計算機在檔案信息化建設與管理中的應用

鮮峰

摘 要：利用計算機網絡技術進行檔案信息化建設和管理，可確保檔案信息的時效性，實現檔案信息資源共享。在利用算機技術開展檔案信息化建設時，應樹立檔案信息化意識，提高檔案信息化技術水平，不斷提高檔案信息管理水平，確保檔案信息的準確性和有效性。在利用計算機技術開展檔案信息管理時，要通過計算機創建檔案數據庫，規范檔案數據庫建設，保障檔案信息安全，研發檔案信息相關軟件，提高檔案信息的利用率，促進當地經濟社會的協調發展。

關鍵詞：檔案 信息化建設 信息管理 計算機技術

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（c）-0174-02

檔案信息化是以室藏檔案為基礎，在保持原來檔案信息不變的前提下，改變檔案自身內容的存在形式，使檔案信息社會化，實現檔案資源共享，滿足經濟社會發展需求。應用計算機進行檔案信息化建設和管理，可以節約時間，提高工作效率；可以節約成本，依規做好檔案信息保密工作。所以，應合理利用計算機和網絡技術加強檔案信息化建設和管理。

1 檔案信息化建設和管理應用計算機技術的優點

1.1 確保時效性

定期人工整理后的紙質檔案要分放到各檔案室，保存的檔案信息一般具有一定的滯后性。而應用計算機技術完成檔案掃描輸入、加工整理后，可通過網絡傳輸直接傳送給檔案室，確保查詢得到的是最新、最及時的檔案信息，確保了檔案信息的時效性。

1.2 實現資源共享

運用計算機技術可錄入檔案信息，創建自己的信息庫，相關部門可通過網絡查詢和調取經過加工的檔案信息，可節約時間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。要提高檔案信息共享能力，細分電子檔案類別為操作目錄、系統環境、卷內目錄、檔案密級等，來進行科學管理。

2 計算機在檔案信息化建設中的應用

2.1 樹立信息化意識

檔案管理人員要樹立社會檔案意識，這可推動檔案信息化建設的發展。檔案管理人員是檔案信息化建設的主力軍，其能動性直接影響檔案信息化建設的成敗，應予以充分重視。這要求檔案管理人員要樹立檔案信息化觀念并認清其重要性，主動參與并認真做好檔案信息化建設工作，促進當地經濟社會的協調發展。

2.2 提高檔案信息化技術水平

（1）配備硬件設備。要開發、運用和不斷完善檔案信息管理系統，通過培訓并推廣統一的計算機軟件系統，為檔案信息化建設奠定堅實的基礎；（2）檔案目錄中心和全文數字化。在此項工作中，輸入數據時應統一格式標準，根據使用者要求邊整理邊輸入檔案資料，同時保存紙質檔案和數字檔案，避免重復勞動，加快檔案信息數字化的進程；（3）界定并保證信息密級及其安全。首先要制定公開、內部、秘密、機密等密級標準。為確保軟件系統安全性，要合理設定檔案信息使用者查詢權限，通過在網上驗證使用者身份來保證檔案密級安全。

2.3 提高檔案信息管理水平

（1）加強檔案信息化管理軟件和制度建設。要根據本單位實際選擇合適的檔案信息化管理軟件，根據國家法律法規制定并不斷完善管理規章制度和規范，加強信息交換并提高共享水平，創造出更為有利的、方便公眾的優越條件；（2）檔案管理人員必須學習和掌握計算機、信息化管理知識和管理軟件，不斷開發利用軟件，使系統運行狀態良好；（3）檔案信息化管理成敗的關鍵在于數據質量，要嚴格把守數據關，輸入完整準確數據，保證信息的客觀性。要建立數據審核制度，輸入前和輸入后應詳細審核和校對數據，以確保數據的準確性。

3 計算機技術在檔案信息管理中的應用

3.1 創建檔案數據庫

檔案信息管理的核心是利用計算機技術開發和建立數據庫以保存檔案數據信息。這一過程是檔案信息管理正規化、數字化、網絡化的必要手段，是用戶獲取各種檔案信息的一種重要方式。

在檔案管理過程中，要建立完善的數據庫和相關程序，準確錄入檔案信息，通過不同方式來檢索、查詢和利用檔案信息，做到檔案信息系統的正常運行和檔案信息的共享。

3.2 規范檔案數據庫建設

應規范建設和科學管理檔案數據庫，尤其時應注意泄密問題。要提高檔案管理的安全機制，防止信息泄露；要不斷擴大發展檔案信息數據庫，順應計算機發展建立新的管理軟件，滿足檔案信息管理需求。

3.3 保障檔案信息安全

安全性是檔案信息管理中的重中之重，機密信息一旦泄露，不利于經濟社會的快速發展。

安全保障制度是保證信息管理安全的保證，但應做到科學合理有效。要選用適合的或重新設計殺毒軟件，保證病毒不侵襲檔案信息；為有效抵制內外攻擊，要將入侵檢測、漏洞掃描技術、二級防火墻作為檔案信息管理系統安全的核心內容；為及時發現并處理檔案信息管理系統安全問題，了解系統安全運行情況，要實時記錄防火墻日志來監控系統。必要時將系統劃分為隔離區、外網區和內網區等不同使用權限的區域，以不同級別指令為依據，嚴格端口和服務限制。這樣，系統管理員可限制不同使用者的操作權限。防火墻可隔離移動網絡接入點，掃描所有進入系統內部的信息。當出現欺騙性攻擊時，技術人員可及時發現危險操作并根據情況的不同給予不同的處理，避免系統受到侵害。

3.4 研發檔案信息相關軟件

在當前已有的檔案管理軟件上，根據檔案信息的發展以及計算機技術的不斷發展，可以根據實際重新設計軟件結構、模塊、編程、調試和測試，開發新數據庫和管理軟件，研發出適合時代發展和順應檔案信息利用者需求的檔案管理程序和相關軟件，確保檔案管理和數據庫數據的有效性和準確性。

3.5 提高檔案信息利用率

利用現代信息技術整理和編研可進一步系統化和優化檔案信息，能提高信息密度和信息傳遞速度，方便快捷地為利用者提供必要的數字化檔案信息，有助于及時提供準確的當地經濟社會發展決策信息。

利用檔案信息管理系統可建立基于局域網用戶友好界面的查詢子系統，這樣利用者可以按權限瀏覽和快速索取網站所提供的豐富的檔案信息，可獲得較高的社會效益。根據用戶權限的不同，通過局域網以數字化形式為各部門傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，充分實現檔案信息共享，充分利用數據挖掘技術，切實提高檔案信息管理系統和檔案信息利用率。

隨著計算機的普及和網絡技術的不斷發展，為檔案信息化建設和管理提供了有利條件，所創建的檔案管理平臺不但可以有效實施檔案信息化建設和管理，還可節省時間和成本，提高檔案管理效率、利用率和社會效益，不斷提高管理水平，確保檔案信息化建設與社會信息化同步發展，提供快捷有效的檔案信息，可以促進當地經濟社會的協調發展。

參考文獻

[1] 陳震燕.計算機信息處理技術在檔案信息化進程中的應用[J].科技展望，2015（16）：13.

[2] 司徒俊萌.新時期檔案信息化管理平臺的建設探究[J].卷宗，2014（3）：56.

[3] 唐麟娜.談計算機技術在檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2012（3）：105.

[4] 郜大鵬.檔案信息化與計算機探析[J].黑龍江科技信息，2016（30）：218.

[5] 朱曄暉.試論計算機在城建檔案管理中的應用[J].卷宗，2016（4）：52.

[6] 宋雪蓮.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路[J].辦公室業務，2016（19）：32.

[7] 楊小梅.檔案信息管理系統中的計算機數據挖掘技術研究[J].電腦知識與技術，2016，12（29）：22-24.

[8] 楊偉健.計算機信息管理在文書工作與檔案管理中的應用[J].科技展望，2016，26（24）：263.

[9] 王超飛.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].數碼世界，2016（1）：1011.

[10] 溫浩杰，于京杰.計算機管理在醫院檔案管理模式中的設計研究[J].電子設計工程，2016，24（23）：68-70.

[11] 尹崇光.檔案信息管理系統中計算機數據挖掘技術的應用[J].數字技術與應用，2015（11）：50.