淺談信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

張菲

現(xiàn)在檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的大勢所趨，其必然性與優(yōu)勢是無可置疑的。那么，如何更好的將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理上，加強檔案管理的信息化，才能更好地為組織發(fā)展、為社會發(fā)展提供充足動力。

一、計算機在檔案管理工作中的應(yīng)用。

（一）檔案計算機管理的發(fā)展是計算機等新技術(shù)的社會化發(fā)展的一部分。計算機應(yīng)用的普及給檔案管理的基礎(chǔ)工作和管理方法帶來巨大影響。我們已經(jīng)體會到，計算機在檔案管理中的應(yīng)用，不僅帶來了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。

（二）電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，這標(biāo)志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發(fā)生了革命，它直接影響著檔案工作的運作方式，基本理論乃至思維觀念。

（三）隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會各界對各種信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，用戶對信息的需求是準(zhǔn)確、及時、簡捷、實用。用戶希望提供的是經(jīng)過加工后的綜合信息，甚至于包含知識增值的產(chǎn)品。檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會各界的需求。

（四）實現(xiàn)手工檢索向計算機檢索的全面過渡。首先是完成三大目錄體系的過渡：革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案、民國檔案；把過去的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等眾多的目錄，統(tǒng)一到用計算機編目的方法上來；建立科學(xué)的機讀檔案目錄檢索體系。

二、檔案管理內(nèi)容信息化。

（一）檔案信息的數(shù)字化，它是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

（二）檔案網(wǎng)站建設(shè)，它是指檔案網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)，它是指利用電子網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點：存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境；運行方式上的特點，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；功能定位上的特點，以存取為中心。

三、檔案管理環(huán)節(jié)的信息化。

（一）檔案信息化基本環(huán)節(jié)。

1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎(chǔ)。信息技術(shù)對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

2.歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關(guān)鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統(tǒng)中。

3.查詢應(yīng)用。方便快捷的查詢提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現(xiàn)信息化的最終目的。

（二）多媒體技術(shù)。多媒體技術(shù)就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術(shù)，提供了人性化、交互式服務(wù)，利于對檔案信息資源的開發(fā)利用。可以實現(xiàn)全文檢索，提高了查詢準(zhǔn)確率；利于對音像檔案信息的檢索；利于對檔案信息的編研和出版發(fā)行；提高了檔案利用率。

（三）信息存貯技術(shù)。現(xiàn)代信息存儲技術(shù)包括磁儲存技術(shù)、縮微技術(shù)與光盤技術(shù)，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結(jié)合起來，已成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)。磁存儲具有頻帶寬廣（可存儲從直流到2兆赫以上的信號）信息能長久保持在磁帶中等優(yōu)點。磁存儲技術(shù)為建立檔案管理系統(tǒng)或中小文獻信息機構(gòu)建立較大的數(shù)據(jù)庫提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，為建立分布式微機信息網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造了條件。

（四）條碼技術(shù)。條形碼技術(shù)是實現(xiàn)計算機管理和電子數(shù)據(jù)交換不可少的前端采集技術(shù)，用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數(shù)據(jù)管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質(zhì)量和速度，減輕了勞動強度。

（五）漢字識別技術(shù)。OCR實現(xiàn)了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入方式，另一方面把紙質(zhì)檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數(shù)據(jù)管理技術(shù)提供了豐富的數(shù)據(jù)源。

總之，信息技術(shù)在檔案管理中的作用已經(jīng)越來越大，并且已經(jīng)成為必不可缺的有機組成部分，我們必須遵循科技發(fā)展的規(guī)律，在檔案管理中不斷深化信息化的應(yīng)用，不斷提高檔案管理的效率，凸顯檔案工作隊各項工作的推動作用。endprint