事業單位檔案管理創新與改革探討

任桐閱

摘 要 近年來，隨著社會經濟的迅猛發展，加劇了我國現代化進程的腳步，事業單位成了備受矚目的焦點。關于對事業單位在行政體制、人事管理以及精簡機構等各方面的改革，我國取得了許多喜人的成果，但同時也暴露出了許多新的問題，尤其是檔案管理方面的問題最為突出。本文筆者將以事業單位檔案管理創新與改革為題，對其進行探討，提出自己的見解，希望能夠起到借鑒作用。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 創新與改革

一、引言

及時有效地處理好事業單位在檔案管理中存在的各種問題，能夠為事業單位的順利推進工作掃清障礙。如今是一個信息高度發達的社會，信息化和經濟化已成為這個時代的標簽，在這樣的時代背景下，只有對事業單位方方面面的工作進行大膽改革和創新，才能促進事業單位產生新的管理方式，緊跟時代的步伐，獲得長足的發展與進步。檔案管理是構成事業單位工作中非常重要的一部分內容，傳統的檔案管理方式已經不能滿足當下事業單位的發展需求。因此，我們必須高度重視事業單位在檔案管理方面所存在的問題，并進行新的管理方式的探索。

二、我國事業單位在檔案管理方面所存在潛在隱患

（一）管理者不夠重視檔案管理工作

就目前而言，經過多方面調查了解，造成我國檔案管理問題重重的根本原因在于事業單位不夠重視檔案管理工作，缺乏對檔案管理工作的全面認識。很多事業單位的管理者片面地認為，檔案管理無非就是簡單記錄一下日常的工作情況，回頭來再翻閱，充其量不過就是對事業單位的發展歷史的簡單記載，對以后的發展趨勢完全起不到科學預測的作用。管理者這樣的態度也就造就了其他人對檔案管理工作的輕視，認為不重要，出現問題也懶得去解決，這種不理不睬的態度肆意蔓延，也就使得各種各樣的問題積少成多，危害日益突出，成為了事業單位向著規范化方向發展道路上的一塊絆腳石。

（二）管理檔案工作人員普遍存在人事變動大且素質偏低

前面我們提到過事業單位管理者對檔案管理工作不夠重視，也就導致了檔案管理工作體現不出它的重要性，那么專業性更是無法談及。檔案管理工作人員的頻頻變動，使得從事該方面的工作人員總數處于培訓狀態，業務水平和專業技能很難得到提升。加之由于管理者認為檔案管理工作不重要，給出的薪水比較低，很難調動起從事該份工作的工作人員的積極性，這樣一份沒有動力的工作也使得工作人員逐漸養成了慵懶散漫、不求上進的工作作風。

（三）管理檔案的方式、方法比較滯后

事業單位的工作做派一直比較中規中矩，所以這種氛圍也就造就了工作人員在檔案管理方式、方法上比較循規蹈矩，甚至比較刻板。但是，他們沒有意識到隨之時代背景的變化，以前的管理檔案的方式、方法早已比較落后，遠遠不能滿足現在發展的需要。例如，使用人工傳遞信息的方法進行檔案信息的收集，特別影響獲取信息的時效性；采用手工錄入檔案信息的方法，造成很多錯誤現象的發生；總之，手工登記既消耗精力又花費時間，使得工作效率特別低下。另外，多數事業單位所使用的檔案管理軟件還是很早以前的軟件，沒有進行更新，處理技術比較差勁，與新時代下對檔案管理的要求格格不入。

（四）沒有建立起來科學完善的檔案管理機制

常言道，無規矩不成方圓。由于很多事業單位極力追求經濟利益，把精力完全放在了經濟發展上面，對于像檔案管理這樣的基礎性工作基本上無暇顧及。檔案管理工作要想取得發展與進步，相應的制度建設至關重要。因為沒有制度的約束，一方面會造成從事檔案管理的工作人員工作懶散，形成能混則混的工作態度，另一方面使得其他員工無法得到約束，不配合檔案管理人員的工作。

三、對事業單位檔案管理工作實現創新與改革的對策

（一）管理者對檔案管理工作予以高度的重視

目前很多事業單位出現問題都是由于領導的重視度不夠，監管力度不強， 導致散漫發展。所以首先，事業單位的管理者需要對檔案管理工作進行全面的認識，認識到檔案管理對整個事業單位發展的重要性，改變態度，以身作則，重視對檔案管理工作人員的專業性培訓投入，提高其工資待遇。其次，積極宣傳檔案管理工作的重要性，使得其他員工對檔案管理工作有一個全新的認識，要學會把檔案看作是寶貴的信息資源。當今社會是信息社會，信息成為了重要資源，檔案的收集與保管的重要性也日益凸顯出來，所以要嚴格規范檔案管理實現科學化的發展。

（二）提高從事檔案管理工作人員的綜合素質

一是在對檔案管理人員的招聘方面，要關注他們是否具有檔案管理的專業技能，是否具備相應的實踐經驗。二是對從事檔案管理工作人員進行定期考核，既要注重對其工作能力的考核，又要進行必要績效考核，如果考核不通過，則考慮對其調整工作崗位。三是可以嘗試舉辦一些關于檔案管理專業知識的講座，一方面對宣傳檔案管理的重要意義能起到很大的作用，另一方面可以使從事檔案管理的工作人員從中受益匪淺，獲取檔案管理的方法和技巧。四是選拔一些可塑性較強的人才，將他們列入重點培養對象的名單，給創造他們獲得進修和學習的機會。五是適當調整檔案管理人員的工資待遇，最好制定相應的獎懲機制。

（三）引進先進的檔案管理技術和方法

在信息化時代，科學技術在各個領域都發揮著巨大作用。檔案管理工作必須及時更新應用軟件，使得技術的科學性與先進性得以充分發揮，才能領略先進的信息處理技術帶來的極大便捷，使得事業單位各部門之間實現信息上的互通有無，以便于檔案登記及查詢工作效率的提升，更重要的是減少甚至避免不必要的錯誤出現。

（四）建立科學完善的檔案管理機制

一是檔案管理機制的制定要符合科學合理的指導原則；二是檔案管理各項制度的制定必須在遵守國家的法律法規及相關政策的前提下，來結合自身的特點進行個性化制定；三是所制定的檔案管理制度要切實可行，能夠指導日常工作的順利開展；四是所制定的檔案管理制度無論對員工還在對管理人員都必須具有同等的約束力。

四、結語

事業單位檔案管理的創新與改革具有時代的意義，檔案管理是對社會發展的一項重要的工作。但是由于各種問題導致了發展滯后的現象，從而影響了檔案數字化的發展。所以事業單位必須高度重視檔案管理工作，從業人員必須在檔案管理的改革檔口中不斷創新工作的方式、方法，才能配合事業單位實現整體的高效運行，促進其在大刀闊斧的改革進程中獲得新的、更大的發展機遇。

（作者單位為河北省民政廳軍隊離退休干部第二休養所）

參考文獻

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