淺談國際工程公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表信息化建設(shè)

賀惟聰

摘 要 隨著國際工程市場規(guī)模不斷擴(kuò)大，作者所在公司項(xiàng)目數(shù)量急劇增長，信息統(tǒng)計(jì)工作量隨之增加。傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)方式已不能滿足新形勢的要求，開發(fā)一套報(bào)表系統(tǒng)勢在必行。本文結(jié)合作者工作實(shí)踐分析統(tǒng)計(jì)工作面臨的問題，論述解決問題的對策，重點(diǎn)介紹報(bào)表系統(tǒng)開發(fā)過程以及系統(tǒng)推行的效果。

關(guān)鍵詞 國際工程 信息化 統(tǒng)計(jì)報(bào)表

隨著公司在建項(xiàng)目數(shù)量的迅猛增長，統(tǒng)計(jì)人員所面對的信息量也迅速攀升，統(tǒng)計(jì)工作面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)，傳統(tǒng)手工統(tǒng)計(jì)方法已經(jīng)嚴(yán)重影響到統(tǒng)計(jì)工作效率，及時(shí)性和準(zhǔn)確性也無法得到保障，更無法滿足信息自動收集、分析和共享的要求。

一、背景

2012年底公司在建項(xiàng)目數(shù)量約為130個(gè)。每月初各項(xiàng)目部通過郵件向公司總部報(bào)送工程月報(bào)（word版），總部統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行收集、整理和存儲，并從各項(xiàng)目月報(bào)中提取“營業(yè)額”“產(chǎn)值”等數(shù)據(jù)，確認(rèn)無誤后進(jìn)行匯總，完成公司《月度營業(yè)額及產(chǎn)值匯總表》及分析報(bào)告。由于項(xiàng)目數(shù)量多且報(bào)送時(shí)間非常集中，完成后還要報(bào)送上級單位，因此要在限定時(shí)間內(nèi)完成上述工作非常困難。

二、傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方法面臨的問題

（一）及時(shí)性無法得到滿足

及時(shí)性是統(tǒng)計(jì)工作最基本的要求，但傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方法已不能滿足該要求。首先，因項(xiàng)目數(shù)量眾多，每月僅從word版月報(bào)中提取“營業(yè)額”等數(shù)據(jù)就需要耗費(fèi)大量時(shí)間。其次，項(xiàng)目部經(jīng)常遲報(bào)，只要有一個(gè)項(xiàng)目未完成報(bào)送，總部的統(tǒng)計(jì)工作就無法完成，催報(bào)工作占據(jù)統(tǒng)計(jì)人員大量時(shí)間。最后，在建項(xiàng)目基本都在海外，總部統(tǒng)計(jì)人員與駐外統(tǒng)計(jì)人員聯(lián)絡(luò)較為困難，溝通時(shí)間因時(shí)差等原因顯著增加。

（二）準(zhǔn)確性無法得到保障

準(zhǔn)確性是統(tǒng)計(jì)工作的首要要求，是統(tǒng)計(jì)價(jià)值的根本，但傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方法已無法保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目數(shù)量的增加意味著統(tǒng)計(jì)人員的工作量也急劇增加，傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)方法的工作效率對數(shù)據(jù)質(zhì)量影響很大。同時(shí)，駐外機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)人員崗位變動頻繁，統(tǒng)計(jì)口徑不規(guī)范，填報(bào)的隨意性較大，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。另外，word版工程月報(bào)中未嵌入計(jì)算公式，數(shù)據(jù)之間沒有邏輯關(guān)系約束，導(dǎo)致報(bào)表數(shù)據(jù)存在前后不一致或邏輯錯(cuò)誤等情況。

（三）項(xiàng)目層面重視程度不高

項(xiàng)目層面對統(tǒng)計(jì)工作的重視程度不高，大多數(shù)項(xiàng)目部沒有設(shè)定專門的統(tǒng)計(jì)工作崗，統(tǒng)計(jì)人員多為兼職，對統(tǒng)計(jì)工作的配合程度不高。同時(shí)，統(tǒng)計(jì)工作基本由經(jīng)驗(yàn)不足的人員承擔(dān)，未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，也導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。另外，即使月報(bào)遲報(bào)也無法確定責(zé)任主體。

三、解決統(tǒng)計(jì)工作問題的對策

（一）開發(fā)報(bào)表系統(tǒng)

為解決上述問題，需要開發(fā)一套報(bào)表統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)來解決，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作的信息化。2013年初，作者所在公司開始對信息化工作進(jìn)行需求調(diào)研，作者借此編制了《工程月報(bào)報(bào)表系統(tǒng)開發(fā)需求》并開始公司報(bào)表系統(tǒng)工程月報(bào)模塊的開發(fā)工作。

第一，優(yōu)化報(bào)表格式。工程月報(bào)格式是開發(fā)該模塊的基礎(chǔ)，而word版格式是2010年發(fā)布的，因此需要借此機(jī)會進(jìn)行完善。作者根據(jù)多年海外項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，對舊版工程月報(bào)進(jìn)行了優(yōu)化，例如：完善項(xiàng)目基本信息統(tǒng)計(jì)表，優(yōu)化項(xiàng)目資源統(tǒng)計(jì)表、分包商統(tǒng)計(jì)表，編制新版營業(yè)額統(tǒng)計(jì)表以實(shí)現(xiàn)營業(yè)額及產(chǎn)值的自動計(jì)算、拉取與匯總。另外，還單獨(dú)設(shè)計(jì)各類匯總統(tǒng)計(jì)表模版，例如：項(xiàng)目基本信息臺賬，營業(yè)額及產(chǎn)值匯總統(tǒng)計(jì)表、營業(yè)額計(jì)劃與實(shí)際完成對比分析表，項(xiàng)目分包商統(tǒng)計(jì)表等，同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)決策界面設(shè)計(jì)各類折線圖、柱狀圖及餅圖。

第二，優(yōu)化統(tǒng)計(jì)方法。由于word版工程月報(bào)統(tǒng)計(jì)表未嵌入計(jì)算公式，個(gè)別項(xiàng)目報(bào)送的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系不正確。例如：營業(yè)額統(tǒng)計(jì)表每月要填入“本月完成”，“本年完成”及“開工累計(jì)”數(shù)值；但個(gè)別項(xiàng)目會出現(xiàn)當(dāng)月“本月完成”≠當(dāng)月“本年完成”-上月“本年完成”≠當(dāng)月“開工累計(jì)”-上月“開工累計(jì)”的情況，或者當(dāng)月“本年完成”≠當(dāng)月“開工累計(jì)”-上年末“開工累計(jì)”的情況，導(dǎo)致總部統(tǒng)計(jì)人員無從選擇，只能同報(bào)送單位進(jìn)行電話溝通和確認(rèn)。

為此，在設(shè)計(jì)“營業(yè)額統(tǒng)計(jì)表”時(shí)，只給填報(bào)人員開放“開工累計(jì)”一欄進(jìn)行填報(bào)，“本月完成”和“本年完成”數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動運(yùn)算并直接顯示結(jié)果。同時(shí)，為避免出現(xiàn)超報(bào)的情況，在營業(yè)額匯總表中增設(shè)了“項(xiàng)目完成百分比”，即，用當(dāng)月“開工累計(jì)”除以“項(xiàng)目最新合同額”，如果完成百分比超過100%，則說明填報(bào)存在問題。

第三，統(tǒng)一統(tǒng)計(jì)口徑。為降低統(tǒng)計(jì)人員頻繁變動及不同項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不一致導(dǎo)致報(bào)表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的情況，統(tǒng)一統(tǒng)計(jì)口徑工作就變得非常重要。作者根據(jù)國資委和集團(tuán)對相關(guān)指標(biāo)的解釋說明，對報(bào)表統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)定義，并備注在月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表下，這樣填報(bào)時(shí)都會顯示指標(biāo)定義，減少統(tǒng)計(jì)口徑不統(tǒng)一的情況。

第四，增設(shè)報(bào)送狀態(tài)及時(shí)間。為促使項(xiàng)目自覺主動按時(shí)報(bào)送，在報(bào)表系統(tǒng)中增設(shè)“報(bào)送狀態(tài)”“項(xiàng)目部提交駐外機(jī)構(gòu)時(shí)間”“駐外機(jī)構(gòu)提交總部時(shí)間”三列統(tǒng)計(jì)信息。其中，報(bào)送狀態(tài)按照提交狀態(tài)以不同顏色顯示，“未報(bào)送”顯示為紅色、“已報(bào)送駐外機(jī)構(gòu)”為橙色、“已報(bào)送總部”為綠色。另外，提交時(shí)間一旦晚于系統(tǒng)設(shè)定的最遲時(shí)間，也顯示為紅色。通過顏色提示和記錄各責(zé)任主體報(bào)送時(shí)間，可以分清遲報(bào)責(zé)任主體并有效督促項(xiàng)目按時(shí)報(bào)送。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)宣傳

報(bào)表系統(tǒng)開發(fā)完成后，還要對報(bào)表系統(tǒng)進(jìn)行廣泛宣傳和推廣，對填報(bào)人員和審核人員進(jìn)行遠(yuǎn)程培訓(xùn)，并將上線后的3個(gè)月作為報(bào)表系統(tǒng)試運(yùn)行期，要求項(xiàng)目部在試行期內(nèi)同時(shí)報(bào)送word版和在線版工程月報(bào)。設(shè)置試運(yùn)行期一方面可以檢驗(yàn)報(bào)表系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)報(bào)表邏輯是否正確，另一方面為各填報(bào)人員提供緩沖期，以確保錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連貫、準(zhǔn)確。

（三）加強(qiáng)考核機(jī)制

報(bào)表系統(tǒng)正常運(yùn)行一段時(shí)間后，要對報(bào)表系統(tǒng)報(bào)送情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并在公司內(nèi)網(wǎng)通知公告中進(jìn)行公布，對多次遲報(bào)的項(xiàng)目進(jìn)行警告，對其他項(xiàng)目也能起到警示作用。每年年底再依據(jù)本年度項(xiàng)目工程月報(bào)報(bào)送情況統(tǒng)計(jì)表對各項(xiàng)目年度考核表中月報(bào)報(bào)送一項(xiàng)進(jìn)行評分，提升項(xiàng)目層面對統(tǒng)計(jì)工作的重視程度。

（四）提升信息化意識和認(rèn)同度

報(bào)表系統(tǒng)設(shè)計(jì)的優(yōu)劣決定著填報(bào)人員的配合程度，只有從填報(bào)人角度出發(fā)設(shè)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)，為其減輕填報(bào)負(fù)擔(dān)，展現(xiàn)填報(bào)成果實(shí)時(shí)導(dǎo)出等優(yōu)勢，才能提高填報(bào)人員對報(bào)表系統(tǒng)的認(rèn)同度，進(jìn)而提高填報(bào)人員信息化意識，并將管理信息化理念逐步推廣至全公司。

四、報(bào)表系統(tǒng)推行的效果

2014年初報(bào)表系統(tǒng)工程月報(bào)模塊初步完成并上線運(yùn)行，統(tǒng)計(jì)工作效率大幅提升，很大程度上減輕了填報(bào)員和審核員的負(fù)擔(dān)，并為實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目動態(tài)信息、展現(xiàn)各類統(tǒng)計(jì)臺賬提供便利。此后，工程月報(bào)全部上網(wǎng)填報(bào)，公司報(bào)表系統(tǒng)從無到有，初步完成統(tǒng)計(jì)工作的信息化升級。

報(bào)表系統(tǒng)上線一年后，工程月報(bào)報(bào)送的及時(shí)性從以往的20%提升至90%，準(zhǔn)確率也從30%提升至90%。報(bào)表系統(tǒng)運(yùn)行兩年多后，在建項(xiàng)目數(shù)量已翻倍，增至260余個(gè)，此時(shí)月報(bào)報(bào)送及時(shí)率已提升至99.57%，比未上線時(shí)提升近80%，準(zhǔn)確率提升至98.68%，比未上線時(shí)提升68%。

報(bào)表系統(tǒng)上線后，作者仍在不斷完善報(bào)表系統(tǒng)，新增統(tǒng)計(jì)功能，簡化填報(bào)程序，并推動報(bào)表系統(tǒng)上下游模塊的建立，2015年初完成與“中標(biāo)項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)模塊”的對接，并為“項(xiàng)目業(yè)績庫系統(tǒng)”提供系統(tǒng)中所有項(xiàng)目信息，進(jìn)而促進(jìn)公司“項(xiàng)目全生命周期”信息化建設(shè)。

五、結(jié)語

統(tǒng)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)中重要的組成部分，只有真正意識到統(tǒng)計(jì)工作的重要性，以及信息化是先進(jìn)的管理手段，才能充分發(fā)揮該報(bào)表系統(tǒng)的作用，為公司決策層提供及時(shí)、準(zhǔn)確且有價(jià)值的信息。

（作者單位為中國港灣工程有限責(zé)任公司）