則，嚴格落實領導干部檔案保密工作責任制，強化檔案保密工作責任追究。二是成立保密委員會和保密委員會辦公室，檔案工作人員加入其中。三是將檔案保密工作會議列為常態工作，分析檔案保密工作形勢、探討檔案保密管理難點、部署檔案保密工作要點。四是機關各部門要將各種安全隱患消滅在萌芽狀態，首先，實行定期檢查與不定期抽查、全面檢查與重點抽查相結合，對檢查中發現的問題，要及時提出整改措施，及時堵塞漏洞，防止失、泄密事件的發生，使保密工作制度落實到實處；其次，推進檔案保密自查自評工作規范化、常態化，開展檔案保密自查、自評工作專項檢查，加強督促指導，抓好自查結果運用，及時消除泄密隱患。

2.區分管理理念，正確實施管控。在涉密檔案管理中準確判定開放與控制的范圍、合理區分檔案保管期限和保密期限至關重要。涉密檔案根據《保密法》規定劃分為絕密、機密、秘密三個等級，確定檔案的密級，就是讓檔案工作人員根據不同等級采取不同的管理措施，最大程度地提供檔案利用，機關檔案人員要注意檔案保密的時效性，把握好開放與控制的尺度。現實工作中，檔案保管期限和保密期限極易混淆，確定檔案保管期限的原則是要正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，準確判定檔案的保管時限，確定保密期限的原則是在國家秘密事項確定的期限內，受國家有關保密法律法規的保護，產生法律效力的時限。

3.設立考核機制，強化主體責任。目標責任考評與考核，是落實檔案保密工作責任制的重要手段。機關檔案部門要做到日常考核與年終考核相結合，注重把握檔案涉密工作考核以及月度、季度和年度考核的結合點。其次要做到保密檢查與日常考核相結合，詳細記錄檢查結果以及問題整改情況，把每次保密檢查結果記錄納入年終考核總評。再者要做到管理部門與人事部門相結合，把學習保密法律法規知識技能、執行保密紀律、落實保密責任和履行保密承諾列入干部選拔和領導干部年度考核范圍。最后要做到考核結果與個人利益相結合，把涉密檔案人員履行保密工作職責情況與個人職級晉升、評功評先、績效工資、考評獎金相掛鉤，真正使考核起到獎勤罰懶、獎優罰劣的作用。

（二）開展檔案保密法制教育，促進檔案保密意識有效提升。加強檔案保密法制教育，是增強廣大干部職工保密法制觀念的重要途徑。針對在檔案管理工作中存在的保密意識淡薄、缺乏保密安全教育等問題，一方面要對檔案使用者加強宣傳教育，另一方面要從檔案管理工作的內部入手，建立高素質的檔案管理隊伍。

1.多渠道開展保密宣傳教育，筑牢保密思想防線。檔案工作人員特別是各級檔案領導干部，必須從高度出發，充分認識檔案保密工作的重要性，充分認識到保密工作的復雜性和艱巨性。首先將保密宣傳當作一項常態化工作來抓，定期制作宣傳展板、張貼保密宣傳教育掛圖等，廣泛宣傳保密法律法規和保密常識，在機關單位形成保密知識人人學的風氣。其次定期組織播放保密教育警示片，組織單位廣大干部職工集體觀看保密教育片，通過典型案例，讓大家充分認識到新形勢下保密工作的緊迫性和重要性，進一步提高各級領導干部保守國家秘密的自覺性。最后參加各級機關和國家保密教育基地組織的保密輪訓，普及保密知識，了解新形勢下國家保密面臨的困難和挑戰。

2.多層次開展保密業務培訓，提高保密知識水平。檔案部門要大力加強保密法紀教育，提高廣大檔案干部尤其是年輕干部的保密法紀觀念。一方面可以從領導層面推動保密培訓，利用單位黨委中心組學習機會，組織學習保密法律法規或播放保密教育視頻培訓，提高單位領導保密意識，促使單位領導能夠率先垂范，以身作則，嚴守保密法紀，帶頭做好保密工作。另一方面可以根據保密工作政治性、技術性的特點，邀請保密專家結合最新保密形式和規定到單位開辦講座，大力宣傳黨和國家的保密工作方針政策，詳細解讀保密法律法規的具體內涵，使檔案人員能夠了解到檔案保密工作的新形勢、新任務、新要求。

（三）加強涉密檔案全過程控制，促進檔案保密制度落實到位。機關檔案部門要按照保密管理規定，采取人防、物防、技防等措施，杜絕因違規操作造成泄密隱患的情況發生。

1.提高涉密載體保密管理。機關檔案人員要加強對涉密檔案管理和各類文件的印制、歸檔、利用、保管等工作的保密安全措施。涉密檔案的使用要嚴格履行審批、登記、編號、簽收等手續，傳遞時應當包裝密封，標明密級，通過機要途徑或指定專人傳遞。匯編檔案中如摘錄、引用涉密檔案內容，應當按照涉密檔案的密級、保密期限和知悉范圍管理。涉密檔案要選擇安全保密的場所和部位保存，配備必要的保密設備，設專人管理、密碼控制。涉密檔案保管場所無特殊情況不得隨意進入，對因工作需要進入的人員，采取嚴格的保密管理措施。

2.落實信息公開保密措施。審查工作是檔案開放前的一項重要環節，機關檔案人員要根據領導審核情況，權衡利弊，進行綜合分析、最終審查。另外，要做好檔案的密級變更，檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的，其變化分為升密、降密和解密，其中升密是極少數的，也是暫時的，大多數是降密和解密。機關檔案人員要遵循保密法的有關規定，國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應及時解密，解密后的檔案經過審查方可公開。

3.加強網絡裝備保密管控。嚴格按照“涉密信息不上網，上網信息不涉密”的原則，禁止在非涉密計算機上存儲、處理、傳輸涉密檔案，禁止在涉密計算機上使用具有無線互聯功能的設備，禁止在涉密計算機及非涉密計算機之間交叉使用移動存儲介質。同時，機關檔案部門要增強保密技術防控能力，推進保密新技術、新產品的應用和關鍵保密技術裝備配備，提升保密技術監管水平。

（四）注重涉密檔案人員的管理，促進檔案保密主體穩步發展。涉密檔案人員是檔案保密管理的核心要素和重要對象，也是檔案保密工作的重要主體。規范涉密檔案人員上崗、在崗、離崗等全過程管理，有利于提高涉密檔案人員管理的整體水平。

1.規范涉密檔案人員上崗管理。各機關單位要設立涉密檔案管理人員審核條件，做好任前審查，涉密檔案人員須做到誠實可靠、品性端正、作風正派、具備勝任涉密崗位所要求的業務素質和能力，并且堅持“先培訓、后上崗”的原則，做好崗前培訓，確保擬任涉密檔案人員熟悉保密法律法規，掌握履行崗位職責所需要的保密知識和技能。同時，簽訂上崗保密協議，明確承擔保守國家秘密的義務、保密管理要求以及未能履行保密義務必須承擔的有關法律責任。

2.規范涉密檔案人員在崗管理。各機關單位可開展經常性的保密形勢、保密法律法規和保密知識技能培訓，使涉密檔案人員切實增強保密意識、養成保密習慣、提高保密技能；定期對涉密檔案人員復審，確保其符合崗位工作要求；嚴格涉密檔案人員因公出國（境）的審查，做好行前教育，建立涉密檔案人員管理數據庫，加強涉密檔案人員動態管理，爭取最大限度地推進涉密檔案人員權益保障，對因保密工作使合法權益受到影響和限制的涉密檔案人員，在進修培訓、福利待遇、評獎表彰等方面給予照顧。

3.規范涉密檔案人員離崗管理。各機關單位要做好脫密期管理，涉密檔案人員在脫密期內，應當按照規定履行保密義務，不得違反規定就業，不得以任何方式泄露國家秘密。二是做好涉密載體清退，嚴格核查、督促涉密檔案人員清退所有涉密載體，并將清退的涉密載體登記造冊。三是做好保密承諾和保密教育提醒，明確其離崗離職后應履行的保密義務以及違反承諾應承擔的法律責任。

綜上所述，加強機關檔案保密工作是新形勢下檔案管理的重中之重，各級黨政機關檔案部門需要增強責任感和使命感，把檔案保密工作作為檔案管理的重要環節，抓緊抓實，常抓不懈，合力促進檔案保密工作邁上新臺階。