高校網上報銷理論研究與實踐探索

邱均成

【摘 要】 隨著現代信息技術的發展，越來越多的高校開始采用網上報銷會計核算模式。但是，由于對網上報銷理論與實踐研究不夠深入，高校網上報銷體系并未真正發揮應有的作用。文章運用歸納、比較、抽象、概括等定性分析方法，指出了高校網上報銷理論研究和實踐探索中普遍存在的認識誤區，揭示了網上報銷的本質是基于“互聯網+”的新型會計報銷模式，是多個信息系統組成的會計報銷體系，是對傳統會計核算流程的創新和再造。文章還分析了當前網上報銷體系發展的瓶頸，并從樹立正確的“互聯網+”會計核算理念、加強組織機構建設、加強規則標準化、流程再造、資金結算自動化五個方面提出了解決對策。

【關鍵詞】 網上報銷； “互聯網+”； 財務信息化

【中圖分類號】 F235.1；G475 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）10-0119-04

隨著我國高等教育事業的發展，高校會計核算的業務量和復雜程度不斷加大，傳統手工核算模式已經無法滿足高校會計工作需要。現代信息技術的日新月異，為創新高校會計核算帶來了契機。許多高校開始著手財務信息化創新，建立了網上報銷的新會計核算模式。但是，由于目前我國會計界對網上報銷理論認識不夠深入，存在許多膚淺甚至錯誤的認識，造成在會計工作實踐中網上報銷并未發揮應有的作用，對會計工作質量和效率的改善并不明顯。有些高校網上報銷業務發展非常緩慢，舉步維艱，個別高校甚至出現教職工抵制網上報銷實施的現象。

一、當前高校網上報銷理論與實踐的認識誤區

當前我國高校對網上報銷的理論研究和實踐探索存在各種認識誤區及錯誤的做法，典型的有以下幾種：

誤區一：高校實施網上報銷的主要目的是解決教職工排隊報銷問題。

毋庸置疑，許多高校實施網上報銷的初衷的確是為了解決教職工排隊報銷問題。因為排隊“報銷難”是高校教職工反映最為強烈的問題之一。每到歲末年終，高校財務部門人聲嘈雜、擁擠不堪，給報銷人員、會計人員、財務管理人員帶來很大困擾。為了解決報銷秩序混亂的問題，高校管理者借鑒銀行、醫院管理模式，實施了電腦排號、網上預約排號等多種管理方式，并逐漸演變為網上預約報銷。即使是今天，網上預約報銷仍然是對高校網上報銷最為流行的稱呼，而且，我國會計理論及實務工作者普遍將高校網上報銷與高校網上預約報銷混為一談，認為實施它的主要目的是解決教職工排隊“報銷難”。

本文所指的高校網上報銷取消了流行的預約稱謂，是因為：高校網上報銷并不僅僅是為了解決排隊報銷問題，它有著更深刻的意義和內涵。預約報銷只是網上報銷發展演變中的一個歷史階段，而且是一個比較初級的歷史階段。在這一階段，實施網上預約的主要目的是解決現場排隊給報銷人帶來的不便及改變現場排隊混亂無序的局面。它是報銷人在網上預約報銷窗口和預約報銷時間，在約定時間前往財務部門約定窗口辦理報銷業務的報銷模式[ 1 ]。而網上報銷則是在網上填報報銷信息，無需預約時間、地點，報銷辦理的自由度大大提高。

高校會計報銷模式從網上預約報銷發展到網上報銷，并不只是一個稱謂的改變，而是從形式到內容的重大變化。而且，對于無等候的網上報銷而言，預約的稱謂已經沒有任何實質或形式的意義。

誤區二：高校網上報銷是把原本由會計人員做的工作轉嫁給報銷人來完成。

現實中，由于缺乏對網上報銷內涵的深刻認識，即使是高校財務管理者也有不少人認為，網上報銷并未從實質上減少整個會計核算工作量，只是將原本應由會計人員做的信息采集錄入工作，交由報銷人來完成。正是基于這一膚淺的、錯誤的認識，高校財務人員面對教職工對于網上報銷模式“將報銷人變成了會計”的質疑無言以對。

不可否認，網上報銷需要由報銷人在網上填報基礎信息資料（如報銷人、報銷項目、費用項、金額等），而以往，這些工作是由會計人員手工錄入系統來實現的。但是，從全局來看，即使是傳統會計核算模式，報銷信息采集主要依靠會計人員來完成的情況下，為準確填報信息，報銷人仍然要向會計人員提供詳細的手工報銷單、項目名稱、銀行賬號等基本信息，而且由于是手工填報，信息填寫、修改、傳送都存在諸多不便，與目前網上填報的便利性不可同日而語。網上報銷在沒有增加報銷人工作量的情況下，實現了信息資源共享，減少了會計人員信息采集工作量，對整個會計核算效率的提高是不言而喻的。

我國高校教職工，甚至一部分財務人員對網上報銷存在如此膚淺的認識，其根源在于沒有深刻認識到會計基礎信息采集的信息化是財務管理發展的必然趨勢。況且，需要報銷人在網上填報的信息都是最基本的基礎信息，并不涉及專業的職業判斷，所以并不存在“將報銷人變成了會計”一說。

誤區三：高校網上報銷就是在原有會計核算流程中加個網上填報。

把高校網上報銷等同于網上填報也是目前高校對于網上報銷較常見的錯誤認識。如果網上報銷只是簡單地解決了會計人員信息錄入的問題，那么它對于會計報銷模式的創新就具有很大的局限性。正是基于以上膚淺的認識，有些實施網上報銷的高校并未實施物流式管理。它們認為，實施物流式管理，由專人接單增加了工作量、“浪費”了會計人員。這些學校的網上報銷只是解決了基礎信息填報問題，要么仍然需要在網上預約報銷窗口和預約報銷時間[ 2 ]，要么所有會計都可以直接接單處理業務，造成“有等候”報銷。這種報銷模式并不能算真正的網上報銷。

網上報銷是對傳統會計報銷流程的創新，它并不僅僅是在原有會計流程上加一個網上填報，而是用信息化改造會計業務的整個流程。

誤區四：高校網上報銷體系各個系統應當分步實施。

從形式上看，遵循謹慎性原則，分步實施高校網上報銷體系各個系統，可以避免因為實施難度太大而遭致失敗。但實際上，持有這種觀點的人并未認識到高校網上報銷體系各個系統發揮最大效益正是源于各系統信息資源共享的綜合效益。譬如：如果只是實現了網上填報，沒有實現銀校直聯無現金支付，那么報銷人仍然要在財務部門等待現金給付或手工開具現金支票；如果只是實現了網上填報，沒有實施物流式管理系統，報銷人在報銷過后，無法追蹤物流信息，也很難感受到網上報銷的便利。所以，高校實施網上報銷，相關各個系統應當整體推進，而不是分步實施，這樣才能充分發揮系統整體效率。

誤區五：高校網上報銷模式應當與傳統會計核算模式長期并行，以方便報銷人。

在實施網上報銷的過程中，有些學校擔心步子邁得太大遭致教職工反對，因此比較流行的做法是網上報銷模式和傳統會計核算模式長期并行，以達到為教職工提供多種服務，或者實現兩者優勝劣汰的目的。

這種想法初衷是好的，但在實踐中并不理想。采用多種會計報銷模式，造成會計人員周旋于多種核算組織體系，業務處理效率低下。而且由于網上報銷需要報銷人學習和掌握網上操作流程，而傳統報銷對于報銷人更為“省心”，兩種模式并存，并不利于先進的網上報銷模式的推廣。實施網上報銷可以經歷短暫的試點，但是一旦正式實施，就應當盡可能全面推行，而不應當由報銷人自主選擇報銷模式，只有這樣才能確保實施效益，獲得實施成功。

二、對高校網上報銷的再認識

高校網上報銷，從信息系統論的角度來說，是指高校會計信息的采集、處理、反饋全程信息化。具體來說，它是指高校師生員工登錄網上報銷系統，填寫報銷單，將已簽字審批的報銷單及發票等原始單據提交財務部門接單窗口，業務處理由財務人員在后臺進行的會計核算模式。

在這一核算體系下，會計憑證由賬務處理系統根據網上填報信息自動生成，報銷資金由銀校直聯無現金支付系統自動轉賬支付[ 3 ]，報賬完成情況由信息發布管理平臺發送手機短信或電子郵件通知，報賬人可以通過物流式管理系統實時查詢整個報銷業務處理流程，同時，網上信息查詢系統實時為經費管理人員提供賬務明細及匯總信息查詢。

根據上述概念，可以總結出高校網上報銷具有以下內涵：

（一）它是基于“互聯網+”的新型會計報銷模式

實施高校網上報銷的意義絕不只是為了解決排隊報銷問題，而是將互聯網技術與傳統會計報銷相互融合，創造出全新的會計報銷模式，全面提升會計工作質量和效率。高校網上報銷至少實現了三項“互聯網+”：

1.“互聯網+會計信息采集”

在傳統（包括電算化）會計核算模式中，會計基礎信息采集主要依靠手工來完成，如報銷人的基礎信息、項目、費用項、金額、支付賬號等信息采集，均由會計人員手工錄入、加總完成。而在網上報銷模式下，信息采集直達報銷人，通過報銷人網上填報來完成，實現了會計基礎信息采集的信息化。

2.“互聯網+會計業務處理”

網上報銷實現了會計業務處理與互聯網技術兩項融合：其一是與會計憑證處理的融合，實現會計憑證根據采集到的基礎會計信息（人員、項目、費用、金額等）自動生成；其二是與資金結算的融合，即實現資金結算憑證根據采集到的資金支付信息（戶名、賬號、開戶行等）自動生成，并可通過銀校直聯無現金支付系統實現實時支付。

3.“互聯網+會計信息反饋”

網上報銷實現了會計信息反饋與互聯網的三項融合：其一是“互聯網+信息查詢”，即報銷經費明細及匯總信息可以365天×24小時在網上查詢；其二是“互聯網+信息發布”，即報銷結果通過基于“互聯網+”的信息發布平臺以短信或郵件方式發送到報銷人手機或電子郵箱；其三是“互聯網+票據物流”，即業務處理進程可以通過基于“互聯網+”的物流式管理平臺反饋到網上，以供報銷人隨時、隨地查詢。

綜上所述，網上報銷是“互聯網+”在會計報銷業務中的典型體現，正是由于它是基于“互聯網+”的，所以它充分利用了互聯網信息資源共享的優勢，創造了全新的會計核算模式。

（二）它是由多個信息系統組成的會計報銷體系

高校網上報銷并不是單一、孤立的系統，而是由多個信息系統組成的體系。各系統相互作用，形成一個有機的整體。對于這一內涵的深刻認識，有助于我們理解網上報銷體系并不是其各個組成部分的機械組合或簡單相加。因此，簡單地將網上報銷體系理解為在傳統會計核算上加一個網上填報是非常狹隘的。網上報銷體系的整體效能一定是大于各部分之和的，所以在實施網上報銷時，應當整體推進，以發揮其整體效能，防止出現信息孤島。

（三）它是對傳統會計核算流程的創新和再造

高校網上報銷對傳統會計核算流程的創新和再造體現在五個方面：

一是會計數據采集信息化。即在會計核算流程中增加網上授權、網上填報等流程。二是會計分工科學化。即在會計核算流程中增加接單、分單等流程，使會計分工更為科學。三是會計業務處理自動化。即創新憑證錄入方式，將手工錄入會計憑證轉變成自動生成會計憑證；創新結算方式，自動生成資金結算憑證。四是票據物流信息化。即將票據物流追蹤貫穿于網上報銷流程的始終。五是會計信息反饋信息化。即增加信息發布、信息查詢等信息化反饋流程。

三、高校網上報銷體系的發展瓶頸

當前，高校網上報銷的發展存在以下制約因素：

（一）業務規則標準化、信息化程度制約著業務處理的自動化

由于高校會計業務、會計制度的復雜性，高校會計業務處理規則尚未達到完全標準化和信息化，一些業務的處理不可避免地需要人工判斷。這造成了網上填報環節采集到的信息在生成會計憑證后可能需要進行修改。另外，網上填報雖然具有校驗功能，但并不能保證采集到的信息（比如戶名、賬號信息）完全無誤。這兩方面都制約著網上報銷的質量和效率。

（二）電子票據的普及程度制約著網上報銷的發展

理想狀態下，電子票據完全普及，手工發票不復存在，那么網上報銷將取消報銷人提交經審批的報銷單、發票等原始憑證這一流程，從而實現完全的網上報銷。但顯然，目前距此目標還有相當的差距。

（三）電子簽名的合法性、安全性制約著網上審批的發展

網上電子簽名或簽章能否與傳統手寫簽名和蓋章具有同等的法律效力，還需要相關立法推動。目前我國《電子簽名法》僅適用于電子商務，對于電子政務及其他社會活動的電子簽名尚未制定具體辦法。此外，網絡安全及與相關法律的銜接也制約著網上審批的發展。

（四）國庫資金支付的信息化程度制約著網上結算的質量和效率

我國由地方財政撥款的高校，由于技術條件、網絡安全等各種因素的制約，尚未實現國庫資金支付的信息化。對于國庫開支的費用，地方高校不得不根據報銷人網上填報的內容，在財政網上手工錄入支付信息、打印支票，造成重復勞動，這極大制約了網上報銷資金結算的效率。

（五）與高校其他系統協同的一體化程度制約著網上報銷的發展

高校網上報銷各個系統在財務內部是一個體系，從學校整體范圍看，它又是學校信息化體系的一個組成部分。只有與其他系統（如資產管理系統、設備管理系統、科研管理系統、人事管理系統、學籍管理系統等）協同、聯動，才能真正發揮其效益。但是，受技術水平所限，高校網上報銷系統與校內其他系統聯動、協同一體化程度較低，制約了網上報銷的發展。

四、加強高校網上報銷理論和實踐研究的對策

針對當前高校網上報銷存在的認識誤區和發展瓶頸，加強網上報銷理論和實踐研究的對策如下：

（一）正確樹立“互聯網+”會計核算理念

高校財務人員及師生員工應當深刻認識到高校網上報銷的本質是“互聯網+”，而不是“+互聯網”。它不是將互聯網作為工具，把傳統會計核算模式照搬到互聯網上去實現；而是以互聯網報銷為核心業務，以互聯網技術為主導，用互聯網思維創造出新型會計核算模式。它是對傳統會計核算模式的顛覆。如果缺乏這樣的思想認識，只是將互聯網技術作為傳統報銷的工具，就不可能真正認識到網上報銷是高校會計核算發展的必然趨勢，不可能有促使其充分發揮作用的決心，從而不可能實現報銷模式徹底的“革命”，而且，在實施過程中遇到困難，還極有可能“復辟”到傳統會計核算模式。

（二）加強研究和實施網上報銷體系的組織機構建設

目前，絕大多數高校研究和實施網上報銷體系主要依靠計算機軟件公司來完成，很多高校財務部門甚至沒有設置建設和維護該體系正常運轉的機構。實施網上報銷體系，決不是購置一套商品化軟件系統那么簡單。它需要將網上報銷制度、流程、規則、組織形式與信息化系統充分融合，所有這一切都需要人去研究、設計和維護。沒有一套商品化軟件可以完全契合某個高校業務實際，倘若沒有將商品化軟件進行本土化、個性化改造，想要使網上報銷充分發揮效益是不可想象的。因此，加強網上報銷體系研發、實施和維護的組織機構建設，由專職的組織機構負責網上報銷體系的建設和推廣，是確保網上報銷實施成功的核心和關鍵。

許多高校財務管理者并未真正認識到這一點，他們錯誤地認為只要網上報銷系統足夠好，可以不用設置專門的科室甚至不用設置專職崗位去負責系統應用研究和維護工作。遇到問題，他們傾向于依靠軟件公司來解決。然而軟件公司實施人員畢竟不是高校的系統管理人員，他們既無法深入了解高校的業務情況，也沒有足夠的時間去研究系統如何與高校具體業務相融合。這些學校由于缺乏組織機構保障，網上報銷實施效果很差，甚至直接導致實施失敗。

高校財務部門至少應當建立專門負責網上報銷的科室，由其專職負責組織網上報銷體系的建設、研發和維護。有條件的學校，可以建立自己的創新團隊或研發團隊，自行開發網上報銷體系，現實中并不乏這樣的先例。自行開發的優勢在于能夠完全契合本單位會計報銷業務實際，并可隨著會計政策、制度的變化而及時修改、調整軟件系統；其劣勢是可能存在較大的難度和開發成本。目前大多數學校比較流行與軟件公司合作開發，在這種情況下，為促使信息化系統與會計業務的深度融合，高校仍然需要建立自己的研發和實施機構，以保障網上報銷的順利實施及后續發展。

（三）加強報銷制度、規則的標準化和信息化研究

制度、規則的標準化和信息化是建設基于“互聯網+”的網上報銷體系的靈魂。網上報銷最大的優勢是通過資源共享實現賬務處理和資金結算的自動化。這一自動化是通過建立在規則、制度標準化基礎上的信息化控制及信息化規則轉化來實現的。實施網上報銷的難點在于提高業務處理的自動化質量和效率。如果報銷基礎信息能夠完全準確地被信息化規則“翻譯”成會計憑證，而不需要會計人員修改，那么業務處理的效率將會大幅度提高。不僅如此，如果能夠確認信息化規則“翻譯”成的會計憑證的準確性，自動生成的憑證可以自動完成復核（或者根本不需要復核），會計流程的處理效率和質量將會更大程度地提高。因此高校應當認真梳理報銷制度、規則，加強標準化體系建設，并著重研究如何盡可能完整地將標準化規則轉化為信息化規則，以達到會計處理和資金結算的自動化。

（四）加強流程再造研究，實現內部控制自動化

首先要從思想上深刻認識到網上報銷是對傳統會計核算流程的創新和再造。其次要以互聯網思維梳理和改造會計業務流程，分析各個流程的風險點，盡可能減少人工控制，實現報銷業務處理內部控制的信息化和自動化。再次要認真研究電子發票、電子簽名等新興信息化流程控制，推動網上審批、會計檔案電子化管理的實現。最后開展網上報銷體系與業務系統的聯動機制研究，將會計核算流程控制前移到業務發生環節，實現業務—財務一體化。

（五）加強國庫資金支付研究，實現國庫資金結算自動化

突破地方高校國庫資金支付信息化發展瓶頸的對策有兩種：其一是加強與地方財政部門的溝通和聯系，共同開發財政網國庫資金支付系統與高校銀校直聯無現金支付系統的接口，直接實現國庫資金支付結算的自動化。其二是研究采用人工智能的模式模擬人工自動完成財政網國庫資金支付系統的錄入、審核及支付票號傳遞，間接實現國庫資金支付結算的自動化。

總之，由于存在普遍的認識誤區及發展瓶頸，我國高校網上報銷體系并未發揮出應有的作用。高校財務管理者只有深入理解和正確認識基于“互聯網+”的高校網上報銷的本質和內涵，不斷加強組織機構建設，加強理論研究和實踐探索，努力實現報銷規則、報銷流程、業務審批、會計處理、資金結算、內部控制的標準化、規范化、信息化、自動化，才能真正顛覆傳統會計核算模式，創造出全新的會計報銷體系，全面提升財務管理的效率和水平。

【參考文獻】

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[3] 王蕾.高校網上預約報銷的探析[J].經濟師，2015 （9）：115-116.