計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的運(yùn)用

梁德敏??

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理工作也朝著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展。在數(shù)字檔案管理過(guò)程中，要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提升檔案管理的信息化和數(shù)字化水平，讓檔案有更高的管理效率，為今后的查詢與利用提供方便，充分發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用。本文將簡(jiǎn)述計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)字檔案管理中運(yùn)用的意義，并提出了具體可行的策略。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 數(shù)字檔案管理 運(yùn)用

中圖分類號(hào)：TP3930文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）11-0070-01

當(dāng)前，檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，并通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，有效提升了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)非常落后，并逐步被數(shù)字檔案管理模式所取代，這樣既能夠讓檔案管理工作水平得到提升，還能提升檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和智能化水平。對(duì)此，檔案管理人員要充分提起重視，將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到數(shù)字檔案管理工作中，避免檔案資料出現(xiàn)泄漏、丟失的問(wèn)題。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)字檔案管理中運(yùn)用的策略

（一）檔案信息管理的數(shù)字化

通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，通過(guò)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到計(jì)算機(jī)中，可以讓檔案信息保存、查詢、修改、檢索等工作變得更加高效與便捷。[1]在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，還能夠讓檔案信息得到共享，工作人員只需要利用網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)時(shí)查詢相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的綜合管理，并讓檔案信息管理工作變得更加順暢與有效。在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，會(huì)極大減少紙質(zhì)檔案的使用量，減少了檔案管理成本投入，并能夠讓重要、珍貴的檔案信息得到永久保存，不會(huì)出現(xiàn)磨損、遺失等問(wèn)題。

（二）檔案信息管理的自動(dòng)化

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用非常廣泛。對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)說(shuō)，信息存儲(chǔ)非常高效，處理能力較強(qiáng)，能夠同時(shí)處理多種信息，且處理速度也很快，能夠提升檔案管理的自動(dòng)化水平。通過(guò)設(shè)置相關(guān)的工作程序，計(jì)算機(jī)可以快速完成信息整合、分析處理、信息查詢和信息管理等工作，不用進(jìn)行人工操作，且可以獲得更高的效率，讓檔案管理工作可以自動(dòng)開(kāi)展。對(duì)此，要將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用到數(shù)字檔案管理工作中，讓檔案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科學(xué)地進(jìn)行。

（三）檔案信息檢索的網(wǎng)絡(luò)化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，在提升檔案管理工作效率上發(fā)揮著重要作用。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)⒏鞯貦n案形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，工作人員在檢索過(guò)程中，只需要簡(jiǎn)單操作就可以實(shí)現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，能夠檢索所有的信息，包括本地檔案信息查詢與各處檔案綜合查詢等，工作人員只需要利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)就可以完成檢索工作。同時(shí)，檢索速度也可以得到有效提升，只需要輸入關(guān)鍵字，可以快速獲得檢索結(jié)果，從而節(jié)省了檔案查詢的時(shí)間，也提升了檔案資料的利用率。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索，幫助工作人員提升了工作效率，提升了檔案管理工作的智能化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化水平，讓各地檔案信息得到有效共享。

（四）檔案信息管理的安全化

檔案管理有著一定的特殊性，且很多檔案對(duì)保密的要求比較嚴(yán)格，這需要做好檔案的安全保護(hù)工作，避免信息發(fā)生丟失、泄露的情況。[2]將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字檔案管理中，可以提升檔案資料的保密性，這表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：一是檔案資料本身的安全保密。即一些檔案資料附加有密碼，只有獲得相應(yīng)權(quán)限才可查閱，這樣就避免檔案資料出現(xiàn)外泄的情況。二是對(duì)系統(tǒng)軟件的安全加密。對(duì)啟動(dòng)盤(pán)進(jìn)行加密，避免人為復(fù)制相關(guān)信息，將信息泄露途徑切斷。要通過(guò)各種有效的技術(shù)措施，提升數(shù)字檔案的安全性。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才

檔案人員素質(zhì)與能力的高低，對(duì)數(shù)字檔案管理工作水平影響很大。對(duì)此檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)工作，讓他們掌握更多的專業(yè)技能，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)，能夠充分運(yùn)用好計(jì)算機(jī)技術(shù)，保證數(shù)字檔案管理工作效率得到提升。檔案管理人員在接受培訓(xùn)以后，可以熟練操作各種先進(jìn)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等，讓數(shù)字檔案管理能夠正常開(kāi)展。此外，檔案管理人員也要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性，主動(dòng)投入到學(xué)習(xí)中，并在日常工作中注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，這樣才能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作，讓檔案資料應(yīng)有的價(jià)值得到發(fā)揮。

二、結(jié)語(yǔ)

總之，在信息時(shí)代背景下，檔案管理數(shù)字化水平不斷提升，檔案管理模式也發(fā)生了變化。檔案管理部門(mén)要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，提升檔案管理工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化水平，這樣能夠讓工作效率得到有效提升，減少工作強(qiáng)度。此外，還要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這樣才能保證數(shù)字檔案管理工作正常開(kāi)展，將計(jì)算機(jī)的作用發(fā)揮出來(lái)，讓檔案資源得到有效利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]范宏.云技術(shù)在數(shù)字檔案資源管理中的應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（35）：49-50.

[2]樊莉麗.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用[J].中國(guó)管理信息化，2014（12）：46-47.

責(zé)任編輯：孫瑤