檔案管理工作之六“三”法則

周芯妍

摘要：檔案是公司發(fā)展過(guò)程不可多得的寶貴史料，是各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是公司各項(xiàng)工作的見(jiàn)證，經(jīng)過(guò)檔案人員的取精、分析歸納、分類編目認(rèn)真整理形成的，更是反映公司歷史的真實(shí)材料，作為一名檔案管理者，在實(shí)踐中通過(guò)不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些便捷的日常管理法則。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；法則

檔案是提高公司發(fā)展事業(yè)不可多得的寶貴史料，是公司各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是公司開(kāi)展各項(xiàng)工作的見(jiàn)證，經(jīng)過(guò)檔案人員的取精、分析歸納、分類編目認(rèn)真整理形成的，更是反映公司歷史的真實(shí)材料，那么如何做好檔案管理工作呢？本人作為一名辦公人員，在實(shí)踐中通過(guò)不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些便捷的日常管理法則。

法則一：“三納入，三同步”。提高重視程度，健全工作機(jī)構(gòu)。把檔案工作列入工作重要議事日程，納入公司整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃、納入公司管理制度、納入有關(guān)人員職責(zé)范圍，布置工作，檢查工作，總結(jié)工作與相關(guān)檔案資料歸檔同步。加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理機(jī)構(gòu)，層層成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專兼職檔案員，積極創(chuàng)造條件，保證檔案管理工作順利開(kāi)展。檔案室對(duì)檔案的收進(jìn)、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按照有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向上級(jí)檔案主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果。公司檔案室要定期對(duì)所存檔案進(jìn)行全面檢查，對(duì)已經(jīng)破損和字跡褪色的檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，如遇特殊情況應(yīng)立即向上級(jí)匯報(bào)，及時(shí)處理。

法則二：“上中下”三配合。加強(qiáng)檔案收集管理，檔案管理工作完善的前提和基礎(chǔ)是做好文件材料收集。要結(jié)合本單位自身的管理體制，組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、協(xié)調(diào)各部門配備的兼職檔案信息員從而做到從上而下、層層有人負(fù)責(zé)、形成“上中下”三層配合左右協(xié)作的檔案交接，做到隨時(shí)收集和定期收集相配合，盡可能防止和減少文件資料的流失。入檔前一定要對(duì)所有資料進(jìn)行審查整理，認(rèn)真鑒別，決定取舍。

法則三：三早三嚴(yán)三優(yōu)。常抓不懈，做好促進(jìn)檔案定級(jí)工作，促進(jìn)公司檔案管理水平的不斷提高。檔案定級(jí)對(duì)于做好檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也是極為重要的。應(yīng)該按照“三早三嚴(yán)三優(yōu)”的方法來(lái)操作，“三早”是指檔案工作介入早、定級(jí)早、收集早，為及時(shí)歸檔早準(zhǔn)備；“三嚴(yán)”是指嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)質(zhì)量、嚴(yán)要求，嚴(yán)格對(duì)照檔案定級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格檔案收集的質(zhì)量，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作的要求，在整個(gè)準(zhǔn)備過(guò)程中做到項(xiàng)目多不亂，資料多不雜，頭緒多不粗，確保檔案資料在分類、編號(hào)、裝訂、縫制等各個(gè)環(huán)節(jié)中無(wú)差錯(cuò)；“三優(yōu)”是指在檔案定級(jí)準(zhǔn)備過(guò)程中，堅(jiān)持開(kāi)展“優(yōu)質(zhì)管理、優(yōu)質(zhì)設(shè)施、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”活動(dòng)，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與，進(jìn)一步優(yōu)化公司檔案管理的條件。

法則四：檔案工作三化 平時(shí)化、平常化、常態(tài)化。要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作三化：平時(shí)化、平常化、常態(tài)化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”，做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

法則五：注重三個(gè)工作環(huán)節(jié)

一是要定期參加檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論、現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)；要做到持證上崗，注重重點(diǎn)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作及抓好每年的歸檔工作，各類文件、材料能否齊全完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個(gè)基礎(chǔ)。

二是要實(shí)時(shí)指導(dǎo)歸檔部門的檔案工作。加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與收集兩個(gè)工作環(huán)節(jié)的聯(lián)系，對(duì)于做好全宗科學(xué)排放也是至關(guān)重要的。收集與指導(dǎo)部門應(yīng)共同制定相應(yīng)的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，在統(tǒng)一的原則下，對(duì)歸檔部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，借以提高組卷與初步鑒定的質(zhì)量，做好歸檔與進(jìn)室的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。同時(shí)，把現(xiàn)行部門的檔案形成數(shù)量、內(nèi)容等情況，提供給檔案室的保管部門，為做好全宗排放提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。

三是要定期組織檔案收集和審核有關(guān)會(huì)議。公司從高的重視程度健全工作機(jī)構(gòu)，注重檔案收集工作，定期組織相關(guān)人員參加檔案收集和審核的工作會(huì)議，加強(qiáng)管理常抓不懈，促進(jìn)檔案定級(jí)工作，提升公司整體檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

法則六：注重三聯(lián)系

一是要聯(lián)系上級(jí)部門，及時(shí)學(xué)習(xí)了解和掌握檔案管理的上級(jí)政策和文件精神，努力做到對(duì)相關(guān)政策提前研究，對(duì)整體工作提前謀劃，對(duì)相關(guān)任務(wù)提前安排，始終把握工作的主動(dòng)權(quán)，做到依法歸檔，依法管檔。二要聯(lián)系歸檔部門，及時(shí)收集資料，做到月清月結(jié)。三要聯(lián)系歸檔人員，定期召開(kāi)歸檔方面會(huì)議，督促完成歸檔工作。

經(jīng)過(guò)近年來(lái)的努力，整體檔案管理水平得到了很大提高，檔案工作得到了歸檔及時(shí)、分類科學(xué)、操作規(guī)范、管理嚴(yán)格，有力提升了檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化水平。