建筑工程檔案資料管理中的問題及措施探討

王輝

摘要：建筑工程涉及到各類資料而且資料收集與整理的完整度與客觀度對于工程質量管理與安全管理至關重要，對建筑工程的質量產生了重要影響。為此，本文在分析建筑工程檔案資料管理工作存在的問題的基礎之上從管理意識、管理質量、人才培養三方面提出來改進建議。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；質量管控

一、建筑工程檔案資料管理工作存在的問題

（一）相關人員檔案意識薄弱

由于建筑工程的特殊性，從工程建設的招標到最終的竣工等各個階段均涉及到各類資料，不僅繁雜而且量大。此類資料對于工程施工階段的質量管理與安全管理極為重要，尤其是數據資料的管理是預防發生質量問題以及安全事故的參考信息，即使在工程竣工之后依然可以為后期的維護管理提供信息參考。同時，在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。

（二）建筑工程檔案資料管理質量偏低

在建筑工程檔案管理中，不論是施工前的資料還是施工過程中資料均屬于工檔案管理的內容之一，但是由于施工單位在工程管理中將重心放在了工程進度、工程成本、工程質量的控制上而忽視了對工程檔案的管理，直接導致了工程檔案的完整性與價值性。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。

（三）缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制

由于建筑工程的特性，不論是施工企業還是業主對于工程檔案管理的重視度均明顯不足，關注的重點在于成本控制與質量層面。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制。因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任，全面保障工程檔案資料的完整性。

二、建筑工程檔案資料質量管理的強化措施

（一）提高建筑工程檔案資料管理的重視度

當今社會已經進入到了信息化時代，信息化與網絡化技術已經在各行業中得到了普遍運用，在建筑工程管理中，強化工程檔子資料管理的信息化是必然趨勢之一，這是時代發展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰。基于該形勢，建筑施工單位不得不尋求改變，轉變工程檔案管理的理念以提升工程檔案管理工作的效率。就當前的發展，一方面是基于信息化技術與網絡技術廣日益普及而催生出來的智能化設備廣泛運用，電子檔案的運用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環保、低碳意識的推動下，傳統紙質化的檔案管理無疑是資源的極大浪費。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認識到時代發展的趨勢，進而轉變工程檔案管理工作理念，以信息化發展為前提，改變現有的管理模式以提升檔案管理工作的質量與效率。

（二）強化建筑工程檔案資料管理的質量度

其一，對工程技術資料的表格樣式進行統一。當項目準備籌建時就需要按照本工程的具體特點，制定一套具有可行性的、符合當地行政管理部門和檔案管理部門規定的竣工資料表格，表格的統一給各參建單位在進行工程資料編輯與整理過程帶來了很大的便利，從而有效避免了資料格式多樣化、不規范化情況的出現；其二，在建筑工程建設過程中全面開展施工物質資料的收集整理工作。建筑工程施工過程中需要運用到各類施工材料，是質量對于工程項目的質量度與安全性產生重要影響，而當前施工材料合格證與檢驗報告采用復印件或未能與原材料同步到達的現屢見不鮮，如果管理人員未能引起重視，則可能導致相關材料的缺失進而導致施工材料未檢驗而直接投入使用的現象，則可能為工程質量埋下安全隱患。為此，必須要提高重視度并要求工作人員做好跟蹤管理工作。一方面，管理人員在采購施工材料的過程中要檢測相關資料并要求送貨時與原材料同時送達，否則不予接收；另一方面，對于未能同原材料同時送達的現象，要求供應商在規定時間內補充相關材料，超過期限則不予借款或退貨處理。同時，將該批類原材料針對性管理嚴禁投入到施工之中。

（三）強化對建筑工程檔案資料管理人員的培養

當今，信息化技術與設備更新換代越來越快，在提升社會工作與生產效率的同時亦要求相關單位增加對信息化技術運用的投入。對于建筑工程檔案資料管理工作而言，企業應當結合時代發展趨勢增加相關技術與設備的引入，以改善檔案管理工作的條件。首先，要強化建筑工程檔案資料管理現代化人才的培養；其次，注重人才的培訓以提升其建筑工程檔案資料管理工作的經驗與實際技能，同時要建立相應的績效考核管理機制以激發其培訓的積極性；再次，加強檔案管理工作團隊建設，選拔一些專業技能強、責任感強、綜合素質高的工作人員，進行相關培訓，組建優秀的檔案管理團隊，最后，還可建立相關的薪資激勵制度，以調動工作人員的工作主動性與積極性。

參考文獻：

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