淺析高校畢業(yè)生人事檔案管理

劉秀英

摘 要：新時(shí)代的不斷進(jìn)步，科技的不斷發(fā)展，越來越多的科學(xué)信息技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，人才的需求和培養(yǎng)也成為了發(fā)展的重要主體，針對(duì)當(dāng)下新形勢(shì)的需求，擺在地方人才管理者眼前的關(guān)鍵問題就是如何做好對(duì)高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作，如何能夠更加便利，更加全面地為高校畢業(yè)生的就業(yè)及以后的人才選拔服務(wù)。有效地對(duì)畢業(yè)生的人事檔案進(jìn)行精準(zhǔn)、細(xì)致、全面完整的整理，使各用人單位能夠通過畢業(yè)生人事檔案中的信息顯示，可以從多個(gè)角度全面地掌握到畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，對(duì)畢業(yè)生的就業(yè)有著關(guān)鍵性的、不可取代的作用和意義。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案 檔案管理及轉(zhuǎn)遞 人事檔案管理制度 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）05（b）-0120-02

高校人事檔案指的是對(duì)在校期間學(xué)生的一系列活動(dòng)和經(jīng)歷的相關(guān)重要記錄，是其思想道德的體現(xiàn)、也是其業(yè)務(wù)能力和工作水平的反映。隨著新時(shí)期高校教育和管理體制的不斷提升和改革的不斷深化，地方對(duì)人事檔案管理工作也不斷地受到各界更多人的重視。因此，高校學(xué)生檔案管理與人才交流管理之間的問題都需要更加深入地了解和探討。對(duì)于促進(jìn)現(xiàn)階段大學(xué)生就業(yè)以及人才信息的準(zhǔn)確性、完整性的保存和整理，對(duì)國家的人事檔案管理都有著巨大的意義。

1 現(xiàn)階段高校畢業(yè)生人事檔案管理所處的現(xiàn)狀及問題

畢業(yè)生相關(guān)的人事檔案管理工作是現(xiàn)階段高校工作應(yīng)當(dāng)特別重視的內(nèi)容之一，同時(shí)，也是人才資源管理中心了解高校畢業(yè)生學(xué)習(xí)和實(shí)踐工作的基礎(chǔ)，是考察和選拔優(yōu)質(zhì)高校人才的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，但是，在實(shí)際的工作當(dāng)中，人才資源交流管理中心對(duì)高校畢業(yè)生的人事檔案管理中也存在著諸多的問題和不足。

1.1 對(duì)檔案管理不夠重視，沒有嚴(yán)格的規(guī)章規(guī)范

由于檔案管理人員管理意識(shí)的淡薄，長期以來，人才資源管理中心對(duì)高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作還都只是局限于傳統(tǒng)的信息整理、收集和錄入等工作，沒有真正涉及到檔案重要內(nèi)容的連貫上，更沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度的約束和管理，很容易造成高校畢業(yè)生的人事檔案信息的檔案不完整，缺失，檔案長久無人問津的情況發(fā)生。同時(shí)，由于管理和約束意識(shí)的淡薄，對(duì)高校畢業(yè)生的檔案管理也比較分散和雜亂，大部分管理的條件都不符合相關(guān)規(guī)定和要求，檔案的排列和整理都沒有系統(tǒng)化管理，很容易造成保存和查詢的不便，長此以往，也就更加容易造成材料和檔案的不完整和不齊全，帶來更大的安全隱患，后果不堪設(shè)想。

1.2 新形勢(shì)下舊管理制度的滯后嚴(yán)重影響人事檔案管理的發(fā)展和完善

隨著現(xiàn)代科技和信息化技術(shù)的不斷提升和進(jìn)步，也就要求人才資源交流管理中心對(duì)高校的畢業(yè)生檔案管理也要不斷朝著信息化的方面提升，新科技的應(yīng)用及辦公系統(tǒng)科學(xué)技術(shù)的改革，都能夠有效地提升檔案管理的工作效率，降低出錯(cuò)率，提升對(duì)檔案管理人員信息整理的精準(zhǔn)度和完整性。新舊制度的交錯(cuò)，隨著人才資源交流中心的人員調(diào)動(dòng)頻繁，很容易造成“人走檔案留，人來檔案無”的混亂狀態(tài)，為檔案管理工作增加了更多負(fù)擔(dān)。同時(shí)，新科技的應(yīng)用也使使用者和管理者能夠更加便捷地對(duì)高校畢業(yè)生的人事檔案信息進(jìn)行了解和查詢，這種便利的前提就需要工作人員要通過現(xiàn)代化科技技術(shù)與陳舊的管理制度相互結(jié)合，合理利用資源。因此，改進(jìn)舊的管理制度也是工作的關(guān)鍵。

1.3 信息化水平還不夠，管理隊(duì)伍建設(shè)還需要提升

目前，較多人才交流資源中心的相關(guān)人事檔案的管理工作都還只是初級(jí)的檔案整理形式，檔案的整理和錄入還都只是通過紙質(zhì)文本文檔的形式進(jìn)行傳遞和保存，由于信息量的不斷增加，人員分配的不均衡，很容易導(dǎo)致檔案整理信息的丟失和不齊全，造成人力資源的浪費(fèi)。隨著資源管理中心的檔案管理工作者隊(duì)伍的不斷壯大，高校畢業(yè)生檔案管理的數(shù)量也在增多，各項(xiàng)改革的深入和制度的變化也造成一些人員的身份出現(xiàn)了新變化、人事關(guān)系更為復(fù)雜，檔案管理任務(wù)繁多。

1.4 檔案轉(zhuǎn)遞單位不清晰，用人單位接收檔案管理不規(guī)范

隨著就業(yè)方面的措施和政策的不斷提升，畢業(yè)生到各行各業(yè)尋求工作機(jī)遇的人也不斷增加，很多單位和高校的畢業(yè)生都遇到了檔案的轉(zhuǎn)遞問題，以為就業(yè)協(xié)議文件上的檔案傳送到所在單位就完成了檔案的轉(zhuǎn)遞，其實(shí)不然，這樣就很容易導(dǎo)致了大多數(shù)的單位沒有接受全，導(dǎo)致檔案不能夠正常地被轉(zhuǎn)遞到需要的地方，嚴(yán)重的甚至丟失。同時(shí)，由于用人單位的檔案管理不規(guī)范，也導(dǎo)致檔案管理中心在按照需求轉(zhuǎn)遞檔案以后，用人單位沒有把檔案規(guī)整合并，導(dǎo)致檔案被退回或者遺失。

2 針對(duì)以上問題的建議和對(duì)策

2.1 解放思想，提高認(rèn)識(shí)，主動(dòng)服務(wù)

隨著新時(shí)期學(xué)校教育制度的不斷改革，新的思想和發(fā)展潮流也在不斷地沖擊著高校人事管理制度的改革和不斷提升。新趨勢(shì)的推動(dòng)，也要求人才管理交流中心的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要對(duì)現(xiàn)階段的人事檔案管理工作做好全面的、重新認(rèn)識(shí)的準(zhǔn)備，并且，要對(duì)現(xiàn)有的人員安排和檔案管理內(nèi)容做好全面的整理和了解，切實(shí)落實(shí)有效的制度改革。人才資源管理中心的人員組織和安排上也要與時(shí)俱進(jìn)，設(shè)備和技術(shù)上也要不斷提升，管理上也要不斷加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)人才的補(bǔ)充和錄入，提高專職人員的工作積極性和主動(dòng)性，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想意識(shí)，為學(xué)校選拔以及企業(yè)選拔人才提供更加全面和有效的憑據(jù)。

2.2 豐富檔案內(nèi)容，開發(fā)特色信息

現(xiàn)階段的高校人事檔案管理工作要抓住當(dāng)下的發(fā)展趨勢(shì)和新形式下的創(chuàng)新內(nèi)容，把人事資源管理中心的組織工作放在核心的位置，因地制宜地改革現(xiàn)有的檔案管理形式，不僅限于畢業(yè)生的基本信息和內(nèi)容，而是要在此基礎(chǔ)上更加完善和豐富畢業(yè)生的檔案內(nèi)容，挖掘出每個(gè)畢業(yè)生的個(gè)人專業(yè)技能和潛在能力的信息，使人事檔案管理有突出特點(diǎn)、有個(gè)性、有內(nèi)容、有活力。

2.3 提高素質(zhì)，科學(xué)管理

人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有專業(yè)性和偏向性的工作，技術(shù)要求較高，政策的限制也較多，所以，也就要求檔案管理的相關(guān)工作人員要有優(yōu)良的作風(fēng)和傳統(tǒng)，具有正確的人生觀和價(jià)值觀，并在工作中要不斷提升和培養(yǎng)個(gè)人的政治理論和素養(yǎng)，運(yùn)用科學(xué)化的信息管理技術(shù)，進(jìn)行操作和管理。

2.4 半封閉式管理，激活檔案信息

由于舊時(shí)期傳統(tǒng)的遺留，人事檔案的管理工作還存在著較多的局限性，管理上的封閉式存在著漏洞和不科學(xué)，面對(duì)現(xiàn)代化、信息化管理模式的不斷推進(jìn)，也就要求在管理制度上也要做好相應(yīng)的改革，采用半封閉式的管理，適度地公開人事檔案信息，才能有效地激活檔案信息。

2.5 實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)現(xiàn)代化，提高檔案利用率

在信息管理技術(shù)快速發(fā)展過程中，人事檔案的管理工作也可以采用信息化、現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，有效提升檔案管理工作的工作效率，提高由于長期積累的檔案利用率。人事檔案的相關(guān)信息本身就是一個(gè)流動(dòng)量大、信息量大、種類繁多的管理內(nèi)容，僅限于人工檢索和整理的技術(shù)基礎(chǔ)，還不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。因此，只有實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)的新型現(xiàn)代化，才能更好地促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。

總而言之，人事檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，它集服務(wù)性與保密性于一體，對(duì)促進(jìn)人力資源開發(fā)有著重要的作用，提升和加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理是時(shí)代賦予人們的新目標(biāo)和新任務(wù)。按照人才市場發(fā)展的基本趨勢(shì)，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，實(shí)現(xiàn)人力資源的開發(fā)以及人事檔案管理的共同繁榮與發(fā)展。

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