工作流程電子應用手冊的創建與應用

胡明珠+孫業東+郭樂+劉琛

摘 要：為加強企業工作流程化管理，全面推進工作流程建設工作，確保工作落到實處，實現企業管理的高效率運轉。工作流程在實施過程中，由于工作流程的節點相對較多，查閱紙質工作流程相關節點的工作標準及要求較為繁瑣。為此，我們創建制作工作流程電子手冊文件，基本實現業務人員在辦理業務、日常學習等工作中，很方便地查找每個流程節點的內容。

關鍵詞：企業管理 工作流程 應用手冊 創建與應用

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）04（c）-0190-02

工作流程是指工作事項的活動流向順序，包括實際工作過程中的工作環節、步驟和程序。工作流程一方面可以保證工作質量、規范管理，另一方面可以提高工作效率。企業流程管理是對企業內部改革，改變企業職能管理機構重疊、中間層次多、流程不閉環等，使流程可以從頭到尾由一個職能機構管理，做到機構不重疊、業務不重復，達到縮短流程周期、節約運作資本的作用。

1 工作流程電子應用手冊的創建背景

近年來，濰坊煙草市局（公司）系統精益管理活動以持續改進管理模式，減少浪費降低成本為核心，并改進措施來實現管理的高效率運轉，管理工作流程標準化的建設是確保精益管理活動有效開展的重要管理手段之一。

濰坊煙草市局（公司）系統確定2016年為“管理工作流程建設年”，按照 “全員參與、集中提煉、寫我所做、做我所寫”的原則，全面開展流程建設工作。至2016年7月底，市局（公司）系統工作流程已編寫完畢，共計116個工作流程。在實施應用過程中，每個工作流程的節點相對較多，工作標準要求嚴格、相關的記錄資料復雜，經辦人員在辦理業務時易出錯，同時查閱紙質工作流程相關節點的工作標準及要求較為繁瑣。如何解決該問題，提高工作效率，快速地查閱學習各流程節點的工作標準及資料準備，了解掌握該流程相關的支撐文件、關鍵節點等，是當前亟待解決的問題。為此，我們創建制作工作流程電子手冊文件，基本實現業務人員在辦理業務、日常學習等工作中，很方便地查找每個流程節點的內容。

2 工作流程電子應用手冊的創建過程

我們對目前工作流程研究現狀和發展趨勢進行了調研，按工作流程開展各項工作，最終目的就是要將工作流程灌輸到每名員工，以確保各項工作的實施與落實。按工作流程開展各項工作，就是要加強貫徹落實，我們往往缺的不是工作流程，而是按工作流程辦事的執行力。但是我們現在更需要的是能夠創建一種更柔性和人性的方式來推動工作流程的嚴格落實，來從內心深處激發員工的主動性、積極性和創造性。

基于各類工作的特點，部分工作流程節點多，要求資料規范，經辦人員在辦理業務時易出錯，查找相關工作流程對應的標準要求時較為繁瑣，不利于此項工作的順利開展。因此，如何解決上述問題，使實際辦理業務的人員都能熟知各類工作流程各個節點的要求，實現工作的流程化、標準化、信息化，把工作做真、做實、做細、做精，促進各項基礎管理工作上水平，真正把工作落在實處。為此，我們創建制作各類工作流程電子應用手冊，徹底解決以上問題。所以，該電子手冊不僅是工作中的好幫手，還是工作流程學習、培訓的好工具。該電子手冊文件通過微軟公司提供的PPT軟件進行編制，提供一種操作簡單的實用工具，其對于微機硬件配置要求不高。

由于職工年齡結構差距較大，有相當一部分年齡大的員工僅能掌握電腦應用的初級操作，而繁瑣的操作步驟讓他們望而卻步。而我們工作流程電子應用手冊的設計就適用于全部年齡段，操作相對簡單，在開始使用時，只需要用鼠標雙擊“電子工作流程手冊”文件，該工作流程應用手冊會自動運行，使用下拉菜單式管理，以后的所有操作只需要使用鼠標進行點擊操作即可，其操作起來十分方便，并且得心應手。

我們通過將工作流程的各個節點全部集中匯總到工作流程電子應用手冊中，當各個崗位上的職工需要查看時，打開該手冊后，所有工作流程的各個節點將會在微機屏幕上全部顯示出來，點擊某一節點名稱時，將自動顯示該節點的相關標準要求、所需資料、責任部門及責任人，不必來回查找紙質資料，既節約了查找資料的時間，又提高了員工學習的興趣。本工作流程應用手冊界面直觀，業務經辦人員易于理解各個節點的要求。

3 工作流程電子應用手冊的應用成效

3.1 提高工作效率

通過使用工作流程電子應用手冊后，將會大大提高各個崗位的工作效率。比如，業務經辦人員在查看工作流程的相關要求時，因部分工作流程節點較多，造成工作效率較低，而通過我們創建的工作流程電子應用手冊，可以從電腦端直接查看，點擊后所有工作流程各個節點是在微機屏幕上顯示出來的，業務操作人員只需要看一下屏幕顯示，并按照流程節點開展業務工作即可，因此將大大提高工作效率。

3.2 提高學習積極性

創建制作各類工作流程電子應用手冊，以易操作性作為保障，將文字、圖像等媒介要素有機結合，操作界面內容豐富、直觀易懂、一目了然，讓學習工作流程的人員不感到枯燥無味，提高學習的自覺性和積極性。

3.3 增強操作靈活性

紙質版工作流程查閱時，易出現串行而導致執行出錯。而使用工作流程電子應用手冊后，將徹底解決出現串行而導致執行出錯的現象。當出現某一工作流程又涉及另外一項工作流程時，只需單擊另一工作流程圖標，將立即調用該項工作流程，實現工作流程之間相互調用的無縫對接，還能實現自動查閱工作流程相關支撐文件的功能，當相關支撐文件修改或更新時，同步修改工作流程電子應用手冊信息，增強了工作流程電子應用手冊操作的靈活性、多樣化，使其查閱相關文件及信息內容時，更加方便、更加及時、更加快捷。